今週は、悪質メールに見るメールの書き方についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 怪しまれないメール対応(4)>
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                         差出人名に注意!
 メールの「差出人」の項目も
 「個人名」「部署名」「社名」が分かるように
 きちんと入力しましょうと、
 昨日述べました。
 
 ある会社から実際に送られてきたメールの
 「差出人」は、
 「経理 担当者」でした。

 しかも、添付ファイルのあるメールだったので
 一瞬、ビジネスメールを装った迷惑メールと思い、
 削除するところでした。

 件名は、私の事務所名に「1月末お振込分 支払明細書」とあり、
 メール本文にも
 経理担当者の名前やメールアドレスが明記され、
 添付ファイル名も私の事務所名が書かれていたので、
 安心したのですが、

 「差出人」の表記は危険だな、と思いました。

 「経理 担当者」という差出人名は、
 社内ではなんとなく予測はついても、
 社外の相手からは「どこの」「誰か」は見当がつきません。

 差出人名が「社名+名前」のパターンは
 「株式会社○○○○ 佐藤花子」
 が基本ですが

 株式会社を(株)としたり
 (※環境依存文字は使わず、カッコから入力)
 省いたり、名前を姓だけとしてもよいでしょう。

 名前を入れないパターンでは
 「社名+部署名」 例えば
 「○○○○ 企画推進室」
 「○○○○ マイナンバー収集担当」
 もあります。

 ある会社は
 差出人名が「XXXXX@YYYYY.co.jp」となっていて、
 きちんとした専用アドレスなのだろうけれど、
 それが差出人になっているとは、もったいないなと思いました。

 メールの「差出人」は
 「件名」同様、目につき
 不審なメールかどうかをチェックするポイントでもあるので、
 きちんとした名称を心がけましょう。



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今週は、悪質メールに見るメールの書き方についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 怪しまれないメール対応(3)>
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                         怪しまれない設定

 ビジネスメールを装った迷惑メールに
 間違われないためには
 件名も本文も具体的に書きましょう
 と昨日、述べました。
 

 しかし、
 日報、週報、月報のように
 定期的に送付が義務付けられているメールの
 件名はどうすればよいでしょう。

 日報の場合は
 「日報の送付」ではなく
 「2月1日 日報の送付」と日付を、

 「1月報告書の送付」という場合は
 「2017年1月 報告書の送付」
 のように年を入れると
 具体性が増します。

 または
 「1月報告書(山田分)の送付」
 「1月報告書の送付(山田)」
 のように自分の名前を入れると

 単に「1月報告書」という件名より
 誰からのメールか、判別がつきやすいです。

 名前といえば、
 メールの「差出人」の項目も
 きちんと入力しておくことを
 お忘れなく。

 他のメールと区別がつくように
 「個人名」
 「部署名」
 「社名」
 など必要な要素を
 差出人に入力しておきましょう。

 差出人が
 yamada とか sasaki
 のように英字のみの表記だと
 本文に社名や担当者名が書かれていても

 件名だけで
 大手の企業や銀行名を名乗った
 迷惑メールと勘違いされることも。

 ビジネスメールを装った迷惑メールが増えている昨今、
 そうしたメールと間違われないよう
 職場で使うメールアドレスの基本設定も
 見直し、防御策をとることをお薦めします。



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 【しごび】 の お す す め
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今週は、メールでしてはならない間違いについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法                 < メールの間違い >
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                           名前の間違い

 誰にでも間違いはあります。
 でも、ビジネスメールのやり取りで
 してはならない間違いがあります。

 その筆頭に挙げられるのが
 「相手の名前」の間違いです。

 メールでやり取りする際に
 気をつけなければならないのが
 パソコンの自動変換を鵜呑みにしてしまうケースです。

 例えば
 「あべ」と入力すると
 阿部・安部・阿倍・安倍・安陪
 と変換候補が表示されます。

 相手の名前はどの漢字なのか
 送信前にきちんと確かめましょう。

 「こいけ」の表記は
 「小池」が一般的ですが
 「古池」と書く場合もあります。

 よく聞く名前ほど、油断して
 表記の違いを意識せず入力し
 そのまま送信してしまうことがあるので
 注意が必要です。

 吉本、吉村、吉岡とか
 森本、森村、森岡など
 「吉」や「森」の後にくる字を間違える
 といった単純なミスも注意を。

 逆に、
 難しい表記や珍しい表記の名前は
 漢字変換されないことが多いので
 打ち間違いを防ぐために辞書登録しておくのも一手です。

 どんなんに丁寧な文面でも
 名前が違っていれば、相手に良い印象は与えません。

 最初にメールをやり取りするときに
 名刺と照らし合わせて確認するなど
 間違いのないよう気を配りましょう。



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 【しごび】 か ら お 願 い
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今週は、メールの失敗とその対応策についてです。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法         < こんなとき、どうする?
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                    相手の名前を間違えていた場合

ビジネスメールのやりとりで
「やってしまった!」
という失敗と
そんなとき、どのように対処するかを
今週は考えていきましょう。

▼ケース1:相手の名前を間違えていた

タイプミスや思い違いで
相手の名前を間違えたまま
メールを送信してしまった……

あってはならない初歩的なミスですが
間違いに気づいた時点で
すぐに名前の表記を正し、お詫びのメールを送ります。

お名前を書き誤り、申し訳ございません。
 大変失礼いたしました

このとき、メールの内容は
名前を間違えたことのお詫びに徹します。

他の用件を盛り込むと、
「お詫びのついでに」「ついでのお詫び」という
印象を相手に与えてしまい、結果的にお詫びの気持ちが伝わりません。

逆に、相手に自分の名前を間違えられてしまった場合。

相手が間違いに気づいてないと分かった時点で
「私の名前は○○と申します」
と早い段階で伝えておく方がよいでしょう。

訂正の切り出し方は、相手との関係性により変わります。

相手が故意でなく、うっかり間違えたのだと分かれば
用件の後に「ちなみに、私の名前は……」
と付け足す程度でよいでしょうし

見知らぬ相手からの売り込みメールや不愉快な内容のメールには
名前を間違えていることを理由に
きっぱり断ったり、拒否したりすることもできます。

いずれにせよ、名前の間違いは
間違えた方も、間違えられた方も
きまりが悪いものなので
送信前によく確認することが大切です。

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今週は、読者の方からいただいた質問に回答します。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 読者からの質問(2)
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署名に役職名

<読者からの質問>————————————————

本日は、メールの署名について
教えていただきたくメールいたしました。

署名には、会社名や住所など、必須要件があると思いますが、
「役職名」は書くべきなのでしょうか。

ビジネス文書の手紙と考えると、必須なような気がするのですが、
メールだと必要ない気もします。

また、いただくメールも様々ですし、
「課長」は書くけど、「主任」は必要ない?
など、迷ってしまいます。

メール作法としては、どんな風に考えたら良いのでしょうか。
アドバイスいただけると嬉しいです。
(読者 Y.Kさん)
——————————————————————

メールの署名には役職名を入れなくてよい
と言うのが当メールマガジンの見解です。

理由はこちらのバックナンバーに
書いていますので、ご覧ください。

< 読者からの質問(2)> 署名に役職

基本的に、役職等も知ったうえでの
メールのやり取りであれば、署名に役職は必要ないと思うのですが
いかがでしょうか。

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【しごび】 の お す す め
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あるんですよねぇ~
「やっちまってること」……。

第85号  やってはいけないことから
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