今週は、否定的な文を肯定的に書き換える文例を紹介。
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 仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 < 肯定的に書く(5)
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                       誘いを断るときの返答

今週は、否定的な一文を肯定的に書き換える例を紹介してきました。

人から誘われる飲み会やランチ、交流会の類。
参加したいけど、参加できない場合もあれば
できれば参加したくない場合もあり、いずれにせよ、断り方に困るものです。

本当に忙しくて、それどころじゃない場合は
「すみません。今、忙しいので参加できません」
と本音が出そうになるものですが、
忙しいことを理由にしてしまうのは、できれば避けたいもの。

かといって
「申し訳ないのですが、今回はちょっと…」
と気が進まない誘いにはっきり理由を言わずにやり過ごすのも
あとあと人間関係に支障をきたすことに。

このようなときは
「あいにく、今立て込んでおりますので
 落ち着いたらこちらからお声がけしますね」
という返答の仕方があります。

まず「あいにく」を使って、相手の誘いに今は応えることができない状況を伝
え、時間の余裕ができたら改めてこちらから声をかけます、と前向きな姿勢で
返答すれば、相手も気を悪くしません。

その場で拒否・拒絶するとそこで関係も途切れますが、一旦相手の意向を受け
とめ、次の機会にこちらからアクションを起こす旨を伝えれば、相手も安心で
きます。このように、バッサリ切り捨てて終わりにせず、先に可能性を残す断
り方ができるといいですね。

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 【しごび】 の お す す め
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今週は、否定的な文を肯定的に書き換える文例を紹介。
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 仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 < 肯定的に書く(3)>
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                    受け取りたくないときの返答

今週は、否定的な一文を肯定的に書き換える例を紹介しています。

会うたびにやたらと物をくれる人や
自分は不要だからと、こちらの都合にお構いなく物を渡そうとする人。

本人は悪気がないだけに、断るのもひと苦労、ということがあります。

断るつもりで「結構です」「いいです」と返せば、相手は「結構な品ですね」
「いいですね」と自分に都合よく解釈して押し付けてくる場合も。

「いえいえ」とか「そんな…」といった曖昧な遠慮も相手に伝わらず、会うた
びに贈り物攻撃が続く可能性もあります。

かといって「迷惑です」「要りません」「間に合ってます」ときっぱり断ると
角が立ちます。

このようなときは
「お気持ちだけありがたく頂戴します」
あるいは
「(その)お気持ちだけで十分です。ありがとうございます」
と返答することをお勧めします。

または
「これまで十分過ぎるほどいただいています。どうぞ、お気遣いなく」
という言い方もあります。

いずれにせよ、ストレートに断ってしまうと相手の好意を無にすることになる
ので、物品ではなく気持ちだけ受け取りますよ、と返すのがポイントです。

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 受講費 3,000円

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 あ と が き
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 昨年、久しぶりに東京で
 このメールマガジンの「読者の集い」をしたとき
 初めて会った男性読者のmachidaさん。

 以前から、メールに関する質問などをもらっていて
 文面のイメージでは、ものすご~く真面目な方と
 想像していました。

 ところが、会ってみると
 気さくで話題豊富。

 席が二手に分かれても
 彼が席半分の人に色々話をしてくれたおかげで
 とても助かりました。

 彼が話題豊富なのは
 「菜園トラベラー」だから。

 machidaさんは会社勤めの傍ら
 菜園生活と旅をライフワークにしていて
 話の引き出しをたくさん持っているのです。

 そんなmachidaさんが
 満を持して創刊したメールマガジンが
 【菜園トラベラー通信】です。

 どんなメルマガかというと……

 ・会社員をしながら菜園生活をしてみたい
 ・気軽に野菜を作ってみたい
 ・土のある生活を採り入れてみたい

 という方に向けて
 machidaさん自身が野菜作りをした体験談、
 これから繰り広げられるであろう野菜作りの
 失敗、成功、それにまつわる喜怒哀楽を伝え、
 共有していこうと、いうもの。

