今週は、メールを書くときのひと工夫についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メール文の工夫(5)
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                     返信を確実にする結び工夫

 通常のメールのやりとりで
 件名、書き出し、本文、結びの言葉など
 定番化している文章に少し工夫を加えてみましょう
 という提案をしてきました。

 メールの最後は
 「それでは、よろしくお願いいたします」
 というフレーズで結ぶことが多いです。

 しかし、返信を要する場合は、
 その旨をきちんと伝える方が確実です。例えば……

 「それでは、ご返信をお待ちしております」

 「折り返しご連絡いただきますようお願いいたします」

 この日までに返信をしてほしいという場合は
 下記のように期日を明記しておきましょう。

 「6月12日(月)中にご返信をお願いいたします」

 返信期日までにあまり時間がないときは
 上記の一文の前に
 「恐れい入りますが、」
 「勝手を申しあげますが、」
 を添えます。

 必ず返信する必要はないが、
 何かあればいつでもどうぞ、という場合は

 「もし、不明な点がありましたら、お知らせください」

 という一文を使います。
 その際「お知らせください」の前に
 「遠慮なく」を添えてもよいでしょう。

 ビジネスメールには「定番のフレーズ」がありますが、
 状況に応じ、相手の都合も考慮したひと言を工夫することで
 相手は好印象を持つでしょう。

 紋切り型のフレーズで済ませず
 臨機応変にその場に応じた対応ができるとよいですね。

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 【しごび】 の お 知 ら せ
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 本日、6月9日(金)23時59分が
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今週は、読みやすいメールにするための留意点についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 読みやすい文章にするには(5)>
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                            無駄を排す

 「・・・することが重要であるといえます」

 この一文では「~すること」に加え、
 「~であるといえます」という言い回しが
 文を長たらしくしています。

 このようにもったいぶった言い回しにせず、
 「・・・が重要です」
 とすれば、文章がスッキリするうえ、分かりやすくなります。

 「・・・することが必要となります」

 この一文も
 「~すること」と「~となり」が文章をかさ増ししているので、
 取ってみましょう。

 「・・・が必要です」

 文字量が半分になりました。

 「すなわち」という接続詞も
 省いてよい場合があります。


 このように長文になるほど
 なくてもいいのに、
 文章を大げさにする言いまわしを使い、
 それがクセになることも。

 長文で説明やレポートを書くような場合
 文字量ばかり増える冗長な言い回しは排除し
 できるだけ簡潔に書くことが重要になります。

 メールでも簡潔に書くことが求められますが
 日頃から、無駄な言い回し、余計な表現を排し、
 
 “ぜい肉”のない、すっきりスリムな文章を
 目指しましょう。



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 【しごび】 の お 知 ら せ
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 会場が変更になりました!

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      【仕事美人 トーク・カフェ】VOL.29
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       ひろしまオペラルネッサンス合唱団員
                山持真美 さん
     https://www.facebook.com/events/1640830632890013/
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  テーマ:「歌のない人生なんて!?
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  日 時  2017年 2月10日(金) 19:00~21:00

  会 場  神垣あゆみ企画室
      (広島市中区国泰寺町1-9-27)

  参加費  メルマガ読者 ⇒ 読者割引あり
       一般         ⇒  3000円   
       ※ 飲み物とスイーツ 付き

  定 員 10名 ※定員になり次第、締め切ります。

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 ★お申し込み方法は・・・
  Facebookのイベントページで
  「参加」表明を。
  https://www.facebook.com/events/1640830632890013/





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今週は、読みやすいメールにするための留意点についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 読みやすい文章にするには(3)
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「~することができる」

