今週は、読みやすいメールにするための留意点についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 読みやすい文章にするには(5)>
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                            無駄を排す

 「・・・することが重要であるといえます」

 この一文では「~すること」に加え、
 「~であるといえます」という言い回しが
 文を長たらしくしています。

 このようにもったいぶった言い回しにせず、
 「・・・が重要です」
 とすれば、文章がスッキリするうえ、分かりやすくなります。

 「・・・することが必要となります」

 この一文も
 「~すること」と「~となり」が文章をかさ増ししているので、
 取ってみましょう。

 「・・・が必要です」

 文字量が半分になりました。

 「すなわち」という接続詞も
 省いてよい場合があります。


 このように長文になるほど
 なくてもいいのに、
 文章を大げさにする言いまわしを使い、
 それがクセになることも。

 長文で説明やレポートを書くような場合
 文字量ばかり増える冗長な言い回しは排除し
 できるだけ簡潔に書くことが重要になります。

 メールでも簡潔に書くことが求められますが
 日頃から、無駄な言い回し、余計な表現を排し、
 
 “ぜい肉”のない、すっきりスリムな文章を
 目指しましょう。



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 【しごび】 の お 知 ら せ
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 会場が変更になりました!

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      【仕事美人 トーク・カフェ】VOL.29
      --------------------------------------
       ひろしまオペラルネッサンス合唱団員
                山持真美 さん
     https://www.facebook.com/events/1640830632890013/
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  テーマ:「歌のない人生なんて!?
       わたしがオペラのコーラスを続けるわけ」     
 
  日 時  2017年 2月10日(金) 19:00~21:00

  会 場  神垣あゆみ企画室
      (広島市中区国泰寺町1-9-27)

  参加費  メルマガ読者 ⇒ 読者割引あり
       一般         ⇒  3000円   
       ※ 飲み物とスイーツ 付き

  定 員 10名 ※定員になり次第、締め切ります。

 ☆--------------------------------------------------☆

 ★お申し込み方法は・・・
  Facebookのイベントページで
  「参加」表明を。
  https://www.facebook.com/events/1640830632890013/





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今週は、読みやすいメールにするための留意点についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 読みやすい文章にするには(3)
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「~することができる」

「~することができます」「~することが可能です」
という言いまわし。

文字通り「可能である」ことを述べる際に使い、
とても便利。

でも、多用すると
文章が冗長になります。

例えば
「○○を使えば、劣化のリスクを低減することができ、
製品の性能低下を阻止することが可能であると考えられます」
という一文。

「~することができる」「~することが可能である」という
言い回しが一つの文に続けて用いられています。

マニュアルやレポートなど
ボリュームのある文章に
こうした言い回しを繰り返し使うと
文字量ばかりがいたずらに増え、
要点がぼやけてきます。

「~すること」を省いて下記のように書き換えると
文字量も減り、文がスッキリします。

「○○を使えば、劣化のリスクを低減し、
製品の性能低下を阻止できると考えられます」

阻止することが可能である → 阻止できる
とし、その前にある文は「できる」が重なるので
低減することができ → 低減でき → 低減し
に文を整えました。

また
「最適な方法を選定することができると考えられます」

という一文は
「~することができると考えられます」といった遠回しな言い回しより
「~できます」と言い切る方が分かりやすいです。

「最適な方法を選定することができると考えられます」

「最適な方法を選定できます」

言いまわしを変えると
ご覧の通り、文字量は半減。

文章を読み返すとき
「~すること」を頻繁に使っていないか
チェックしてみましょう。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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今週は、あれ?と思う敬語の使い方を取り上げます。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法                < 気になる敬語(4)>
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               「年末のあいさつとさせていただきます」

 今週は、こうしたらもっとしっくりくるのでは? 
 という敬語の使い方について取りあげてきました。

 ------------------------------------------------
 健やかに新年をお迎えになられますよう
 お祈り申し上げるとともに、
 これをもって年末のあいさつとさせていただきます。
 ------------------------------------------------

