今週は、気をつけたいメールの敬語の使い方についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < うっかり敬語(2)>
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                        先輩の代理で返信

 今週は、うっかり間違えてしまいがちな
 敬語について取り上げています。

 下記は、同じ課の先輩の作業が完了したことを
 代理で取引先に連絡する際のメールの文面です。

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 先日、佐藤先輩よりご連絡させていただきました件に関しまして、
 ただ今作業が完了いたしましたので、取り急ぎご報告いたします。
 ————————————————————-

 相手に伝えたい用件は
 佐藤先輩から連絡していた案件の作業が今終わった
 ということです。

 「いただきました」「いたしました」という言い回しを整理して
 下記のようにまとめました。

 ———————————————-
 佐藤に代わり、高橋がご連絡いたします。
 先日、佐藤からご連絡しておりました作業ですが、
 ただ今、完了いたしました。
 ———————————————-

 ポイントは、
 返信の冒頭で、これまで先方とやり取りしていた
 先輩の代理で自分が連絡する旨を伝えることです。

 このとき、社内で先輩に当たる人でも、
 社外の相手にとっては、同じ会社の社員なので
 「先輩」という書き方はせず、「佐藤」とします。

 「取り急ぎ」を添えるとしたら「高橋がご連絡いたします」
 の前が考えられますが、なくても差しつかえないと思います。

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【しごび】 の お す す め
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今週は、相手との関係を壊さない言い回し、断り編です。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法       < 角の立たない言い回し(2)
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                       「お汲み取りください」

今週は、相手との関係を壊すことなく
角を立てずに断る際の言い回しを紹介しています。

無理な依頼や強引な勧誘には
表現は婉曲に、しかし
断る意志はきっぱり伝える方が得策です。

気持ちの上では
「ダメなものはダメ」「無理」と思っていても
メールのやりとりでは、感情に訴える前に
表現をひと工夫。

こちらでもどうにもならない苦しい事情を察してください
という意味合いで
「お汲み取りください」
という言い回しを使います。

例)よんどころない事情につき
何とぞ、お汲み取りください。

あいにく弊社には対応できるだけの技術がございません。
どうか事情をお汲み取りください。

このように
対応できない理由をはっきり言わなくても、
多少具体的に書いても

「察してください」という意のフレーズで締めくくることで
「これ以上言わせないでください」
というアピールにもなります。

やんわりと拒絶する
日本的な表現といえるかもしれません。

対応や協力はできないけれど
相手の事情を汲み取ったうえでかける言葉としては
「お察しします」
があります。

例)ご苦労は重々お察ししております。

事情はお察ししますが、当方としても対応いたしかねます。

このように使います。

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【しごび】 の お す す め
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今週は、ダメージを受けている相手へのひと言についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 慰め、励ましのメール
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              どうしても連絡をとる必要があるときの対処

 身内に不幸があったり、大病を患ったりして
 心身にダメージを受けている相手に対して
 声をかけるのは気を遣うものです。

 私の対処法は、相手が落ち着くまではこちらから連絡は取らず
 そっとしておくことにしています。

 相手のことが心配だったり、気にかかったりしていても
 本人の心身の痛みを自分が代わることはできない以上
 下手な慰めや励ましは、相手に負担をかけるだけ
 と考えるからです。

 自分が気落ちしているときも
 そっとしておいてほしいと思うからかもしれません。

 ただ、仕事の連絡などで
 どうしても相手に連絡をとる必要があるときは

 何度もやりとりせずに済むように
 内容をきちんと整理したうえで
 用件が正確に相手に伝わるよう配慮した
 連絡を心がけています。

 事故や災害、トラブルなどで
 明らかに相手が対応に追われていると分かるときは
 「お取込み中と思いましたので、メールでご連絡いたします」
 とひと言添えて用件を伝えます。

 どうしても直接、電話連絡をしなければならないときは
 「大変なときに失礼します。
  確認をお願いしたいことがあり連絡しましたが、
  今、少しお話ししてもよろしいですか」

