今週は、ビジネスメールに使える大和言葉を紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法                        < 大和言葉の活用
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                           「心ならずも」

人からの頼み事や誘いに応えたいけれども
事情があって、どうしても断らなければならない。

そんなときに用いるとよい大和言葉が
「心ならずも」
です。

例)せっかくお声掛けいただいたのですが、
心ならずもお断りした次第です。

相手の期待に応えられなかったときや
自分の思いに反して相手に迷惑をかけてしまったときに
「心ならずも」
のひと言を添えると
残念な気持ちを伝えることができます。

意味を同じくする言葉としては
「やむを得ず」
「やむなく」
があります。

似た言葉に
「図らずも」
がありますが、これは
思いがけず、あるいは意図せず
好結果がもたらされたようなときに用います。

例)図らずもその日にお目にかかることができました。

今週はこのように、
ビジネスメールにも使える
大和言葉の言い回しを紹介します。

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今週は、否定→肯定表現への変換についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     < 否定より肯定(2)
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間違いの指摘

今週は、よく使ってしまいがちな否定表現を
肯定的に書きかえてみましょう。

相手のメールにある表現や記述の間違い
誤解やミスを見つけた場合

「それは違います
「それは間違っています

という指摘のし方は
メールで書くと、口で言う以上に
角が立つもの。

純粋に間違いを指摘したつもりでも
指摘された側は、ミスをした自分を責められているような
気持ちになるからでしょう。

まして、相手が上司や客先の場合は
ストレートに「違います」と書くのははばかられます。

このようなときは
「先ほどのメールにはAとありましたが
Bではないですか?

と、相手の誤りに対して
「こちらが正しいのでは?」と
問いかける形で確認すると角が立ちません。

相手のミスに対して
間違いを正すというより
相手にミスを“気づかせる”持っていき方をするのが
ポイントです。

「資料にはこう書いてあるので
 あなたが書いていることはうそです」

「間違い」や「誤り」を通り越して
「うそ」という指摘もいただけません。この場合は

「資料にはこう書いてあるのですが、
 お間違えないですか?」

のように、「うそ」と断言する前に
「~ではないですか?」と
相手に尋ね、確認する優しさを持ちたいものです。

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今週は、読者のかたからの質問にお答えします。
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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法          < 読者からの質問(3)
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                          上司に「渡す」

<読者からの質問>————————————————

以前から悩んでいる表現があり
アドバイスを頂きたく、メールをお送り致します。

悩んでいる表現とは、「渡す」についてです。
お客様から上司宛の書類等を預かることが多いのですが、
「上司に渡します」は、どのように表現すれば良いでしょうか。

「○○(上司)にお渡し致します。」ですと、上司への尊敬語に感じ
また、
「○○(上司)に渡します。」は、丁寧さに欠けるように感じます。
「渡させて頂きます。」も、相手に許しを得て行うことではないので
違うのかなと。

お手数ですが、ご教示頂けませんでしょうか。
(読者 M.Tさん)
—————————————————————–

上司の名前を「佐藤」さんとして
「佐藤にお渡しいたします」は、上司の佐藤さんへの尊敬語になり、
社外の相手に使うのは不適切です。

「佐藤に渡します」「佐藤に渡しておきます」
として問題ないと思われますが
これだけでは丁寧さに欠けると感じるのであれば
言葉を添えてみましょう。例えば…

「確かに受領いたしました。佐藤に渡しておきます」

あるいは、「渡す」という言葉を使わず
「佐藤宛の書類を確かに受領いたしました」
と言い換えることも。

「渡します」の代わりに「申し伝えます」も使えそうです。

「確かに受領いたしました。佐藤に申し伝えます」

本来は、目上の相手の言うことを自分の身内(社内)の者に
「伝える」場合の言い回しが「申し伝えます」ですが、
「受け取ったこと(もの)を伝える」という意味合いで
使うことも可能と考えます。

このほかには、
直接相手に渡すことを意味する「手交(しゅこう)」
という言葉があることも紹介しておきましょう。

「確かに受領いたしました。佐藤に手交いたします」

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【しごび】 の お 知 ら せ
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今週は、適切な表現や言い回しについて取りあげます。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 気になる表現(4)
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                         「~してくれた」

「先日の記念パーティーへは、300人以上のかたが駆けつけてくれました」

 集まった参加者が社内の人とか身内であれば
 「~してくれました」で問題ないと思うのですが
 自社にとっての顧客とか取引先など
 社外の人たちも参加している場合は・・・

「先日の記念パーティーへは、
 300人以上のかたが駆けつけてくださいました」

 とするのが適切です。

 主語が「先生方」「先輩方」の場合も
 述語は「駆けつけてくださいました」。

 「お祝いに駆けつけてくれた仲間と…」という一文も
 相手が社外や目上の相手の場合は
 「駆けつけてくださったお客様と…」
 と表現を変えましょう。

 「~してくれる」は、
 対等の間柄か、目下の関係にある人に対して
 何かをするときに用いる表現。

 目上の相手や尊敬の意を表す場合は
 「~してくださる」です。
 相手によって使い分ける必要があることを覚えておきましょう。

 余談ですが…
 「駆けつけてくれた」という表現で間違いやすいのが
 「駆けつけてきてくれた」。

 「駆けつける」が、大急ぎでやって来る、という意味なので、
 さらに「来る」を付け加える必要はありません。

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 【しごび】 の お す す め
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 「GATE」という映画をご存知ですか?

