今週は、ダメージを受けている相手へのひと言についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 慰め、励ましのメール
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              どうしても連絡をとる必要があるときの対処

 身内に不幸があったり、大病を患ったりして
 心身にダメージを受けている相手に対して
 声をかけるのは気を遣うものです。

 私の対処法は、相手が落ち着くまではこちらから連絡は取らず
 そっとしておくことにしています。

 相手のことが心配だったり、気にかかったりしていても
 本人の心身の痛みを自分が代わることはできない以上
 下手な慰めや励ましは、相手に負担をかけるだけ
 と考えるからです。

 自分が気落ちしているときも
 そっとしておいてほしいと思うからかもしれません。

 ただ、仕事の連絡などで
 どうしても相手に連絡をとる必要があるときは

 何度もやりとりせずに済むように
 内容をきちんと整理したうえで
 用件が正確に相手に伝わるよう配慮した
 連絡を心がけています。

 事故や災害、トラブルなどで
 明らかに相手が対応に追われていると分かるときは
 「お取込み中と思いましたので、メールでご連絡いたします」
 とひと言添えて用件を伝えます。

 どうしても直接、電話連絡をしなければならないときは
 「大変なときに失礼します。
  確認をお願いしたいことがあり連絡しましたが、
  今、少しお話ししてもよろしいですか」

 と相手が返答できる状況かどうかを最初に確認し
 大丈夫であれば、手短に用件を伝え、
 難しければ、相手の要望を聞いたうえで、改めて連絡します。

 遠慮して連絡を先延ばしにするより
 余計なことは書いたり言ったりせず
 必要最低限のことを連絡し、
 相手の状況に応じた対応をすることが重要と考えます。

 今週は心身にダメージを受けている相手に
 どのような言葉で対応するかについて
 考えていきたいと思います。

  ☆  ☆  ☆

 ★引き続き、回答お待ちしています。

 迷惑をこうむったメールの経験談や
 あなた自身が客先や相手にマイナスの印象を与えないために
 メール対応で気をつけていることなど、
 ぜひ、教えてください。

 ★———————————————————-★
  これはいかがなものか!? 「職場の非常識メール」アンケート
 ★———————————————————-★

◇─────────────────────────────────◇
 あ と が き
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 昨日、5月21日に広島市内の喫茶さえきで開催された
 好きを仕事にする見本市「かさこ塾フェスタ@広島」に
 行ってきました。

 カメライターでかさこ塾塾長の
 かさこさんの無料セミナーを聞き、
 ぐるっと会場を回った後
 かさこさんに挨拶をして会場を後にしたのですが
 セミナーは立ち見も出る盛況ぶり。

 会場に展開された10余りのブースにも
 人がいっぱいで、

 Facebookなどでは告知をあまり目にしなかったのですが
 その集客力に驚きました。

 でも、フェスタ後にアップされていた
 かさこさんのブログ記事を読んで
 はっとしました。

 広島の県民性と広島かさこ塾フェスタの成否と広島かさこ塾の今後
 
 その中に
 「何度も何度も何度も地元の人に言われ
  私自身も何度か経験しているから
  わかっているけど
  広島の県民性は感触がつかみづらく
  直前にならないと反応がわからないという。
  またいいと思っていても
  なかなか表には出さないという」
 
 全国で塾やセミナーを開催している
 かさこさんが「広島の反応は薄い」と感じる理由を読んで

 そうした“反応の薄さ”を「県民性」という観点で
 考えたことがなかったので
 「なかったわ~、その視点」と思ってしまいました。

 大阪や東京などで
 自分主催の講座やセミナーを開催してきた経験と照らし合わせてみると
 確かに、地元の広島は反応が薄い。

 同じようにメルマガやFacebookで告知しても
 大阪や東京は、告知して1週間前後で
 すぐに定員に達するのですが
 広島では開催日直前まで空きがあることもしばしば。

 でも、それは
 「大阪、東京は人口密度も関心も高いからすぐに席が埋まり
  広島は地元なので、今回を逃しても次の機会にすればよい
  という心理が働くからだろう」
 と自分では分析していました。

 
 広島の場合
 これまで自分が企画してきたイベントやセミナーでも
 開催直前に、「もし、ご都合つけば、いらっしゃいませんか」と
 ダイレクトに案内メールやメッセージを送ると
 駆け込みで申し込みがあることが少なくないのです。

