今週は、ダメージを受けている相手へのひと言についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 慰め、励ましのメール
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              どうしても連絡をとる必要があるときの対処

 身内に不幸があったり、大病を患ったりして
 心身にダメージを受けている相手に対して
 声をかけるのは気を遣うものです。

 私の対処法は、相手が落ち着くまではこちらから連絡は取らず
 そっとしておくことにしています。

 相手のことが心配だったり、気にかかったりしていても
 本人の心身の痛みを自分が代わることはできない以上
 下手な慰めや励ましは、相手に負担をかけるだけ
 と考えるからです。

 自分が気落ちしているときも
 そっとしておいてほしいと思うからかもしれません。

 ただ、仕事の連絡などで
 どうしても相手に連絡をとる必要があるときは

 何度もやりとりせずに済むように
 内容をきちんと整理したうえで
 用件が正確に相手に伝わるよう配慮した
 連絡を心がけています。

 事故や災害、トラブルなどで
 明らかに相手が対応に追われていると分かるときは
 「お取込み中と思いましたので、メールでご連絡いたします」
 とひと言添えて用件を伝えます。

 どうしても直接、電話連絡をしなければならないときは
 「大変なときに失礼します。
  確認をお願いしたいことがあり連絡しましたが、
  今、少しお話ししてもよろしいですか」

 と相手が返答できる状況かどうかを最初に確認し
 大丈夫であれば、手短に用件を伝え、
 難しければ、相手の要望を聞いたうえで、改めて連絡します。

 遠慮して連絡を先延ばしにするより
 余計なことは書いたり言ったりせず
 必要最低限のことを連絡し、
 相手の状況に応じた対応をすることが重要と考えます。

 今週は心身にダメージを受けている相手に
 どのような言葉で対応するかについて
 考えていきたいと思います。

  ☆  ☆  ☆

 ★引き続き、回答お待ちしています。

 迷惑をこうむったメールの経験談や
 あなた自身が客先や相手にマイナスの印象を与えないために
 メール対応で気をつけていることなど、
 ぜひ、教えてください。

 ★———————————————————-★
  これはいかがなものか!? 「職場の非常識メール」アンケート
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◇─────────────────────────────────◇
 あ と が き
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 昨日、5月21日に広島市内の喫茶さえきで開催された
 好きを仕事にする見本市「かさこ塾フェスタ@広島」に
 行ってきました。

 カメライターでかさこ塾塾長の
 かさこさんの無料セミナーを聞き、
 ぐるっと会場を回った後
 かさこさんに挨拶をして会場を後にしたのですが
 セミナーは立ち見も出る盛況ぶり。

 会場に展開された10余りのブースにも
 人がいっぱいで、

 Facebookなどでは告知をあまり目にしなかったのですが
 その集客力に驚きました。

 でも、フェスタ後にアップされていた
 かさこさんのブログ記事を読んで
 はっとしました。

 広島の県民性と広島かさこ塾フェスタの成否と広島かさこ塾の今後
 
 その中に
 「何度も何度も何度も地元の人に言われ
  私自身も何度か経験しているから
  わかっているけど
  広島の県民性は感触がつかみづらく
  直前にならないと反応がわからないという。
  またいいと思っていても
  なかなか表には出さないという」
 
 全国で塾やセミナーを開催している
 かさこさんが「広島の反応は薄い」と感じる理由を読んで

 そうした“反応の薄さ”を「県民性」という観点で
 考えたことがなかったので
 「なかったわ~、その視点」と思ってしまいました。

 大阪や東京などで
 自分主催の講座やセミナーを開催してきた経験と照らし合わせてみると
 確かに、地元の広島は反応が薄い。

 同じようにメルマガやFacebookで告知しても
 大阪や東京は、告知して1週間前後で
 すぐに定員に達するのですが
 広島では開催日直前まで空きがあることもしばしば。

 でも、それは
 「大阪、東京は人口密度も関心も高いからすぐに席が埋まり
  広島は地元なので、今回を逃しても次の機会にすればよい
  という心理が働くからだろう」
 と自分では分析していました。

 
 広島の場合
 これまで自分が企画してきたイベントやセミナーでも
 開催直前に、「もし、ご都合つけば、いらっしゃいませんか」と
 ダイレクトに案内メールやメッセージを送ると
 駆け込みで申し込みがあることが少なくないのです。

