今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法           < 読者からの質問(2)
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                       「部長様」という表記

VOL.2201で配信した「各部門ごと」< うっかり重複(2)>
に関連した質問をいただきました。

<読者からの質問>————————————————

重複とは直接関係ないのですが、
本日配信のメルマガを拝見して考えてしまいました。

「各位殿」や「各位様」はやっぱり違和感があります。
ただ、最近は言葉の使い方に変化があるのではないでしょうか?

社内外問わず、
○○課長(部長)様(殿)
という記述を見かけることが多くなりました。

それなりに年を重ねた人も使っているので、
単に「言葉に慣れていない」ということでもないようです。

言葉の使用法の変化について、神垣さんのお考えにも関心があります。
(読者 K.Mさん)
—————————————————————–

当メールマガジンでも
「課長」とか「部長」は敬称になるので
「様」や「殿」を付ける必要はない、と一貫して述べてきました。

わたし自身も、役職のある相手へのメールでは
「佐藤部長」「高橋課長」と宛名に書き
役職の後に「様」「殿」は使わないようにしています。

しかし。

K.Mさんからいただいた質問
実は、メール講座でもよく尋ねられるのです。

「役職に『様』を付ける必要はないと分かっているが
いざ、自分がメールを送るときは、相手に失礼な気がして
『部長様』『課長様』としてしまう」
と。

そして、メールを受ける側の方たちにも実際に聞いてみると
自分宛てのメールが役職名だけで『様』がないと
(つまり、「田中社長」という表記)
違和感がある、という声があります(特に男性管理職に多いです)。

実際のメールのやり取りでは
「役職+様」でメールを送り
受ける側もそれを望んでいるケースが
少なくないということです。

理屈は分かっていても
気持ちとして抵抗がある、ということなのだと思いいます。

慣習として
「役職+様」が定着している感もあり
この流れは止められないのかもしれません。

対処法としては
ファーストコンタクトでは宛名を
「ABC株式会社 総務部長 小林様」
「社名+役職+名前+様」とフルで表記

2回目以降のメールでは
「ABC 小林様」
と、「社名+名前+様」で統一するという方法があります。

「様」はもっとも一般的な敬称で
役職にかかわらず使えます。

ですから、メールのやり取りでは
宛名の敬称を「様」に統一しておけば
失礼にはなりません。

というのが、現時点でのわたしの見解です。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 読者からの質問(3)
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「先方様」の「様」

<読者からの質問>————————————————

今回はちょっとおかしな言葉使いを目にしたので
神垣さんにもお知らせしたく、初めてメールしてみました。

「様」の使い方についてです。

先日、ネットオークションで、相手とやりとりしていたら、
「先方様の連絡先をお知らせくださいませ」とメールがきました。

他の文章は丁寧なのに、この一語に非常に違和感を感じました。
相手の方は、「あなた様の」という意味で使っているのだと思いますが、
おもしろいですよね。方言なのかもしれませんが。

その他、テレビの番組CMで、
「あなたの日本語大丈夫? 携帯番号様、ご住所様」といった
ものを見ました。

そのCMは、受付カウンターで制服姿の女性が
「携帯番号様を教えてください」
といいながら接客しているような映像でした。

もしかして、新しいコンビニ言葉なのでしょうか。
私としては、日本人そっくりに見えるアジア系外国人の
日本語の使い間違いだと思いたい!

以上、どうお思いになりますか?
(読者 Tさん)
——————————————————————

「先方様」という言葉には、私も違和感を覚えます。

「先方」とは、
相手の人、相手方を意味し、反対語は「当方」。

「先方」の敬称は「先様(さきさま)」です。

上記のネットオークションでのやり取りの場合
Tさんのご指摘の通り「あなた様」という意味で使っていると思われますが
ここでは「落札者様」あるいは、名前が分かっていれば
「○○様」とする方が自然でしょう。

そもそも、直接、やりとりしている相手に対して
「先方」を使うのはおかしいですよね。

「携帯番号様」「ご住所様」と同様の例では
「お名前様」というのもあります。

「様」は人を表す語や人名などにつける敬称ですが
人を表すからといって、名前にまで様を付けるのは
行きすぎでしょう。

「お名前のご記入をお願いします」
「お名前をお知らせください」
で、相手への敬意は伝わるはず。

こうした「様」の氾濫は
過剰な敬語に通ずるものがあるように感じます。

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【しごび】 か ら お 知 ら せ
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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法                    < 読者からの質問(2)
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                             招集メール

<読者からの質問>————————————————

社内の人に招集メールを送ることが多いのですが、
以下の文章について、どのように思いますか?

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
以下のとおり打ち合わせを行いますので
お集まりいただきたく、よろしくお願いいたします。

日時   ◯月×日(火) 15時~16時
場所   第1会議室

以上、よろしくお願いいたします。
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

~いただきたく。で終わってしまうと、中途半端で失礼な印象、
とのことなので“よろしくお願いいたします”をつけているのですが
いかがなものかと思います。

また、以下・以上が短いメールの中にあるのは
あまりよろしくないでしょうか?
よろしくお願いします、も続いています・・・。

秘書の仕事をしているため、上司からの指示で目上の方への招集が多く、
素敵な印象のメールが送れたらいいな、と思っています。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
以下のとおり打ち合わせを行いますので
お集まりいただけますでしょうか?