 彼が旅先で感じたこと、
 楽しかったことや意外だったこと、
 おもしろかった出来事やグッときたこと なども

 「菜園トラベラー」の視点できりとり
 発信していきたい、とのこと。

 実際、
 machidaさんからはよく旅先から写真付きのメッセンジャーが
 届くのですが、各地の居酒屋で一杯やってるらしく
 わたしよりはるかに「吉田類ごっこ」を楽しんでいて悔しい。

 都会暮らしの乾いた心に
 うるおいを与えてくれるに違いない
 菜園トラベラー・machidaさんのメールマガジン
 ぜひ、ご登録ください。

 ▼無料メールマガジン【菜園トラベラー通信】
 
 菜園トラベラー・machidaさんは、
 すでに45箇所の都道府県庁所在地を踏破している模様。

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今週は、否定的な文を肯定的に書き換える文例を紹介。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法      < 肯定的に書く(2)
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高価なお土産をもらったときの返答

今週は、否定的な一文を肯定的に書き換える例を紹介しています。

明らかに高価なものと分かる手土産をもらったとき。
ついつい手土産の価格が気になって、こんなふうに返していませんか。

「高価なものを頂いて、申し訳ないです」
「気を遣っていただいて、すみません」

「こんな値の張るものをもらってしまって…」と遠慮する気持ちから「申し訳
ない」「すみません」という言葉を使ってしまいがちですが、「なんだか申し
訳ない」という気持ちを一転させて次のように書き換えてみてはどうでしょう。

「お心づくしの品、ありがたく頂戴します」

「お心づくしの品」は「お心のこもった品」と書き換えてもよでしょう。

お土産を渡す側は、相手に喜んでほしいという気持ちがあるはず。ならば、
「すみません」と恐縮するより、素直に好意を受けとめ、「ありがとうござい
ます」と感謝の言葉を返すほうが感じが良いです。

その場でお礼ができず、あとでお礼のメールやはがきを送る場合は
「結構なお品を頂戴し、ありがとうございます」
と伝えます。

「結構なお品を頂戴し」は「お心遣いいただき」「お心づくしの品を頂戴し」
としてもよいでしょう。

「いつもお心にかけていただき、感謝申し上げます」
という言い方もあります。

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【しごび】 の お す す め
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今週は、同じ意味の言葉の繰り返しについてです。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法        < ありがちな重言(4)>
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捺印を押す

今週は、うっかり使ってしまいがちな「重言」を紹介しています。

「ここに捺印を押してください」

上記の「捺印」は、押印のこと。
判を押すことを意味するので、「押す」と一緒に使うと意味が重なります。

「ここに捺印(または押印)をお願いします」
とするのが適切です。

同様に
「ここに判を押捺してください」
も意味が重なっています。

「押捺」は押印、印を押すという意味なので
「ここに判を押してください」または
「ここに押捺をお願いします」とします。

ちなみに、新聞表記では
「捺印」「押捺」は「押印」に統一されています。

「ここに押印を押してください」
「ここに判を押印してください」
も重言になるので

「ここに押印をお願いします」
「ここに判を押してください」
とします。

バックナンバーでもその他の重言を取り上げているので、
参考にしてください。

▼「刷新」の重言< ありがちな重言 > VOL.1585

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【しごび】 の お す す め
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今週は、気になる敬語の使い方について取り上げます。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法            < 気になる敬語 >
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「さん」付けの謎

最近、とても気になる敬語の使い方があります。

それは「さん」付け。

彼女さん、彼氏さん。
農家さん、生産者さん、消費者さん。

会社や店舗の場所を示す図にも近所にある主な建物名として
「セブンイレブンさん」とか「吉野家さん」など、
「さん」付け表記がされています。

「さん」は人名や人を表す言葉に付いて、尊敬の意を表します。

人の名前を呼ぶとき、「田中さん」「佐藤さん」のように使うのが一般的
ですが、「お嬢さん」「お医者さん」のように親しみを込めて使われるこ
ともあります。

「山田さんの彼女さん」とか「白菜農家さん」というのは、親しみという
より、相手に対する敬意や丁寧に言おうとする気持ちから「さん」付けし
ていると思われます。

では、「山田さんの彼女」「白菜農家」という呼び方は、相手に対して失礼
なのでしょうか?