 と相手が返答できる状況かどうかを最初に確認し
 大丈夫であれば、手短に用件を伝え、
 難しければ、相手の要望を聞いたうえで、改めて連絡します。

 遠慮して連絡を先延ばしにするより
 余計なことは書いたり言ったりせず
 必要最低限のことを連絡し、
 相手の状況に応じた対応をすることが重要と考えます。

 今週は心身にダメージを受けている相手に
 どのような言葉で対応するかについて
 考えていきたいと思います。

  ☆  ☆  ☆

 ★引き続き、回答お待ちしています。

 迷惑をこうむったメールの経験談や
 あなた自身が客先や相手にマイナスの印象を与えないために
 メール対応で気をつけていることなど、
 ぜひ、教えてください。

 ★———————————————————-★
  これはいかがなものか!? 「職場の非常識メール」アンケート
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◇─────────────────────────────────◇
 あ と が き
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 昨日、5月21日に広島市内の喫茶さえきで開催された
 好きを仕事にする見本市「かさこ塾フェスタ@広島」に
 行ってきました。

 カメライターでかさこ塾塾長の
 かさこさんの無料セミナーを聞き、
 ぐるっと会場を回った後
 かさこさんに挨拶をして会場を後にしたのですが
 セミナーは立ち見も出る盛況ぶり。

 会場に展開された10余りのブースにも
 人がいっぱいで、

 Facebookなどでは告知をあまり目にしなかったのですが
 その集客力に驚きました。

 でも、フェスタ後にアップされていた
 かさこさんのブログ記事を読んで
 はっとしました。

 広島の県民性と広島かさこ塾フェスタの成否と広島かさこ塾の今後
 
 その中に
 「何度も何度も何度も地元の人に言われ
  私自身も何度か経験しているから
  わかっているけど
  広島の県民性は感触がつかみづらく
  直前にならないと反応がわからないという。
  またいいと思っていても
  なかなか表には出さないという」
 
 全国で塾やセミナーを開催している
 かさこさんが「広島の反応は薄い」と感じる理由を読んで

 そうした“反応の薄さ”を「県民性」という観点で
 考えたことがなかったので
 「なかったわ~、その視点」と思ってしまいました。

 大阪や東京などで
 自分主催の講座やセミナーを開催してきた経験と照らし合わせてみると
 確かに、地元の広島は反応が薄い。

 同じようにメルマガやFacebookで告知しても
 大阪や東京は、告知して1週間前後で
 すぐに定員に達するのですが
 広島では開催日直前まで空きがあることもしばしば。

 でも、それは
 「大阪、東京は人口密度も関心も高いからすぐに席が埋まり
  広島は地元なので、今回を逃しても次の機会にすればよい
  という心理が働くからだろう」
 と自分では分析していました。

 
 広島の場合
 これまで自分が企画してきたイベントやセミナーでも
 開催直前に、「もし、ご都合つけば、いらっしゃいませんか」と
 ダイレクトに案内メールやメッセージを送ると
 駆け込みで申し込みがあることが少なくないのです。

 広島で
 新しいショッピングモールとか、店舗ができるとよく分かるのですが
 「1回行ったら、もう行かない」とか
 「しばらく様子を見て、評判を聞いてから行く」
 という人が、自分を含め、わりと多い。

 新しいものに対して、すぐに反応せず
 “様子見”する傾向は
 広島の県民性として、確かにあると感じます(自分含む)。

 比較的温暖な気候で、瀬戸内海という穏やかな地にある広島県民は
 他県に比べると、のんびりしているのかもしれません。

 かと思えば、
 一旦、好きになったなもの、愛するものには
 とことんのめり込む傾向も強い
 (カープに対する尋常でない熱狂ぶりが、その最たる例)。

 いわゆる「熱しやすくて、さめやすい」とは
 広島県人に対して、よく言われることですが
 「火がつくまでに時間がかかる」
 とも言えそうです。

 生粋の広島県人である
 わたし自身にもその自覚はありますから。

 広島での集客については
 現在進行形で試行錯誤している案件があり
 かさこさんのブログ記事は、県外の人からの客観的意見として
 腑に落ちました。

 イベントを主催することの多い友人にも
 意見を求め、対策を考えていかなくては。

 そんなわけで、
 神垣の主催イベント、申込受付中です!

