今週は、「サラリーマン川柳」に見るメール対応の留意点を紹介。
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 仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法 < 「サラリーマン川柳」より(4)
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                       無意識がもたらすもの

今週は、先日発表された第31回サラリーマン川柳 ベスト100の中から、
ビジネスシーンにありがちな対応をピックアップし、紹介しています。

サラリーマン川柳 第46位
「保存先 いつもどこかへ かくれんぼ」

メールに添付されたファイルを開き、保存したが、保存先が分からない。
WordやExcelで作成したファイルをどこに保存したか分からない。
ダウンロードしたはずの画像の保存先が分からない。
など、保存先が分からなくなり、必要なファイルがかくれんぼという経験は
ありませんか?

Windowsの場合、“かくれんぼ”しているファイルを探し出すには検索機能を
使います。

こうしたファイルのかくれんぼを防ぐためにも
・ファイルの保存先を決めておく
・ファイルに名前をつけて保存
ことをお勧めします。

ファイルがどこに保存されるかを知っておく、あるいは、どこに保存するかを
決めておけば、ファイルが行方不明になることもありません。

また、ダウンロードしたり、作成したりしたファイルに名前を付けておけば、
後で検索しやすいです。自分で識別しやすいように「20180531」と日付を入れ
たり、「0531photo01」のように通し番号を入れたりしておくとよいでしょう。

ちなみに、メールの添付ファイルは直接開かず、添付ファイルを右クリックし
て「保存」を選べば、自分が保存しておきたい場所に保存できます。

第11位には、こんな句も。
「言ったけど だれに言ったか わからない」

これはパソコン内のことではなく、職場でのリアルな発言のこと。自分で「言っ
た」記憶はあっても、誰に言ったかの記憶がないことを指しています。

ファイルの保存先が分からなくなるのも、自分が誰に対して発言したかの記憶
がなくなるのも“その先”のことを意識していないからとも言えます。

後で探すときに分かるように、という意識があれば、ファイルに名前を付けて
保存します。「誰に」「何を」「なぜ」と意識して発言すれば、「だれに言っ
たかわからない」状況は避けられるはず。

面倒がったり、その場しのぎでやり過ごしたりせず、先のことを見越して対応
したいものです。

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 【しごび】 の お 知 ら せ
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 美文字の基本は「楷書」から。

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  ★大人のたしなみ「大和言葉で書く一筆箋」講座★ 
  ——————————————–
        10時からの「楷書コース」
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★8冊目の著書「迷わず書けるメール術」5月20日発売!

読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ 世界の旅ごはん」5月13日刊行
神垣が企画・編集を担当しました。

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

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今週は、「サラリーマン川柳」に見るメール対応の留意点を紹介。
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 仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法 < 「サラリーマン川柳」より(3)
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                        昔メールで今LINE?

今週は、先日発表された第31回サラリーマン川柳 ベスト100の中から、
ビジネスシーンにありがちな対応をピックアップし、紹介しています。

サラリーマン川柳 第7位
「父からは ライン見たかと 電話来る」

ひと昔前は「メール見たかと電話来る」という光景が会社間や職場の人同士で
も実際にあったものです。LINEの場合は、相手が読んだか否かが分かりますが、
それでも気になるという、この川柳のようなケースは少なからずあるのかもし
れません。

メールが伝達ツールとして定着した現在は、パソコンでやり取りするメール
の数が多くなりすぎて、メールに気づかず未読のままやり過ごしてしまう
“未読スルー”という事態を招いているようにも思います。

第26位には、こんな句も。
「間違えた! 上司へライン 『愛してる』」

LINEの送り間違い、私も経験があります。仕事の連絡を親族用のLINEに送信し
てしまい、義理の妹から間違いを指摘され気づいたことがあります。

LINEやメッセンジャーは、スピーディーに連絡がとれる利点があり、メールで
返信が来ない場合は、LINEやメッセンジャーで確認するというケースも実際に
あります。

しかし、一方で、ごく私的な連絡や、逆に仕事関係でない人に知らせてはまず
い内容を無関係な人に間違えて伝えてしまうという危険もあります。

仕事絡みの情報を私的な相手に、あるいはパーソナルな情報を仕事関係の相手
に送ってしまう誤りは誰にでも起こりうること。公私で伝達ツールを使い分け
る必要がありそうです。

