今週は、敬語の使い方についての雑感です。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法           < 敬語の問題(3)
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「お手伝いをさせていただきたいと存じております」

今週は、敬語の使い方に感じる疑問や違和感について取り上げています。

「会社をあげて誠心誠意できる限りのお手伝いをさせていただきたいと存じて
おりますので、ご遠慮なくご相談ください」

上記は、企業→顧客に向けた一文です。
「お手伝いをさせていただきたいと存じております」から敬語を取り除くと
「手伝いたいと思っているので」。相手に対して、「手伝いが必要なら、手伝
いますので」とう気持ちからの一文と思われます。

でも、このようなときは「手伝いたいと思っている」とか「手伝おうか?」と
言われるより、「手伝うよ」と言われる方が私はうれしいです。手伝いが必要
なとき、そう言われれば「ありがとう。助かる」と答えられるし、手伝いが必
要でないときは「ありがとう。今は必要ないから大丈夫」と返せます。

前文に戻って、「会社をあげて誠心誠意できる限りの」手伝いをしたいのであ
れば、「お手伝いをさせていただきたいと存じております」と敬語を重ねるよ
り「お手伝いいたします」と言い切る方が、顧客の心をつかめるのに……と思っ
てしまいました。

上記の文を書き換えるとしたら…
「会社をあげて誠心誠意、できる限りのお手伝いをいたします。どうぞ、遠慮
なくご相談ください」
とする方が意気込みが伝わってくると思いませんか?。

敬語を重ねて丁寧な言い回しにすることが、相手に対して「言葉を尽くす」こ
とではないはず。相手に対してどう行動するか、どう対応するか、伝えるべき
は、その人、その企業の「姿勢」です。

例に挙げた丁寧すぎる言い回しの文を見るにつけ、言葉で相手を敬うことの方
に重点が置かれ、実際の行動・対応に結びついてないような気がするのです。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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今週は、相手との関係を壊さない言い回し、断り編です。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 角の立たない言い回し(5)
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即答を避けるには?

今週は、相手との関係を壊すことなく
角を立てずに断る際の言い回しを紹介してきました。

「断りたい」と思っても
即答してしまうのはまずい、という状況のときは
「考えさせていただけますか」
と一度、その場を引く
という方法もあります。

例)すぐには決めかねますので、少し考えさせていただけますか。

断りを入れる場合のほかに
即答できない、あるいは
即答を避けたいときにも用いることができる
言い回しでもあります。

個人ではなく、会社として返答する場合は

「即答できかねますので、社内で検討のうえ
ご返事いたします」

のように書きます。

しかし、「考える時間」を要求し、一旦持ち帰った以上、
うやむやにせず
「考えた結果」を相手にきちんと返す必要があります。

そのときこそ、下記のように丁重に
断りを入れます。

例)よく考えましたが、私では余りにも力不足で
対応いたしかねます。

社内で検討したところ、当方の生産体制が十分でなく
ご希望に添えかねるという結論に至りました。
誠に不本意ではありますが、お断りいたします。

上記は
断る前に、考える時間を持つことで
ワンクッションおく、という持っていき方ですが

個人的には
依頼や勧誘した相手から
「考えさせていただけますか」
と返答があった時点で、
相手の返答はあったも同然で、断りたいのだなと
思っています。

逆に、謙遜やポーズで
「考えさせていただけますか」と返答するのは
相手に期待させることにもなるので
むしろ、依頼や加入があった時点で断る方が得策と考えます。

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今週は、相手との関係を壊さない言い回し、断り編です。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 角の立たない言い回し(4)
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                          気持ちに訴える

 今週は、相手との関係を壊すことなく
 角を立てずに断る際の言い回しを紹介しています。

 協力や対応をしたいが、
 事情や都合で、それができない。
 そんなときは
 「残念です」
 と気持ちを伝える言い回しを使います。

  例)残念ですが、今回は体調を優先し、欠席いたします。

    十分な設備がなく、お役にたてず残念です。

 こちらが迷惑、困惑していることに
 気付かずにいる相手に断りを入れるときは
 「困ります」
 と心情をはっきりと伝えることをお勧めします。

  例)このような直前の変更は困ります。

    当社としても責任を負いかね、困っています。

 こちらの対応が相手に対して
 「迷惑をかける」
 ことになる、という恐れや心配を伝え
 断る方法もあります。

  例)結果的にご迷惑をかけることになるので
    今回は見送らせてください。

    安請け合いしてご迷惑をかけることになってはいけませんので、
    ご容赦ください。
  
 このように心情を伝える言い回しを用いることで
 相手への伝わり方にアクセントがつきます。

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 【しごび】 の お す す め
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今週は、相手との関係を壊さない言い回し、断り編です。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 角の立たない言い回し(3)
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                  相手の過剰な対応をかわすには…

