今週は、ビジネスメールに取り入れられる大和言葉をご紹介
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法        < メールに使える大和言葉
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                         お願い事をするとき

中国由来の漢語
主に欧米から入ってきた外来語
に対して

日本古来の言葉(和語)を
大和(やまと)言葉と言います。

ビジネスメールでは
「恐縮」「感謝」といった漢語が使われることが多いですが
「恐れ入ります」「ありがとうございます」といった
同じ意味の大和言葉を取り入れると、メールの文章が和らぎます。

今週は、クイズ形式で
ビジネスメールに使える大和言葉を紹介します。
下記の設問の□や◇に入る言葉は何でしょうか。
(□は漢字、◇は平仮名が入ります)

—————————————————

第1問 お□◇◇のときにお電話いただけますか。
手が空いているときにお電話いただけますか)

—————————————————

第2問 ご返事を□□◇にしております。
(ご返事をお待ちしております)

—————————————————

第3問 □□なお願いではありますが
いきなりで失礼なお願いではありますが)

—————————————————

第1問の答えは
手すき

客先の担当者や上司に対して
「手が空いたときに電話をお願いします」と伝えるとき
「暇なときに」と書くのはNG。
代わりに「お手すきのときに」と書くとスマートです。

第2問の答えは
心待ち

相手からの返信を首を長くして待っています、という気持ちを
伝えるのが「心待ちにしております」という言い回しです。
「早めに返信をお願いします」と書くよりも、
「ご返信を心待ちにしております」と書くと
返事を待つ期待感が相手にも伝わります。

第3問の答えは
不躾(ぶしつけ)

初対面やさほど懇意ではない相手にお願い事をするとき
「失礼なのは十分わかった上で」という意味で使う言い回しが
「不躾」です。
「不躾なお願いではございますが」「不躾ではありますが」
のように使います。

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今週は、感謝の言葉のバリエーションについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法            < 感謝の伝え方
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 「ありがとうございます」の前に

「感謝」の意を伝えるもっとも基本的な言葉は
「ありがとうございます」
です。

「いつもありがとうございます」
「このたびは、ありがとうございます」
「ご連絡いただき、ありがとうございます」

のようにメールでも使う頻度の高い
表現です。

ただ、1回のメールに何度も
「ありがとうございます」「ありがとうございました」
が使われると、

心を込めて伝えるつもりの感謝の念が
次第に薄まってしまう印象もなきにしもあらず。

伝える側の感謝の念が強いほど
同じ言葉や言い回しの繰り返しになり
単調な印象を与えがちです。

そこで
「ありがとうございます」に代わる言い回しを幾つか
状況に合わせてパターンで覚えておくことをお勧めします。

「どうもありがとうございます」
「本当にありがとうございます」
という言い回しの以外のバリエーションの基本としては

「ありがとうございます」の前に
何について感謝の気持ちを伝えたいのか
を具体的に書くことです。

先日は大変ごちそうになり、ありがとうございます」

ご多用のところお時間を取っていただき、ありがとうございます」

参考資料をわざわざお送りいただき、ありがとうございます」

といった具合に、相手が自分に対してしてくれた
行為や気遣いを書くようにするといいですね。

今週は感謝の意を伝える
表現のバリエーションについて取り上げていくことにしましょう。

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今週は、相手に対して失礼な対応についてです。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法        注意が必要な対応(2)
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                                                                         傷心の相手への対応

落ち込んでいたり、
意気消沈していたりする
相手に連絡するのは気を遣うものです。

相手が立ち直ってない、あるいは
立ち直れない状況にあることを
分かっている場合

何かひと言
励ましや慰めの言葉をかけたい
と思うのが人情です。

でも、
「頑張って」
「元気出して」
「気にするな」
というひと言は
失意の底にある相手の心に追い打ちをかけることも。

なぜなら
相手が落ち込んでいるのは
それ以上頑張れないから
これ以上元気が出ないから
とても気にしているから
です。

根拠のない
「大丈夫」も
避けた方がよいフレーズ。

事態が収拾したり、問題が解決したとき
初めて安心感が得られる言葉なので
何も解決していない時点で安易に
「大丈夫」と人から言われても、反感を覚えるだけです。

心に痛手を負った相手に対しては
本人の心が回復するまでは
人が代わることはできません。

そっとしておくのが一番なのですが
それでも連絡をとる必要がある場合は

大変でしたね

というひと言を。

「なんとお声掛けしてよいか…。言葉もありません」
大変な状況を知ったうえで、連絡するのは心苦しいのですが

と自分の心情を伝えたうえで
用件に入ります。

相手を思いやる気持ちがあればこそ
立ち入った心配や慰めはやめ

用件を簡潔に伝えることが
必要と考えます。

相手が尋ねているわけでもないのに
「私にも似たような経験があって……」とか
「私のときはもっと悲惨で……」とか
自分の苦労自慢や不幸自慢をここぞとばかりに展開する人がいますが