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 【しごび】 の お 知 ら せ
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 3月から月2回のペースで開催してきた
 大人のたしなみ「大和言葉で書く一筆箋」講座。

 6月からは、午前・午後の2コース制とし
 ・10時からの「楷書コース」
 ・19時からの「行書コース」
 をそれぞれ月1回のペースで開催します。

 「午前中のほうが都合がいいんだけど」という声にお応えして
 開設したのが10時からの「楷書コース」です。

 楷書とは、わたし達が子どもの頃から学んできた
 いわゆる書き方のお手本のような
 一画一画を整然と組み立てられた書体。

 対して行書とは、楷書を少しくずした書き方です。

 楷書が一画ずつが独立し、カチッとした印象を与えるのに対し
 行書は、流れるようになめらかな自然な印象。

 万年筆で書くと、楷書も行書も
 それぞれに雰囲気があり、書き文字ならではの風情を楽しめます。

 行書で書くにはまず楷書を学ばなければ
 ということはなく、行書から始めてもOK。

 字の雰囲気が行書のほうが好きという方は
 ぜひ、「行書コース」へご参加ください。

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  ★大人のたしなみ「大和言葉で書く一筆箋」講座★ 
  ——————————————–
        10時からの「楷書コース」
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 ※月1回 下記の金曜日 10:00~12:00 に開催します。
  7月6日・8月3日・9月7日・10月5日

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  ★大人のたしなみ「大和言葉で書く一筆箋」講座★ 
  ——————————————–
        19時からの「行書コース」
 ————————————————-
 ※月1回 下記の火曜日 19:00~21:00 に開催します。
  6月19日・7月17日・8月7日・9月4日・10月2日

「楷書コース」「行書コース」とも場所・参加費は共通です。
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 場 所 書道サロン 優書会
     (広島市中区本川町2丁目4-8 田室ビル303)

 参加費 4000円(材料費・税 込み)※持ち物不要

     ★前納・連続受講、2回めの受講は 3000円/回
 ————————————————-

 ▼お申し込み方法は・・・

  件名「楷書コース」「行書コース」として
  お名前・当日連絡がつくメールアドレス・何回目の受講かを
  kamigakiss@gmail.com 
  まで、お送りください。
  こちらから申し込み受付のメールの送付で、正式受付完了です。

 月ごとのテーマは下記のとおりです。
  6月  結婚祝い
  7月  暑中見舞い
  8月  お中元・そのお礼
  9月  還暦などの祝い
  10月 お悔やみ

 筆記具は万年筆を使います。
 手書きする機会が減っていますが、
 「書く」行為はセラピー効果もあるとか。

 「書く」ことで心穏やかに
 自分と向き合う時間を持ってみませんか?

 書き方指導は、優書会の松田朗子さん。
 ブログに詳細がありますので、ご覧ください。

   

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今週は、読者の方からの質問に答えます。
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 仕 事 Begin の メ ー ル 作 法   < 読者からの質問(3)
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                       「大丈夫そうですか?」

<読者からの質問>—————————————————-

質問ですが、日常会話や電話でのやり取りに気になる言葉があります。

(1)「大丈夫そうですか?」
これは相手を気遣う言葉だと思うのですが、「そう」をつけることに
違和感があります。

(2)「○○だったりしますか?」
使い方としては、「時間とれたりします?」という感じで使われています。
「時間とれますか?」または「時間とれそうですか?」で伝わると思うのです
が……。

どちらも違和感があり、お客さまや取引先の方との会話にはNGではないかと思
います。
最近は、若い方たちで新語のような使い方をされることも多く、いろんな言葉
が飛び交い、どれが正しくてどれが間違っているのかがわからなくなることが
多々あります。

違和感があった時点で注意をするのが良いとは思いますが、自分に自信がない
と言いそびれてしまいます。
ぜひご意見をお聞かせいただきたいです。      
                           (読者 M.Hさん)
———————————————————————-

人に尋ねたり、確認するとき
「大丈夫ですか?」ではなく「大丈夫そうですか?」
「○○ですか?」ではなく「○○だったりしますか?」
とふんわりとぼやかした言い方、書き方が増えているように感じます。

確かに相手の都合を気遣っての言い回しなのかもしれませんが、下記のように
書き換え・言い換えができます。

(1) 大丈夫そうですか? 

