今週は、読みやすいメールにするための留意点についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 読みやすい文章にするには(2)>
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                            副詞の表記

 昨日のメールマガジンで
 「メールを含む文章を書くときに
  頻繁に使われる言葉は
  できるだけ平仮名で表記を」と書きました。
  
 ただ、私がいつも表記の基準としている
 「記者ハンドブック」には
  
 副詞の「すでに」は
 「既に」「すでに」と
 漢字と平仮名が両方挙げられています。

 このようなときはどうするか。

 メールのような比較的短い文章では
 「既に」と漢字表記を使いますが

 何ページにも及ぶような長文で
 「既出」「既存」といった
 「既」を使う言葉がほかにも使われている場合は
 「すでに」と平仮名表記で統一して

 文章全体の漢字と平仮名の比率のバランスをとるように
 注意しています。

 「既に・すでに」同様、
 「記者ハンドブック」で
 漢字でも平仮名でもよしとされる副詞は

 「一層・いっそう」
 「一体・いったい」
 「全く・まったく」
 などがあります。

 メールでは、いずれも漢字表記で差し支えないと思いますが
 長文の場合は
 全体の漢字比率が高いか、それほどでもないかを見て

 よく使う副詞を
 漢字に統一するか、平仮名にに統一するかを
 判断するとよいでしょう。



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 【しごび】 の お す す め
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今週は、読者の方からの質問に回答します
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 読者からの質問
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「とりまして」か、「とって」か

<読者からの質問> ———————————————-

年賀状の添え書き(文例)についての質問です。

皆様にとりまして、良い1年となりますよう心よりお祈り申し上げます
皆様にとって、良い1年となりますよう心よりお祈り申し上げます

“とりまして”と“とって”どちらのほうが正しい、
あるいは、ほかにもこのような言い方がある
などがありますか。

個人的には丁寧な言い回しになるとしたら、
“とりまして”なのかなと思っています。
(読者 H.Kさん)
——————————————————————-

どちらでも差し支えないと思いますが、丁寧なのは
「皆様にとりまして、良い1年となりますよう心よりお祈り申し上げます」
です。

この文の前半
「皆様にとりまして、良い1年となりますよう」には
3通りの書き方が考えられます。

1)皆様にとりまして、良い1年となりますよう … 最も丁寧
2)皆様にとって、良い1年となりますよう   … 3)より丁寧
3)皆様にとって、良い1年となるよう

後半の「心よりお祈り申し上げます」に敬語が使われているので
3)の文でも問題ないのですが、
より丁寧に書こうとすれば、1)や2)の書き方もあります。

「とって」を使うことが間違いではないので、
前の文との兼ね合いや送る相手との関係により
バランスがとれる文を使えばよいと思います。

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あ と が き
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2017年ですね。
こうしてメールマガジンを書いていると
新年の始まりを実感します。

2005年1月10日に創刊した
当メールマガジンも12年目を迎えました。

創刊当初から読んでくださっている読者の方、
最近読み始めたという読者の方、
今年も「仕事美人のメール作法」をよろしくお願いいたします。

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今週は、メールでしてはならない間違いについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法              < メールの間違い(5)>
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                      間違えられたときの対応

 今週は、ビジネスメールのやり取りで
 してはならない間違いについて取り上げてきました。

 メールを送信する際は
 相手の「名前」「役職」などを間違えないよう
 くれぐれも注意が必要です。

 でも、相手が
 自分の名前を間違えていたら……

 早い段階で訂正する方がいいですが
 相手に指摘しづらいものです。

 過去の記事に対応策を書いているので
 参考にしてください。

 ▼相手の名前を間違えていた場合< こんなとき、どうする? >VOL.2406
 

 相手の間違いに対して
 「それはうそです」
 という言い方、書き方をする人がいます。

 人をだまそうとして
 偽るのは「うそ」ですが

 単なる思い違いや不注意による間違いは
 人を欺こうとしてしたわけではないのですから
 「うそ」と指摘するのは、行き過ぎではないでしょうか。

 「△△は〇〇の間違いではないですか?」

 「確認ですが、△△の表記は〇〇ではないですか?」

 と、「間違い」かどうかを相手に尋ねる、確認する言い回しの方が、
 角が立たず、相手も受け入れやすいと考えます。



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 【しごび】 の お す す め
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 お願い事をするときには「差し支えなければ」

 誘いを断らざるをえないときには「よんどころない事情で」

 いつも気に留めてくれる相手には「お心にかけていただき」

 といった具合に、大和言葉を使うと
 言い回しがやわらかくなり
 相手の心にすっと届きます。

 そんな大和言葉の言い回しを集めた本がこちら

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 ビジネスメールに使える
 大和言葉もたくさんありますので、ぜひ、ご一読を!