その人の自己満足であって
相手にとっては余計なお世話にすぎないことが
往々にしてあります。

 

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今週は、相手に対して失礼な対応についてです。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法           < 注意が必要な対応
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                         相手を褒めるとき

人から褒められたり、称賛されたりするのは
うれしいものです。

でも、気をつけなければならないのが
目上の相手に対する褒め言葉です。

「褒める」という行為自体が
目上の人から目下の相手に行うものなので

自分と同じ目線で
目上の相手に褒め言葉を連発するのは
相手を見下しているような印象を与えたり
見え透いたお世辞と受け取られたり
することもあり、注意が必要。

上司に対して「すごいですね」
先輩に対して「さすがですね」
というフレーズは
同じ目線での褒め言葉になるので
避けた方が無難です。

目上の相手に対しては
褒めて、持ち上げるより
相手の行為や姿勢に対する敬意を
伝える表現を心がけましょう。

例えば……
「冷静に対処されていて、勉強になりました
「わたしも〇〇できるように肝に銘じます(なりたいです)
「毅然と対応しておられ、感銘を受けました

といった言い回しを意識すると
相手への敬意が伝わります。

安易な褒め言葉より、下記のように

いつも気にかけていただき、感謝しています
ありがたく思っています)」
「フォローしていただき、ありがとうございました

と、感謝の意を伝える方が良い場合もあります。

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今週は、会話調の表現の改め方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法     < メール仕様の言い回し(2)
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「どうですか?」

今週は、会話調になりやすい表現の
書き言葉への改め方を紹介しています。

相手の状況を訪ねるときは
「どうですか?」
よりも
「いかがですか?」「いかがでしょうか?」
に。

例)
× 打ち合わせの日程ですが、8月4日(月)はどうですか?

○ 打ち合わせの日程ですが、8月4日(月)はいかがですか?
(または「いかがでしょうか?」)

「いかがですか?」と尋ねられた時
話し言葉でも書き言葉でも増えつつあるのが
「大丈夫です」
という返答。

この「大丈夫です」というフレーズは
答える方は「OK」「問題ない」という意味合いで使っているつもりでも

尋ねた側にとっては
「何が大丈夫なのか」がはっきりせず
いいのか悪いのか、分かりにくいことがあります。

「大丈夫です」の代わりに
OKならば「差し支えありません」
NGであれば、その理由と別案を提示し、調整を図る
といった具合に、きちんと意志表示する方が
確実に相手に意図が伝わります。

例)
× 多分、大丈夫です。

○ 打ち合わせは8月4日(月)で差し支えありません

○ 8月4日(月)はすでに予定があるので
5日(火)の午後に打ち合わせをお願いできればありがたいです。

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今週は、わかりにくい文章について取り上げます。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法          < 伝わりにくい書き方
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主観的な表現

メールや文書では
書き手である自分の思いや意図が
読み手である相手にうまく伝わらず
誤解を招いたり、残念な思いをしたりすることがあります。

肯定したのに、否定的に受け取られたり
悪気はないのに、相手を傷つけたり
言葉が足りず、別の解釈をされたり……

と、表現や文章の書き方がまずいと
相手に理解してもらうために
通常の何倍も「伝える労力」を要することになります。

単純なミスの一つに
「先ほどの電話の件ですが・・・」
の「先ほど」のように
伝える側の主観的な表現があります。

自分にとっては「ついさっき」だから
相手にも分かるだろうとメールで送信しても

そのメールを相手が
送信の3時間後に読んだとしたら、
自分にとっての「先ほど」=9時半ごろ
相手にとっての「先ほど」=12時半ごろ
と解釈が異なり、間違いのもとです。

「先ほど、見積もりについてお願いした電話の件ですが
補足事項として・・・」

のように「先ほど」の後に
電話で話した内容を書き添えると
相手にも、メールにある「先ほど」が特定されます。

今週は、このように
「伝わりにくい書き方」の例を挙げ
その対策を紹介していきたいと思います。

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