「大丈夫ですか?」という尋ね方もありますが、口語的なので、
「差し支えないですか?」「差し支えありませんか?」とすると、
書き言葉としても使えます。

例)30日の提出で差し支えないですか?
  打ち合わせの日時はこれで差し支えありませんか?
 
ほかに「問題ありませんか?」「問題ないですか?」と言い換えることもできます。

(2) 時間とれたりしますか?

M.Hさんが書いているように
「時間とれますか?」「時間とれそうですか?」
とするのがよいと思います。

「時間」の後に「は」を入れて
「時間はとれますか?」「時間はとれそうですか?」
とすると、書き言葉としても収まりがよいでしょう。

「~たりしますか?」という尋ね方は、実際は「~してほしい」けど、無理強
いはできないので「できたら」でいいですよ、という控えめな依頼という気が
します。口語的で、今どきの言い回しですが、仕事のやりとりでは

「お時間いただけますか?」
「お時間頂戴できますか?」

という書き方をお勧めしたいです。
曖昧な尋ね方では、相手からの返答も曖昧になる可能性が高いと思うからです。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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 感謝の気持ちはより際立ち、
 拒否や抗議は角が立たない……

 そんな言葉を集めた一冊です。

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 ★『仕事で差がつく言葉の選び方』★
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 ぜひ、1冊お手元に。

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今週は、否定的な文を肯定的に書き換える文例を紹介。
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 仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 < 肯定的に書く(5)
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                       誘いを断るときの返答

今週は、否定的な一文を肯定的に書き換える例を紹介してきました。

人から誘われる飲み会やランチ、交流会の類。
参加したいけど、参加できない場合もあれば
できれば参加したくない場合もあり、いずれにせよ、断り方に困るものです。

本当に忙しくて、それどころじゃない場合は
「すみません。今、忙しいので参加できません」
と本音が出そうになるものですが、
忙しいことを理由にしてしまうのは、できれば避けたいもの。

かといって
「申し訳ないのですが、今回はちょっと…」
と気が進まない誘いにはっきり理由を言わずにやり過ごすのも
あとあと人間関係に支障をきたすことに。

このようなときは
「あいにく、今立て込んでおりますので
 落ち着いたらこちらからお声がけしますね」
という返答の仕方があります。

まず「あいにく」を使って、相手の誘いに今は応えることができない状況を伝
え、時間の余裕ができたら改めてこちらから声をかけます、と前向きな姿勢で
返答すれば、相手も気を悪くしません。

その場で拒否・拒絶するとそこで関係も途切れますが、一旦相手の意向を受け
とめ、次の機会にこちらからアクションを起こす旨を伝えれば、相手も安心で
きます。このように、バッサリ切り捨てて終わりにせず、先に可能性を残す断
り方ができるといいですね。

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 【しごび】 の お す す め
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★8冊目の著書「迷わず書けるメール術」5月20日発売!

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今週は、否定的な文を肯定的に書き換える文例を紹介。
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 仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 < 肯定的に書く(3)>
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                    受け取りたくないときの返答

今週は、否定的な一文を肯定的に書き換える例を紹介しています。

会うたびにやたらと物をくれる人や
自分は不要だからと、こちらの都合にお構いなく物を渡そうとする人。

本人は悪気がないだけに、断るのもひと苦労、ということがあります。

断るつもりで「結構です」「いいです」と返せば、相手は「結構な品ですね」
「いいですね」と自分に都合よく解釈して押し付けてくる場合も。

「いえいえ」とか「そんな…」といった曖昧な遠慮も相手に伝わらず、会うた
びに贈り物攻撃が続く可能性もあります。

かといって「迷惑です」「要りません」「間に合ってます」ときっぱり断ると
角が立ちます。

このようなときは
「お気持ちだけありがたく頂戴します」
あるいは
「(その)お気持ちだけで十分です。ありがとうございます」
と返答することをお勧めします。

または
「これまで十分過ぎるほどいただいています。どうぞ、お気遣いなく」
という言い方もあります。

いずれにせよ、ストレートに断ってしまうと相手の好意を無にすることになる
ので、物品ではなく気持ちだけ受け取りますよ、と返すのがポイントです。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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 明日、開講。
 ひろしまきもの遊びの拠点「和の学び舎」の大和言葉講座。