 広島で
 新しいショッピングモールとか、店舗ができるとよく分かるのですが
 「1回行ったら、もう行かない」とか
 「しばらく様子を見て、評判を聞いてから行く」
 という人が、自分を含め、わりと多い。

 新しいものに対して、すぐに反応せず
 “様子見”する傾向は
 広島の県民性として、確かにあると感じます(自分含む)。

 比較的温暖な気候で、瀬戸内海という穏やかな地にある広島県民は
 他県に比べると、のんびりしているのかもしれません。

 かと思えば、
 一旦、好きになったなもの、愛するものには
 とことんのめり込む傾向も強い
 (カープに対する尋常でない熱狂ぶりが、その最たる例)。

 いわゆる「熱しやすくて、さめやすい」とは
 広島県人に対して、よく言われることですが
 「火がつくまでに時間がかかる」
 とも言えそうです。

 生粋の広島県人である
 わたし自身にもその自覚はありますから。

 広島での集客については
 現在進行形で試行錯誤している案件があり
 かさこさんのブログ記事は、県外の人からの客観的意見として
 腑に落ちました。

 イベントを主催することの多い友人にも
 意見を求め、対策を考えていかなくては。

 そんなわけで、
 神垣の主催イベント、申込受付中です!

 ▼広島
 5月24日(水)「玄米オリザーノあまざけ」広島 試飲会
 
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今週は、読者の方からの質問に回答します。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(2)>
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                    年始のファーストコンタクト

 <読者からの質問> ----------------------------------------------

  年明け早々に初めてメールを送る相手に対しては
  書き出しに「明けましておめでとうございます」という
  年始の挨拶を入れた方がいいのでしょうか?
  特に入れる必要はないのでしょうか?
                           (読者 H.Tさん)
 -------------------------------------------------------------------

 面識がない相手に、メールでファーストコンタクトをする場合、
 年初であるなしにかかわらず
 「初めまして」
 「初めてメールをお送りいたします」
 といった書き出しにします。

 「明けましておめでとうございます」という年始のあいさつ文は
 相手と関わりができてから用いる方がよいでしょう。

 というのも
 年賀状はもともと日ごろお世話になっている相手や
 懇意にしている相手に日頃の感謝と
 これからも変わらる付き合いを願う気持ちを伝えるために
 送るもの。

 年賀状のやりとりをメールで代替する場合も
 すでに関わりのある相手に
 年の初めのメールに
 「明けましておめでとうございます」を使うことはありますが

 初めてメールをする相手にまで
 その慣習を用いる必要はありません。

 それよりも
 ファーストコンタクトの相手に
 メールで伝えるべきことは
 ・初めてメールで連絡すること
 ・相手のメールアドレスを知った経緯
 ・連絡する理由
 です。

 相手にメールを送る際、
 重視するポイントが異なることを
 理解しておきましょう。



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 【しごび】 の お す す め
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今週は、メールでしてはならない間違いについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法              < メールの間違い(5)>
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                      間違えられたときの対応

 今週は、ビジネスメールのやり取りで
 してはならない間違いについて取り上げてきました。

 メールを送信する際は
 相手の「名前」「役職」などを間違えないよう
 くれぐれも注意が必要です。

 でも、相手が
 自分の名前を間違えていたら……

 早い段階で訂正する方がいいですが
 相手に指摘しづらいものです。

 過去の記事に対応策を書いているので
 参考にしてください。

 ▼相手の名前を間違えていた場合< こんなとき、どうする? >VOL.2406
 

 相手の間違いに対して
 「それはうそです」
 という言い方、書き方をする人がいます。

 人をだまそうとして
 偽るのは「うそ」ですが

 単なる思い違いや不注意による間違いは
 人を欺こうとしてしたわけではないのですから
 「うそ」と指摘するのは、行き過ぎではないでしょうか。

 「△△は〇〇の間違いではないですか?」

 「確認ですが、△△の表記は〇〇ではないですか?」

 と、「間違い」かどうかを相手に尋ねる、確認する言い回しの方が、
 角が立たず、相手も受け入れやすいと考えます。



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 【しごび】 の お す す め
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 お願い事をするときには「差し支えなければ」