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今週は、メールを書くときの心得についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 文章を書くために大切なこと(5)>
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                             手放す勇気

 今週は、プロの作家も心がけている
 文章を書くために大切なことを
 ビジネスメールに置き換えて紹介してきました。

 書籍「小説講座 売れる作家の全技術」の
 「作家になるために大切な四つのポイント」の最後には

  4)手放す勇気を持つ

 とあります。

 プロの作家でさえ
 「時にはどうしても筆が進まない日」があり、
 突破口が見つからないときには
 「思い切って離れる勇気を持つ」
 とあります。

 メールやビジネス文書も
 いつもより気を遣う相手や内容のときは
 時間をかけて丁寧に書こうとします。

 でも、枝葉末節を気にするほど
 本来伝えるべきポイントが分からなくなっていき、
 時間ばかりが過ぎて、焦るほどますます書けなくなる
 という悪循環に……。

 そうすると、書くのが嫌になってきます。

 このような悪い循環に陥らないためにも
 頭の中であれこれシミュレーションし、
 内容をまとめてから書こうとするのではなく

 不完全でいいので、まずは書いてみることを
 お薦めします。

 頭の中で考えていることを
 「手放して」文字にしてみるのです。

 一旦、書き出し、読み返して
 足りない部分、意味の通らない部分を補足し
 仕上げていく方が
 結果的に必要以上に時間をかけずに
 文章がまとまります。

 「うまく書かねば」「きちんと書かねば」と
 気負って100点を目指すより、

 60点から始めて、
 手直しして80点になればよしとする
 という感覚。

 自分で読み返して、納得いかなければ、
 周囲の人に読んでもらうと、
 どこが分かりにくいか、
 自分が伝えたいことが書けているか
 がはっきりします。

 書くのに行き詰ったときは
 自分ひとりで抱え込まず
 人に読んでもらい確認すること。

 自分で書いた文章を、自分以外の人に
 「手放して」みると
 客観的に自分の文章に足りないポイントが見えてきます。


 また、ずっとパソコンの前にいると
 手も思考も固まってしまうので、

 一度席を離れ、別のことをして気分転換してから
 再度書き始める方が効率も上がります。

 文章を書くのに行き詰ったときは
 試してみてください。
 

 <参考文献>
  「小説講座 売れる作家の全技術」
  



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 【しごび】 の お 知 ら せ 
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 まぐまぐニュースに先週のメルマガ記事が
 紹介されました。


 気になる敬語として、
 「いただく」の多用と「ご持参してください」について
 とりあげています。

 ▼ついつい「いただく」を多用。メールで敬語だらけを回避する方法
 




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                             毎日書く

 今週は、プロの作家も心がけている
 文章を書くために大切なことを
 ビジネスメールに置き換えて紹介しています。

 書籍「小説講座 売れる作家の全技術」には
 「作家になるために大切な四つのポイント」の三つ目に

  3)毎日書く

 が挙げられています。

 プロの作家は、毎日決まった分量を書き、
 「翌日書いたものを読み直す、
  文章に手を加える、チェックする。
  それを毎日繰り返すことでしか、作家の人生は前に進みません」
 とあります。

 なぜなら、
 「車のエンジンと同じで、一日冷えてしまうと
  なかなか回転が上がらない」
 から。

 職場のメールのやり取りは
 365日1年中というわけではありませんが、
 出社している間はほぼ毎日しているのではないでしょうか。

 だから、結果的に
 毎日書いている状態に近いです。

 ほぼ毎日書くからこそ、
 時短に努め
 工夫ができます。

 書いたメールをその都度
 「読み直す、文章に手を加える、チェックする」という
 繰り返しは、一見面倒に思えるかもしれませんが、

 それを続けることで
 簡潔で、用件が明快に伝わるメールが
 早く書けるようになります。

 つまり、毎日
 文章の訓練(ウォーミングアップ)をしているのと同じ効果が
 得られるのです。

 仕事でやりとりするメールやビジネス文書を書くのに
 「文才」は必要ありません。
 必要なのは、日々の「訓練」です。


 「自分は文章を書く素質がない」「自信がない」
 と思っている人ほど、
 仕事でやりとりする際のメールや文章が
 きちんと書けていることが多いのですが

 その理由は
 文章を書くことに自信がない人ほど、
 「読み直す、文章に手を加える、チェックする」
 習慣があるからです。

 逆に言えば、そうした習慣がある人は
 きちんとした文章が書ける人です。


 <参考文献>
  「小説講座 売れる作家の全技術」
  


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