 広島で
 新しいショッピングモールとか、店舗ができるとよく分かるのですが
 「1回行ったら、もう行かない」とか
 「しばらく様子を見て、評判を聞いてから行く」
 という人が、自分を含め、わりと多い。

 新しいものに対して、すぐに反応せず
 “様子見”する傾向は
 広島の県民性として、確かにあると感じます(自分含む)。

 比較的温暖な気候で、瀬戸内海という穏やかな地にある広島県民は
 他県に比べると、のんびりしているのかもしれません。

 かと思えば、
 一旦、好きになったなもの、愛するものには
 とことんのめり込む傾向も強い
 (カープに対する尋常でない熱狂ぶりが、その最たる例)。

 いわゆる「熱しやすくて、さめやすい」とは
 広島県人に対して、よく言われることですが
 「火がつくまでに時間がかかる」
 とも言えそうです。

 生粋の広島県人である
 わたし自身にもその自覚はありますから。

 広島での集客については
 現在進行形で試行錯誤している案件があり
 かさこさんのブログ記事は、県外の人からの客観的意見として
 腑に落ちました。

 イベントを主催することの多い友人にも
 意見を求め、対策を考えていかなくては。

 そんなわけで、
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今週は、読みやすいメールにするための留意点についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 読みやすい文章にするには(2)>
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                            副詞の表記

 昨日のメールマガジンで
 「メールを含む文章を書くときに
  頻繁に使われる言葉は
  できるだけ平仮名で表記を」と書きました。
  
 ただ、私がいつも表記の基準としている
 「記者ハンドブック」には
  
 副詞の「すでに」は
 「既に」「すでに」と
 漢字と平仮名が両方挙げられています。

 このようなときはどうするか。

 メールのような比較的短い文章では
 「既に」と漢字表記を使いますが

 何ページにも及ぶような長文で
 「既出」「既存」といった
 「既」を使う言葉がほかにも使われている場合は
 「すでに」と平仮名表記で統一して

 文章全体の漢字と平仮名の比率のバランスをとるように
 注意しています。

 「既に・すでに」同様、
 「記者ハンドブック」で
 漢字でも平仮名でもよしとされる副詞は

 「一層・いっそう」
 「一体・いったい」
 「全く・まったく」
 などがあります。

 メールでは、いずれも漢字表記で差し支えないと思いますが
 長文の場合は
 全体の漢字比率が高いか、それほどでもないかを見て

 よく使う副詞を
 漢字に統一するか、平仮名にに統一するかを
 判断するとよいでしょう。



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今週は、読者の方からの質問に回答します
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 読者からの質問
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「とりまして」か、「とって」か

<読者からの質問> ———————————————-

年賀状の添え書き(文例)についての質問です。

皆様にとりまして、良い1年となりますよう心よりお祈り申し上げます
皆様にとって、良い1年となりますよう心よりお祈り申し上げます

“とりまして”と“とって”どちらのほうが正しい、
あるいは、ほかにもこのような言い方がある
などがありますか。

個人的には丁寧な言い回しになるとしたら、
“とりまして”なのかなと思っています。
(読者 H.Kさん)
——————————————————————-

どちらでも差し支えないと思いますが、丁寧なのは
「皆様にとりまして、良い1年となりますよう心よりお祈り申し上げます」
です。

この文の前半
「皆様にとりまして、良い1年となりますよう」には
3通りの書き方が考えられます。

1)皆様にとりまして、良い1年となりますよう … 最も丁寧
2)皆様にとって、良い1年となりますよう   … 3)より丁寧
3)皆様にとって、良い1年となるよう

後半の「心よりお祈り申し上げます」に敬語が使われているので
3)の文でも問題ないのですが、
より丁寧に書こうとすれば、1)や2)の書き方もあります。

「とって」を使うことが間違いではないので、
前の文との兼ね合いや送る相手との関係により
バランスがとれる文を使えばよいと思います。

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あ と が き
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2017年ですね。
こうしてメールマガジンを書いていると
新年の始まりを実感します。

2005年1月10日に創刊した
当メールマガジンも12年目を迎えました。

創刊当初から読んでくださっている読者の方、
最近読み始めたという読者の方、
今年も「仕事美人のメール作法」をよろしくお願いいたします。

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今週は、メールでしてはならない間違いについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法              < メールの間違い(5)>
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                      間違えられたときの対応

