今週は、メールの失敗とその対応策についてです。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法         < こんなとき、どうする?
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                    相手の名前を間違えていた場合

ビジネスメールのやりとりで
「やってしまった!」
という失敗と
そんなとき、どのように対処するかを
今週は考えていきましょう。

▼ケース1:相手の名前を間違えていた

タイプミスや思い違いで
相手の名前を間違えたまま
メールを送信してしまった……

あってはならない初歩的なミスですが
間違いに気づいた時点で
すぐに名前の表記を正し、お詫びのメールを送ります。

お名前を書き誤り、申し訳ございません。
 大変失礼いたしました

このとき、メールの内容は
名前を間違えたことのお詫びに徹します。

他の用件を盛り込むと、
「お詫びのついでに」「ついでのお詫び」という
印象を相手に与えてしまい、結果的にお詫びの気持ちが伝わりません。

逆に、相手に自分の名前を間違えられてしまった場合。

相手が間違いに気づいてないと分かった時点で
「私の名前は○○と申します」
と早い段階で伝えておく方がよいでしょう。

訂正の切り出し方は、相手との関係性により変わります。

相手が故意でなく、うっかり間違えたのだと分かれば
用件の後に「ちなみに、私の名前は……」
と付け足す程度でよいでしょうし

見知らぬ相手からの売り込みメールや不愉快な内容のメールには
名前を間違えていることを理由に
きっぱり断ったり、拒否したりすることもできます。

いずれにせよ、名前の間違いは
間違えた方も、間違えられた方も
きまりが悪いものなので
送信前によく確認することが大切です。

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今週は、読者の方からいただいた質問に回答します。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 読者からの質問(2)
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署名に役職名

<読者からの質問>————————————————

本日は、メールの署名について
教えていただきたくメールいたしました。

署名には、会社名や住所など、必須要件があると思いますが、
「役職名」は書くべきなのでしょうか。

ビジネス文書の手紙と考えると、必須なような気がするのですが、
メールだと必要ない気もします。

また、いただくメールも様々ですし、
「課長」は書くけど、「主任」は必要ない?
など、迷ってしまいます。

メール作法としては、どんな風に考えたら良いのでしょうか。
アドバイスいただけると嬉しいです。
(読者 Y.Kさん)
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メールの署名には役職名を入れなくてよい
と言うのが当メールマガジンの見解です。

理由はこちらのバックナンバーに
書いていますので、ご覧ください。

< 読者からの質問(2)> 署名に役職

基本的に、役職等も知ったうえでの
メールのやり取りであれば、署名に役職は必要ないと思うのですが
いかがでしょうか。

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【しごび】 の お す す め
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あるんですよねぇ~
「やっちまってること」……。

第85号  やってはいけないことから
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【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】
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