「~することができます」「~することが可能です」
という言いまわし。

文字通り「可能である」ことを述べる際に使い、
とても便利。

でも、多用すると
文章が冗長になります。

例えば
「○○を使えば、劣化のリスクを低減することができ、
製品の性能低下を阻止することが可能であると考えられます」
という一文。

「~することができる」「~することが可能である」という
言い回しが一つの文に続けて用いられています。

マニュアルやレポートなど
ボリュームのある文章に
こうした言い回しを繰り返し使うと
文字量ばかりがいたずらに増え、
要点がぼやけてきます。

「~すること」を省いて下記のように書き換えると
文字量も減り、文がスッキリします。

「○○を使えば、劣化のリスクを低減し、
製品の性能低下を阻止できると考えられます」

阻止することが可能である → 阻止できる
とし、その前にある文は「できる」が重なるので
低減することができ → 低減でき → 低減し
に文を整えました。

また
「最適な方法を選定することができると考えられます」

という一文は
「~することができると考えられます」といった遠回しな言い回しより
「~できます」と言い切る方が分かりやすいです。

「最適な方法を選定することができると考えられます」

「最適な方法を選定できます」

言いまわしを変えると
ご覧の通り、文字量は半減。

文章を読み返すとき
「~すること」を頻繁に使っていないか
チェックしてみましょう。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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今週は、あれ?と思う敬語の使い方を取り上げます。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法                < 気になる敬語(4)>
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               「年末のあいさつとさせていただきます」

 今週は、こうしたらもっとしっくりくるのでは? 
 という敬語の使い方について取りあげてきました。

 ------------------------------------------------
 健やかに新年をお迎えになられますよう
 お祈り申し上げるとともに、
 これをもって年末のあいさつとさせていただきます。
 ------------------------------------------------

 前回に続き、これも年末のあいさつメールです。
 
 1行目の「お迎えになられます」と
 3行目の「あいさつとさせていただきます」の
 敬語の使い方が気になります。

 「迎える」の尊敬語は
 「お迎えになる」。

 「お迎えになられます」には、
 「お迎えになる」に尊敬の「られる」が付け足されています。

 「挨拶とさせていただきます」の言い回しですが
 年末のあいさつは、自分から相手に
 感謝の意を伝えるために行うもので
 相手の許可や了承を得て行うものではありません。

 したがって
 「~させていただきます」ではなく
 「する」の謙譲語「いたします」とします。

 しかし、上記の文例ではそこまで書かなくても
 あいさつと分かるので
 次のようにまとめました。

 ----------------------------------
 健やかに新年をお迎えになりますよう
 心よりお祈り申し上げます。
 ----------------------------------

 3行目の「これをもって年末のあいさつとさせていただきます」を取り
 「心よりお祈り申し上げます」で結び、
 簡潔な一文としました。

 敬語で飾り立てた文章はぎょうぎょうしくなるばかりで、
 本来伝えたい感謝の気持ちが今ひとつ伝わりません。

 敬語を的確に使った簡潔な文で
 印象付けることを心がけましょう。
 


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                          「ご愛顧を賜り」

 今週は、こうしたらもっとしっくりくるのでは? 
 という敬語の使い方について取りあげています。

 -------------------------------------------------
 本年は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

 来年も変わらずサービス向上につとめて参りますので、
 変わらぬご愛顧を賜りますようお願いいたしまして、
 簡単ですが年末のご挨拶とさせて頂きます。
 -------------------------------------------------

 年末のあいさつメールですが、
 2行目が要素を詰め込み過ぎていて長くなっています。

 最後の「簡単ですが年末のご挨拶とさせて頂きます」を省き、
 その上の行を整理してみましょう。

 1行目の「変わらずサービス向上に」と
 次の行の「変わらぬご愛顧を」は、
 「変わらず」「変わらぬ」が続くので、
 1行目を「一層」に。

 「つとめて参ります」の表記は
 「まいる」が補助動詞なので平仮名表記にして、
 「努めてまいります」に変更します。

 「ご愛顧を賜り」も文の最初の行にあり、
 次の「ご愛顧を賜りますよう」と重なるので、
 言いまわしを変えて「お付き合いを」とします。

 したがって、書き換えると…

 -------------------------------------------------
 本年は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

 来年も一層サービスの向上に努めてまいりますので、
 変わらぬお付き合いをお願いいたします。
 -------------------------------------------------

 最後の行の「お付き合い」は
 「お引き立て」としてもよいでしょう。

 同じ敬語の言い回しを繰り返し使っていることがあるので、
 書いた後は読み返して、重複がないか整理すると
 行数も減り、スッキリします。



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