 今週は、ビジネスメールのやり取りで
 してはならない間違いについて取り上げてきました。

 メールを送信する際は
 相手の「名前」「役職」などを間違えないよう
 くれぐれも注意が必要です。

 でも、相手が
 自分の名前を間違えていたら……

 早い段階で訂正する方がいいですが
 相手に指摘しづらいものです。

 過去の記事に対応策を書いているので
 参考にしてください。

 ▼相手の名前を間違えていた場合< こんなとき、どうする? >VOL.2406
 

 相手の間違いに対して
 「それはうそです」
 という言い方、書き方をする人がいます。

 人をだまそうとして
 偽るのは「うそ」ですが

 単なる思い違いや不注意による間違いは
 人を欺こうとしてしたわけではないのですから
 「うそ」と指摘するのは、行き過ぎではないでしょうか。

 「△△は〇〇の間違いではないですか?」

 「確認ですが、△△の表記は〇〇ではないですか?」

 と、「間違い」かどうかを相手に尋ねる、確認する言い回しの方が、
 角が立たず、相手も受け入れやすいと考えます。



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 【しごび】 の お す す め
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 お願い事をするときには「差し支えなければ」

 誘いを断らざるをえないときには「よんどころない事情で」

 いつも気に留めてくれる相手には「お心にかけていただき」

 といった具合に、大和言葉を使うと
 言い回しがやわらかくなり
 相手の心にすっと届きます。

 そんな大和言葉の言い回しを集めた本がこちら

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 ビジネスメールに使える
 大和言葉もたくさんありますので、ぜひ、ご一読を!



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今週は、メールを書くときの心得についてです。
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                             手放す勇気

 今週は、プロの作家も心がけている
 文章を書くために大切なことを
 ビジネスメールに置き換えて紹介してきました。

 書籍「小説講座 売れる作家の全技術」の
 「作家になるために大切な四つのポイント」の最後には

  4)手放す勇気を持つ

 とあります。

 プロの作家でさえ
 「時にはどうしても筆が進まない日」があり、
 突破口が見つからないときには
 「思い切って離れる勇気を持つ」
 とあります。

 メールやビジネス文書も
 いつもより気を遣う相手や内容のときは
 時間をかけて丁寧に書こうとします。

 でも、枝葉末節を気にするほど
 本来伝えるべきポイントが分からなくなっていき、
 時間ばかりが過ぎて、焦るほどますます書けなくなる
 という悪循環に……。

 そうすると、書くのが嫌になってきます。

 このような悪い循環に陥らないためにも
 頭の中であれこれシミュレーションし、
 内容をまとめてから書こうとするのではなく

 不完全でいいので、まずは書いてみることを
 お薦めします。

 頭の中で考えていることを
 「手放して」文字にしてみるのです。

 一旦、書き出し、読み返して
 足りない部分、意味の通らない部分を補足し
 仕上げていく方が
 結果的に必要以上に時間をかけずに
 文章がまとまります。

 「うまく書かねば」「きちんと書かねば」と
 気負って100点を目指すより、

 60点から始めて、
 手直しして80点になればよしとする
 という感覚。

 自分で読み返して、納得いかなければ、
 周囲の人に読んでもらうと、
 どこが分かりにくいか、
 自分が伝えたいことが書けているか
 がはっきりします。

 書くのに行き詰ったときは
 自分ひとりで抱え込まず
 人に読んでもらい確認すること。

 自分で書いた文章を、自分以外の人に
 「手放して」みると
 客観的に自分の文章に足りないポイントが見えてきます。


 また、ずっとパソコンの前にいると
 手も思考も固まってしまうので、

 一度席を離れ、別のことをして気分転換してから
 再度書き始める方が効率も上がります。

 文章を書くのに行き詰ったときは
 試してみてください。
 

 <参考文献>
  「小説講座 売れる作家の全技術」
  



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 【しごび】 の お 知 ら せ 
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 まぐまぐニュースに先週のメルマガ記事が
 紹介されました。


 気になる敬語として、
 「いただく」の多用と「ご持参してください」について
 とりあげています。

 ▼ついつい「いただく」を多用。メールで敬語だらけを回避する方法
 




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