 誘いを断らざるをえないときには「よんどころない事情で」

 いつも気に留めてくれる相手には「お心にかけていただき」

 といった具合に、大和言葉を使うと
 言い回しがやわらかくなり
 相手の心にすっと届きます。

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今週は、気になる敬語の使い方についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法            < 気になる敬語(2)>
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                        「ご持参してください」

 今週は「おや?」と気になる
 敬語の使い方を取り上げています。

 ------------------------------
 必要書類をご持参してください。
 ------------------------------

 上記の一文で気になるのが
 「ご持参してください」です。

 「持参」は、もともと「持って参る」という謙譲語で
 自分が相手に持って行くときにへりくだって使う言葉。

 ※参考 「ご持参ください」< 敬語レッスン(3)>VOL.2675
  
 この場合は
 相手に「持ってきてください」と伝えたいので、
 使うのは相手を主語とする尊敬語です。

 尊敬語「お(ご)~になる」を使い
 「お持ちになってください」。

 あるいは「~になる」を省いた尊敬語
 「お(ご)~ください」とした
 「お持ちください」
 とするのが適切です。

 したがって、冒頭の例文は次のように書きます。

 ----------------------------------
 必要書類をお持ちになってください。
 ----------------------------------
 または
 ----------------------------------
 必要書類をお持ちください。
 ----------------------------------


 「ご持参して」は
 「ご持参する」の活用形です。

  自分が「持って行く」場合は、
  謙譲語「お(ご)~する」を用い
 「私が資料をお持ちします」
 とし、すでに謙譲の意を持つ「持参」は使わないほうがよいでしょう。

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 【しごび】 の お す す め
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 お願い事をするときには「差し支えなければ」

 誘いを断らざるをえないときには「よんどころない事情で」

 いつも気に留めてくれる相手には「お心にかけていただき」

 といった具合に、大和言葉を使うと
 言い回しがやわらかくなり
 相手の心にすっと届きます。

 そんな大和言葉の言い回しを集めた本がこちら

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 ★『 一目置かれる大和言葉の言いまわし 』★
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今週は、ビジネスメールに使える大和言葉を紹介します。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法           < 大和言葉の活用(5)>
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                        「言わずもがな」

 今週は、ビジネスメールにも使える
 大和言葉の言い回しを紹介してきました。

 周知のことで、ことさら言うようなことではないが、
 相手に伝えなければならない。

 そんなときに用いる大和言葉が
 「言わずもがな」
 です。

 「言う」の未然形に打ち消しの「ず」、
 終助詞「もがな」から成る言葉ですが、

 最後に「の」を付け、「言わずもがなの」として、
 言わないほうがよい、という意味合いで用います。

 例)このあたりのことをよくご存じの佐藤さんに
   言わずもがなのことをお伝えするようですが

 また、「言わずもがな」には、
 言うまでもなく、もちろん
 という意味もあります。

 例)英語は言わずもがな、中国語でも
   彼女は交渉できます。

 似た言葉に「言わずと知れた」があります。

 言わなくても分かっている、
 分かりきったこと、という意味で

 例)言わずと知れた、技術部門の功労者が
   山田会長です。

 のように、誰もが知っていることだが、敢えて言うことで
 強調するようなときに用います。


 このように大和言葉を添えることで、
 文章が彩られたり、直接的な表現が和らいだりする効用があります。

 相手に伝えにくいことほど、
 大和言葉を活用して、ソフトに表現してみるとよいでしょう。



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 【しごび】 の お す す め
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 お願い事をするときには「差し支えなければ」

 誘いを断らざるをえないときには「よんどころない事情で」

 いつも気に留めてくれる相手には「お心にかけていただき」

 といった具合に、大和言葉を使うと
 言い回しがやわらかくなり
 相手の心にすっと届きます。

 そんな大和言葉の言い回しを集めた本がこちら

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 ★『 一目置かれる大和言葉の言いまわし 』★
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 ビジネスメールに使える
 大和言葉もたくさんありますので、ぜひ、ご一読を!




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 【しごび】 か ら お 知 ら せ
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 来週10月10日は祝日のため
 メールマガジン「仕事美人のメール作法」の配信を休みます。

 次回は、10月11日(火)の配信です。
 お楽しみに!



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