 ▼広島
 5月24日(水)「玄米オリザーノあまざけ」広島 試飲会
 
 5月26日(金)【仕事美人 トーク・カフェ】スペシャル
 
 ▼東京
 6月3日(土)【 ビジネスメールでも使える人づきあいの大和言葉 】講座
 

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今週は、読者の方からの質問に回答します。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(2)>
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                    年始のファーストコンタクト

 <読者からの質問> ----------------------------------------------

  年明け早々に初めてメールを送る相手に対しては
  書き出しに「明けましておめでとうございます」という
  年始の挨拶を入れた方がいいのでしょうか?
  特に入れる必要はないのでしょうか?
                           (読者 H.Tさん)
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 面識がない相手に、メールでファーストコンタクトをする場合、
 年初であるなしにかかわらず
 「初めまして」
 「初めてメールをお送りいたします」
 といった書き出しにします。

 「明けましておめでとうございます」という年始のあいさつ文は
 相手と関わりができてから用いる方がよいでしょう。

 というのも
 年賀状はもともと日ごろお世話になっている相手や
 懇意にしている相手に日頃の感謝と
 これからも変わらる付き合いを願う気持ちを伝えるために
 送るもの。

 年賀状のやりとりをメールで代替する場合も
 すでに関わりのある相手に
 年の初めのメールに
 「明けましておめでとうございます」を使うことはありますが

 初めてメールをする相手にまで
 その慣習を用いる必要はありません。

 それよりも
 ファーストコンタクトの相手に
 メールで伝えるべきことは
 ・初めてメールで連絡すること
 ・相手のメールアドレスを知った経緯
 ・連絡する理由
 です。

 相手にメールを送る際、
 重視するポイントが異なることを
 理解しておきましょう。



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今週は、メールでしてはならない間違いについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法              < メールの間違い(5)>
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                      間違えられたときの対応

 今週は、ビジネスメールのやり取りで
 してはならない間違いについて取り上げてきました。

 メールを送信する際は
 相手の「名前」「役職」などを間違えないよう
 くれぐれも注意が必要です。

 でも、相手が
 自分の名前を間違えていたら……

 早い段階で訂正する方がいいですが
 相手に指摘しづらいものです。

 過去の記事に対応策を書いているので
 参考にしてください。

 ▼相手の名前を間違えていた場合< こんなとき、どうする? >VOL.2406
 

 相手の間違いに対して
 「それはうそです」
 という言い方、書き方をする人がいます。

 人をだまそうとして
 偽るのは「うそ」ですが

 単なる思い違いや不注意による間違いは
 人を欺こうとしてしたわけではないのですから
 「うそ」と指摘するのは、行き過ぎではないでしょうか。

 「△△は〇〇の間違いではないですか?」

 「確認ですが、△△の表記は〇〇ではないですか?」

 と、「間違い」かどうかを相手に尋ねる、確認する言い回しの方が、
 角が立たず、相手も受け入れやすいと考えます。



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 【しごび】 の お す す め
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 お願い事をするときには「差し支えなければ」

 誘いを断らざるをえないときには「よんどころない事情で」

 いつも気に留めてくれる相手には「お心にかけていただき」

 といった具合に、大和言葉を使うと
 言い回しがやわらかくなり
 相手の心にすっと届きます。

 そんな大和言葉の言い回しを集めた本がこちら

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 ★『 一目置かれる大和言葉の言いまわし 』★
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 ビジネスメールに使える
 大和言葉もたくさんありますので、ぜひ、ご一読を!



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