 前回に続き、これも年末のあいさつメールです。
 
 1行目の「お迎えになられます」と
 3行目の「あいさつとさせていただきます」の
 敬語の使い方が気になります。

 「迎える」の尊敬語は
 「お迎えになる」。

 「お迎えになられます」には、
 「お迎えになる」に尊敬の「られる」が付け足されています。

 「挨拶とさせていただきます」の言い回しですが
 年末のあいさつは、自分から相手に
 感謝の意を伝えるために行うもので
 相手の許可や了承を得て行うものではありません。

 したがって
 「~させていただきます」ではなく
 「する」の謙譲語「いたします」とします。

 しかし、上記の文例ではそこまで書かなくても
 あいさつと分かるので
 次のようにまとめました。

 ----------------------------------
 健やかに新年をお迎えになりますよう
 心よりお祈り申し上げます。
 ----------------------------------

 3行目の「これをもって年末のあいさつとさせていただきます」を取り
 「心よりお祈り申し上げます」で結び、
 簡潔な一文としました。

 敬語で飾り立てた文章はぎょうぎょうしくなるばかりで、
 本来伝えたい感謝の気持ちが今ひとつ伝わりません。

 敬語を的確に使った簡潔な文で
 印象付けることを心がけましょう。
 


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今週は、あれ?と思う敬語の使い方を取り上げます。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法                < 気になる敬語(3)>
◆─────────────────────────────────◆
                          「ご愛顧を賜り」

 今週は、こうしたらもっとしっくりくるのでは? 
 という敬語の使い方について取りあげています。

 -------------------------------------------------
 本年は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

 来年も変わらずサービス向上につとめて参りますので、
 変わらぬご愛顧を賜りますようお願いいたしまして、
 簡単ですが年末のご挨拶とさせて頂きます。
 -------------------------------------------------

 年末のあいさつメールですが、
 2行目が要素を詰め込み過ぎていて長くなっています。

 最後の「簡単ですが年末のご挨拶とさせて頂きます」を省き、
 その上の行を整理してみましょう。

 1行目の「変わらずサービス向上に」と
 次の行の「変わらぬご愛顧を」は、
 「変わらず」「変わらぬ」が続くので、
 1行目を「一層」に。

 「つとめて参ります」の表記は
 「まいる」が補助動詞なので平仮名表記にして、
 「努めてまいります」に変更します。

 「ご愛顧を賜り」も文の最初の行にあり、
 次の「ご愛顧を賜りますよう」と重なるので、
 言いまわしを変えて「お付き合いを」とします。

 したがって、書き換えると…

 -------------------------------------------------
 本年は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

 来年も一層サービスの向上に努めてまいりますので、
 変わらぬお付き合いをお願いいたします。
 -------------------------------------------------

 最後の行の「お付き合い」は
 「お引き立て」としてもよいでしょう。

 同じ敬語の言い回しを繰り返し使っていることがあるので、
 書いた後は読み返して、重複がないか整理すると
 行数も減り、スッキリします。



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                 「詳しいお話をお聞きになられたい方」

 今週は、こうしたらもっとしっくりくるのでは? 
 という敬語の使い方について取りあげています。

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 求人について、詳しいお話をお聞きになられたい方は、
 こちらのアドレスへご連絡ください。
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 上記は、ある店舗のスタッフ募集に関する案内メールです。

 尊敬語が相手ではなく店側に使われていたり、
 敬語が重ねて使われていたりして、まとまりがありません。
 整理してみましょう。

 求人についての話をするのは店舗側なので
 「詳しいお話」の「お」は不要です。

 「お聞きになられたい方」も
 「聞く」の尊敬語は「お聞きになる」なので、
 「お聞きになりたい方」とするのが適切です。

 したがって、下記のように書き換えることができます。
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 求人について、詳しい話をお聞きになりたい方は、
 こちらのアドレスへご連絡ください。
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 さらに整えて、文意を分かりやすくると……

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 求人についてのお問い合わせは、こちらのアドレスへご連絡ください。
 改めて詳細をお知らせいたします。
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 一度、正しい敬語に書きかえてから
 結論を先に書く文章に書き直しました。


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