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  ★ 人づきあいのたおやか大和言葉 講座 ★
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 日 時 4月12日(木)19:00~20:00

 会 場 一社)ひろしまきもの遊び「和の学び舎」
     (広島市中区幟町6-11 坂田ビル2F)

 受講費 3,000円

 ▼お申込みはこちら
 
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 あ と が き
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 昨年、久しぶりに東京で
 このメールマガジンの「読者の集い」をしたとき
 初めて会った男性読者のmachidaさん。

 以前から、メールに関する質問などをもらっていて
 文面のイメージでは、ものすご~く真面目な方と
 想像していました。

 ところが、会ってみると
 気さくで話題豊富。

 席が二手に分かれても
 彼が席半分の人に色々話をしてくれたおかげで
 とても助かりました。

 彼が話題豊富なのは
 「菜園トラベラー」だから。

 machidaさんは会社勤めの傍ら
 菜園生活と旅をライフワークにしていて
 話の引き出しをたくさん持っているのです。

 そんなmachidaさんが
 満を持して創刊したメールマガジンが
 【菜園トラベラー通信】です。

 どんなメルマガかというと……

 ・会社員をしながら菜園生活をしてみたい
 ・気軽に野菜を作ってみたい
 ・土のある生活を採り入れてみたい

 という方に向けて
 machidaさん自身が野菜作りをした体験談、
 これから繰り広げられるであろう野菜作りの
 失敗、成功、それにまつわる喜怒哀楽を伝え、
 共有していこうと、いうもの。

 彼が旅先で感じたこと、
 楽しかったことや意外だったこと、
 おもしろかった出来事やグッときたこと なども

 「菜園トラベラー」の視点できりとり
 発信していきたい、とのこと。

 実際、
 machidaさんからはよく旅先から写真付きのメッセンジャーが
 届くのですが、各地の居酒屋で一杯やってるらしく
 わたしよりはるかに「吉田類ごっこ」を楽しんでいて悔しい。

 都会暮らしの乾いた心に
 うるおいを与えてくれるに違いない
 菜園トラベラー・machidaさんのメールマガジン
 ぜひ、ご登録ください。

 ▼無料メールマガジン【菜園トラベラー通信】
 
 菜園トラベラー・machidaさんは、
 すでに45箇所の都道府県庁所在地を踏破している模様。

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今週は、否定的な文を肯定的に書き換える文例を紹介。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法      < 肯定的に書く(2)
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高価なお土産をもらったときの返答

今週は、否定的な一文を肯定的に書き換える例を紹介しています。

明らかに高価なものと分かる手土産をもらったとき。
ついつい手土産の価格が気になって、こんなふうに返していませんか。

「高価なものを頂いて、申し訳ないです」
「気を遣っていただいて、すみません」

「こんな値の張るものをもらってしまって…」と遠慮する気持ちから「申し訳
ない」「すみません」という言葉を使ってしまいがちですが、「なんだか申し
訳ない」という気持ちを一転させて次のように書き換えてみてはどうでしょう。

「お心づくしの品、ありがたく頂戴します」

「お心づくしの品」は「お心のこもった品」と書き換えてもよでしょう。

お土産を渡す側は、相手に喜んでほしいという気持ちがあるはず。ならば、
「すみません」と恐縮するより、素直に好意を受けとめ、「ありがとうござい
ます」と感謝の言葉を返すほうが感じが良いです。

その場でお礼ができず、あとでお礼のメールやはがきを送る場合は
「結構なお品を頂戴し、ありがとうございます」
と伝えます。

「結構なお品を頂戴し」は「お心遣いいただき」「お心づくしの品を頂戴し」
としてもよいでしょう。

「いつもお心にかけていただき、感謝申し上げます」
という言い方もあります。

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4刷突入。ロングランで売れてます。

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