 今週は、相手との関係を壊すことなく
 角を立てずに断る際の言い回しを紹介しています。

 相手の行き過ぎた対応に困惑する
 ということがあります。

 過剰な接待や贈答品。
 今なら、受け取る理由や心当たりがないのに
 送られてくるお中元とか。

 しかし「迷惑です」「受け取れません」
 ときっぱり断ると角が立つという場合は

 「お気持ちだけいただき(頂戴し)ます」
 という言い回しを使います。

  例)お気遣いいただき恐縮ですが
    お気持ちだけいただくことにいたします。

    お気持ちだけありがたく頂戴しますので、
    今後はこのようなお気遣いはなさらないようお願いいたします。

 そこまで気を遣わなくても…と
 こちらが恐縮するような過剰な対応には
 「次にお願いしづらくなるので」
 とやんわり断る言い回しもあります。

  例)次にお願いしづらくなりますので、
    支払いは折半でお願いします。

    次にお願いできなくなるので
    お気遣いなく。

 場合によっては
 「ご遠慮申しあげます」と丁寧かつはっきりと
 断る必要もあるでしょう。

  例)このような高価なお品を頂くわけにはいきませんので
    ご遠慮申し上げます。

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 【しごび】 の お す す め
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 売るための
 手段のひとつでは
 あるのでしょうが……。

 第276号 うまいこと言う
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  【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】
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今週は、相手との関係を壊さない言い回し、断り編です。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法       < 角の立たない言い回し(2)
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                       「お汲み取りください」

今週は、相手との関係を壊すことなく
角を立てずに断る際の言い回しを紹介しています。

無理な依頼や強引な勧誘には
表現は婉曲に、しかし
断る意志はきっぱり伝える方が得策です。

気持ちの上では
「ダメなものはダメ」「無理」と思っていても
メールのやりとりでは、感情に訴える前に
表現をひと工夫。

こちらでもどうにもならない苦しい事情を察してください
という意味合いで
「お汲み取りください」
という言い回しを使います。

例)よんどころない事情につき、何とぞお汲み取りください。

  あいにく弊社には対応できるだけの技術がございません。
  どうか事情をお汲み取りください。

このように
対応できない理由をはっきり言わなくても、
多少具体的に書いても

「察してください」という意のフレーズで締めくくることで
「これ以上言わせないでください」
というアピールにもなります。

やんわりと拒絶する
日本的な表現といえるかもしれません。

対応や協力はできないけれど
相手の事情を汲み取ったうえでかける言葉としては
「お察しします」
があります。

例)ご苦労は重々お察ししております。

  事情はお察ししますが、当方としても対応いたしかねます。

このように使います。

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【しごび】 の お す す め
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2015年に編集協力した単行本
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          今週は、メールを書くときのひと工夫についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メール文の工夫(5)
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                     返信を確実にする結び工夫

 通常のメールのやりとりで
 件名、書き出し、本文、結びの言葉など
 定番化している文章に少し工夫を加えてみましょう
 という提案をしてきました。

 メールの最後は
 「それでは、よろしくお願いいたします」
 というフレーズで結ぶことが多いです。

 しかし、返信を要する場合は、
 その旨をきちんと伝える方が確実です。例えば……

 「それでは、ご返信をお待ちしております」

 「折り返しご連絡いただきますようお願いいたします」

 この日までに返信をしてほしいという場合は
 下記のように期日を明記しておきましょう。

 「6月12日(月)中にご返信をお願いいたします」

 返信期日までにあまり時間がないときは
 上記の一文の前に
 「恐れい入りますが、」
 「勝手を申しあげますが、」
 を添えます。

 必ず返信する必要はないが、
 何かあればいつでもどうぞ、という場合は

 「もし、不明な点がありましたら、お知らせください」

 という一文を使います。
 その際「お知らせください」の前に
 「遠慮なく」を添えてもよいでしょう。

 ビジネスメールには「定番のフレーズ」がありますが、
 状況に応じ、相手の都合も考慮したひと言を工夫することで
 相手は好印象を持つでしょう。

 紋切り型のフレーズで済ませず
 臨機応変にその場に応じた対応ができるとよいですね。

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 【しごび】 の お 知 ら せ
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