山田さんのガールフレンドの名前が分からなければ「山田さんの彼女」と
するしかなく、「白菜農家」という呼び方が丁寧さに欠けると思うのであれば
「白菜農家の方」「白菜の生産者」として差し支えないのでは?

店舗や建物は人名ではないので、「さん」を付けなかったからと言って
呼び捨てにしているわけではなく、呼称として当然のことと考えます。

「さん」を付ければ、とりあえず丁寧、「さん」を付けないと呼び捨てに
しているようで失礼、相手に悪い気がする、と人を指す言葉にやたらと
「さん」を付ける風潮に疑問を感じます。これも一種の過剰な敬語と思え
てなりません。

自分の娘や息子のことを人に言う時「娘ちゃん」「息子くん」と呼ぶのも
個人的に不思議に思っています。

人に対して自分の子のことは「娘」「息子」でよく、「ちゃん」「くん」
付けするのは本人を呼ぶときだけでよいのでは? と感じています。

今週は、こうした気になる敬語の使い方について取り上げていきます。

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今週は、社内外の伝達以外のメールの活用法についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メールの活用(2)
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自分宛ての日報として

昨日、自分宛てにメールする方法を取り上げたところ
早速、読者のかたからも
同様の活用法の投稿があったので、ご紹介します。

<読者のメール活用法>——————————————–

私のメール活用法で毎日実践しているのが、
「本日の作業実績の記録」をして、退勤前に自分宛にメールしています。

作業実績のほか、翌日の予定や
毎日目にして活力となるような格言みたいなフレーズも記載しています。

メール下書きフォルダにテンプレートを用意しておき、
毎日コピーして当日分を作成するので、記載レベルがぶれません
(テンプレートの変更もメール下書きの修正のみで容易です)。

テンプレートには以下の見出しを記載しております。

・本日の作業(活動)実績
⇒ 記憶が鮮明な当日のうちに記録
・本日参加した会議実績
⇒ いつ何の会議に参加したかの記録
・本日の特記事項
⇒ 留めておきたい「こんなことがあった」を記録
・翌日の予定
⇒ 本日作業があっての翌日の作業計画なので当日のうちに記録
⇒ 翌日出勤してから計画するよりスムーズに着手できる
・(簡単な)〆切作業
⇒ いつ何が〆切か簡単に記載
・格言や戒めなど
⇒ 毎日目にするからこそ自分へのメッセージ

特別なツールを使わない日報のようなものですね。
ちょっと細かすぎるかもしれませんが、
記憶力低下を補うには充分
かつ週末や連休を挟んだ後は特に効果的です。

メリットは、

・当日のToDoを忘れずに把握できる
・いつ頃何をしていたかを振り返りやすい
・容易に過去対応実績をキーワード検索できる
・昨年の今頃何をしていたか? 思い出せる
(読者 Mさん)
—————————————————————–

Mさんの「本日の作業実績の記録」メールは、
まさに自分のための日報。

その日のふり返りと
翌日の確認をするための
必要事項を見える化した好事例ですね。

これだけの項目を記録できるのも
メールだからこそで、
手書きだと逆に億劫になり、続かないかもしれません。

このように1日単位で
業務の進捗や成果、予定を
把握する習慣をつけるのは
大事なことだと思います。

 

 

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【しごび】 の お す す め
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このメールマガジンの内容を反映した
1冊目の著書です。

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★『仕事で差がつく できるメール術』★
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わたし自身も一番好きな本です。

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中!
【 仕事美人のメール作法 】

「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で
【仕事美人のメール作法】が2位に入賞しました!

オンラインでできるビジネスメールの研修【 仕事美人のメール研修 】

2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化

iPhone/iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

「快画」とは? 2017年3月10日(金)ソアラビジネスポート 木村タカヒロ ロビートーク

THEプロフェッショナル広島

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