 世界最初の核実験が行われたニューメキシコ州のトリニティサイトまで
 灼熱の中、2500kmの旅をした
 ある日本の僧侶たちの祈りと行脚。

 その道のりを追った
 ドキュメンタリー映画が「GATE」です。

 なぜ、僧侶たちは
 トリニティサイトへ向かったのか?

 彼らが、トリニティサイトのゲイトへ
 運んだ大切なものとは?

 世界各地で上映されているこの映画が
 福山市で上映されます。

 ★「GATE」上映会 ★————————————–★

   日 時:5月28日(金)
       18:00 開演  18:30~ 上映
   会 場:広島市県民文化センターふくやま
       (広島県福山市東桜町1-21)
   入場料:一般 999円

★——————————————————–★

 上映後、この映画の監督マット・テイラー氏の
 講演もあるそうです。

 ぜひ、多くのかたにご覧いただきたい映画として
 ご紹介します!

 ■映画「GATE」     
  監督マット・テイラー 

 ■核兵器解体基金    

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今週は、読者のかたからの質問にお答えします
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 読者からの質問(3)
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                           末尾の「以上」

 <読者からの質問>————————————————

  末尾に下記一文を入れることについて、
  個人的に少し“きつい”イメージがあり、控えがちです。

   「以上、宜しくお願い致します。」や、
   「以上。」

  使用した方が、返信が重なったときなど
  読みやすいとは思うのですが、
 
  取引先に対して送る際など、失礼にはならないか
  気になっていました
  (頂くメールではしばしば見受けられるんですよね)。 

  神垣さんはどのようにお考えでしょうか?
  ご教示頂ければ幸いです。

  ※因みに社内メールに関しては多用しています。
                          (読者 S.Fさん)
 ——————————————————————

 「以上」には、文書や目録などの末尾に記して
 「終わり」表す意味あいがあります。

 メールで「以上」を使うのも
 「用件はここまで」というのを明確にし、
 確認する意味が込められていると思われます。

 おそらく、社内メールで使われるのが主流だったものが
 次第に対外的なメールでも使われるようになったのではないか
 と推察します。

 ただ、ビジネスメールで社外の相手に対して
 文末が「以上」だけで終わってしまうのは
 少々、そっけいない気がします。

 相手とのやり取りの頻度や親密度にもよりますが
 対外的なメールの文末を「以上」だけで終わらせるのは
 抵抗があるので、私は言葉を添えるようにしています。

 例えば、用件を書いたあと

 「○○については以上です。
  ご対応のほど、よろしくお願いいたします。」
 
 という感じです。

 「以上」で確認した用件について、相手にどうしてほしいのか
 (確認とか対応)を述べて文章を結ぶようにすると
 丁寧な印象を与えるのではないでしょうか。

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 【しごび】 の お す す め
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 夏休み、お子さんと一緒にご覧いただきたい映画です。

 「The A-bomb ヒロシマで何が起こったか」

 原爆について詳しく知らないかた、関心を持ち始めたかたたちに
 「原爆とは何か」をわかりやすく説明する
 入門編的な教育映画です。

 上記のWebサイト上で動画がご覧になれます。

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今週は、「?」と思う言葉の使い方についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法             < 疑問な言葉(4)
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                         お体ご自愛ください

暑中見舞いや残暑見舞いの最後に添える一文に

「お体ご自愛ください」

とありますが、「自愛」というのは「自分自身を大切にする」こと。
つまり、「ご自愛ください」だけで「お体に気をつけてくださいね」
という意味合いが含まれています。

ですから「お体」の代わりに
「暑さの折、ご自愛ください」
「くれぐれもご自愛ください」

とするか、「ご自愛」を使わず
「暑さの折、お体を大切に」
と結ぶこともできます。

これに関連して、うっかり書いてしまいがちなのが
「連日暑い日が続きますが」です。

この一文は「連日」と「暑い日」の「日」、
「連日」と「続きますが」という同じ意味の言葉が重なっていますね。

「暑い日が続きますが」
「連日暑いですが」
に「ご自愛ください」が続くと、結びの文として収まりがいいです。

もう一つ。メールや手紙、文書関連でよく目にするのが
「各位殿」「各位様」。

当メルマガでも何度か取りあげましたが、
「各位」で敬称を表すので、「殿」や「様」は不要です。
「関係者様各位」としなくても「関係者各位」で敬称を表します。

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