2008年2月4日

【仕事のメール心得帖】「返信不要」の言い換え＜読者からの質問＞VOL.749

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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　仕事 ‎のメール作法　　　　　　　　　　　　　＜ 読者からの質問 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「返信不要」の言い換え

＜読者からの質問＞————————————————

返信不要をやわらかく言い換える言葉を探してるのですが
なかなか見つかりません。
上から目線でなく、目上の方にも使えそうな言葉が見つかりましたら、
【しごび】で特集宜しくお願いいたします。
読者　○ささん
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通常、私も「返信不要です」というフレーズをよく使いますが
相手が目上の人の場合は、もっとほかに良い表現はないものか、
と思うことがあります。

ちょっとしたことですが
「返信不要」の間に「は」のひと文字を入れ
「返信は不要です」とするだけでも多少、印象が和らぎます。

さらに
「（上記で・特に）問題がなければ、返信は不要です」
「返信は不要です。お気遣いなく」
と「返信は不要です」の前後に一文を添えてもよいでしょう。

「返信不要」に代わるほかの表現として、私がよく使うのは
「ご報告まで」「お知らせまで」「ご連絡まで」
というフレーズです。

文末に書き添えると「このメールには特に返信する必要はありませんよ」
という気持ちを伝える役目をしてくれます。

「何かありましたら、ご連絡ください」
「またお目にかかれることを楽しみにしています」
「それでは失礼いたします」
のようにやりとりの“結び”を伝えるフレーズを使うのも
一つの方法ではないでしょうか。

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Category: 読者からの質問, ＰTag: 書き方, 言い回し

2008年1月15日

【仕事のメール作法】ものは言いよう＜言葉の翻訳力＞VOL.735

今週は、言葉の言い換えについて考えます。
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仕事のメール作法　　　　　＜ 言葉の翻訳力 ＞
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ものは言いよう

「翻訳力」といっても、外国語を日本語に訳すことではありません。
今週は、日本語から日本語への言葉の言い換えについて
考えていきたいと思います。

難解な言葉をやさしく
カタカナ言葉を漢字やひらがなに
マイナスな表現をプラスに

このように日常のあらゆる場面で「人に思いを伝える」ために、
言葉を言い換えたり、最適な言葉を選んでいると思いませんか？

私は仕事柄、難解な言葉や専門用語をやさしく書き換える作業が多いです。
仕事そのもの以外に、仕事の前段階やフォローの場面でも
相手との関係を円滑にするためにメールや会話の言葉遣いには気を遣います。

▼　相手を不快にさせない言い回し
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
例えば、久しぶりに会った担当者が少しふっくらしていた場合
「太りました？」とは言わず
「貫禄がつきましたね」「かっぷくが良くなられて」と言います。

男女とも「太った」という表現は言われてあまりうれしい言葉でないため
直接的な表現は避け、ほかの言葉に言い換えるのです
（女性の場合は気づいても言わないです）。

「変わってますね」と言うより「珍しいですね」「個性的ですね」。
これも相手の特異な部分をあげつらって変人扱いするより、
特徴のある点を個性として言い表すようにしています。

「迷惑です」より「困ります」の方が、相手に訴える力は強くなります。
これは、相手の行為を非難するより、その行為によりもたらされた
自分の感情を吐露する方が相手の心に伝わるからです。

本音を言い合える懇意な相手はありがたい存在ですが、
ビジネスの場ではあからさまに本音を言ってしまうと、
場の雰囲気ががらりと嫌悪なものに変わってしまうことも多くあります。

ものは言いよう。
相手を不快にさせない表現力を磨くことも
「翻訳力」の一つではないでしょうか。

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Category: メール作法Tag: ビジネスメール, 言い回し

2007年11月28日

【仕事のメール心得帖】文章を区切る＜ひと目で分かる文章（3）＞VOL.708

今週は、簡潔で分かりやすい文章の書き方についてです。
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仕事のメール作法　　　　　　　　　＜ ひと目で分かる文章（3）＞
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文章を区切る

書いているうちに、文章が長くなってしまうことがあります。
例えば、こんな感じ。

（例）
文章を書く際は、いたずらに文章を飾ったり、
名文を気取ったり、冗長な文章を避けることが必要で、
伝えるべきポイントを的確に、できるだけ短い文で表現するように
心がけるだけでなく、ひと目で内容が理解できて行動に移せるような
文章を書くことが大切です。

一文で一気に書いてしまうと、
結局、要点がぼやけて
何が言いたいのか分かりません。
上記の文章を内容ごとに区切ってみましょう。

（例）
文章を書く際、いたずらに文章を飾ったり、
名文を気取ったりする必要はありません。
冗長な表現も避けます。
伝えるべきポイントを的確に、
できるだけ短い文で表現することを
心がけましょう。

最初の文例にあった
「～するよう」「～でなく」「～であることが」などは、
文章をまわりくどくしやすいので、そぎ落とすとすっきりします。

ひと目で内容が理解でき、
行動に移せる文章を書くことが大切です。

（例）
お手数をかけて大変申し訳ありませんが、
弊社までご返送をお願いできればと思いますが、
いかがでしょうか。

この一文も一見、丁寧な感じはしますが、
長たらしくて気持ちが伝わりません。
接続助詞「が」で文章を一度切ると、すっきりします。

（例）
お手数をかけて大変申し訳ありません。
弊社までご返送いただけますか。

特に、お詫びを表す「申し訳ありません」は
「が」でつなげない方が得策です。
一度切って、改めて次の文章を書く方が、
お詫びの気持ちが伝わります。

＜追記＞

お詫びのメール文を「申し訳ありませんが」
でつなげてしまうと、
ついでに詫びている印象を与えます。

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