日時   ◯月×日(火) 15時~16時
場所   第1会議室

以上、よろしくお願いいたします。
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

このほうが、スッキリしていますか?
一度悩みだすと、止まりません。どうかこの疑問をすっきりさせる
ご回答、どうぞよろしくお願いいたします。
(読者 Y.K 様)
——————————————————————

Y.Kさんが書き直した2つめの文例の方が
最初の文例よりすっきりとして、いい感じです。

ただ、「お集まりいただけますでしょうか?」
はこの状況で使うには、少し丁寧すぎる気がします。

この場合、社内で仕事の打ち合わせの召集であれば
「お集まりください」
と端的に表現してもよいと思います。

それが素っ気なく感じられるようでしたら
「ご出席(参加)お願いします」
と表現してもよいでしょう。

「~いただけますでしょうか?」は
社外の相手に頼みごとをするようなときに
使うと好印象を与えると思います。

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【しごび】 の お す す め
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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法           < 読者からの質問
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                         質問の回答の結び

<読者からの質問>————————————————

私はメールオペレータをしております。

メールを作成する時に、いつも悩むのですが
専門的な問い合わせに対して、案内した後の
締めの言葉をどのよう書くか、悩みます。

お客さまに少しでも寄り添った内容のメールにしたいのですが
時候の挨拶以外に何か良い、フレーズはありませんか?

(読者 【しごび】ファン様)
——————————————————————

質問に対する回答を述べたときの結びの言葉として
私がよく使うのは

「以上です。ご参考まで」

です。これでは少々、素っ気ないと思う場合は「以上です」の後に

「ご参考になさってください」
「問題解決のお役に立てば幸いです」

という一文を添えています。

「お役に立てば幸いです」の応用表現としては

「~いただけると、うれしく思います」

懇意な相手には、よりカジュアルな表現として
下記のように書くこともあります。

「~いただけると、うれしいです」

相手に寄り添う一文としては、少し長くなりますが

~に対するご質問への回答は以上です。
 もし、不明な点がございましたら
 お気軽にお問い合わせください

という結びはいかがでしょうか?

「不明な点」は「分かりづらい点」
「お問い合わせください」は「お尋ねください」
と書き換えることもできます。

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【しごび】 の お す す め
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今週は、読者のかたからの質問にお答えします。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 読者からの質問 >
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「ご自愛ください」

この季節になると、よくいただく質問です。

<読者からの質問>————————————————

「お体ご自愛下さいませ」という表現、ちょっと気になります。

本来「自愛」には自分の体、健康のことを気にかけるという意味がある
ので、上記表現は意味がダブってしまっており、あまりよい表現では
ないと思います。
「ご自愛くださいませ」で十分ではないでしょうか。

(読者 A.Sさん)
——————————————————————

今は残暑見舞いの季節ですが、
暑中見舞い、残暑見舞いのやりとりが行われるようになると
よくいただく質問が「ご自愛ください」という表現についてです。

A.Sさんが書いておられるとおり、
「ご自愛ください」には「お体に気をつけてくださいね」
という意味合いが含まれているので、
前に「お体」を付ける必要はありません。

バックナンバー VOL.888「疑問な言葉(4)」参照

「ご自愛ください」の前にひと言添えるとしたら
「どうぞ」「時節柄」「暑さ一段と厳しい折」などがあります。

暑中見舞いや残暑見舞いの目的でメールを送ることはあまりなく
「ご自愛ください」という表現は
どちらかというと、はがきや手紙でよく使われる表現だと思いますが
その意味と使い方は知っておいてよいと思います。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法          < 読者からの質問(4)
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                          名前の後の「拝」

<読者からの質問>————————————————

「しごび」VOL.1057 に「拝」についての記載があり、
関連する疑問を持っていたので、勇気を出してメールしました。

その疑問は、メールやハガキの差出人名の後に付ける
「拝」です。

「○○ 拝」のような差出人名を記載した
メールやハガキをたまに頂戴することがあります。
自分をへりくだって用いていると思われますが、
私は浅学なため知りませんでした。

少し調べてみると、ある手紙の書き方の書籍に、
自分の名前はフルネームが基本で
「拝」を付けると目上の人に対して失礼にあたる
と解説がありました。

しかし、それ以上の詳しい説明がなく、出典も定かではないので
正しい情報かよくわかりません。

私にとってよくわからない「拝」の所以を知りたく思います。
もし、「しごび」に取り上げていただけたら幸いです。
(読者 T.Tさん)
——————————————————————

VOL.1057 間違えやすい敬語として取り上げた「ご拝読いただき」
の記事に関連して、いただいた質問です。

私が調べた限りでは、上記の「拝」は
主に手紙で、自分の名前の下に付けることで、相手に対する敬意を表すのに
用いられていた表記のようです。

「拝」自体に「頭を下げて(相手に)敬礼する」という意味合いがある
ことからくるものと思われます。

メールの署名として使われているのを私も目にしたことがあります。

「拝」を使う場合、自分のフルネームに付けるのが一般的ですが
相手との親密度によっては、姓だけ、名前だけというケースもあるようです。

こちらのサイトに詳しく書かれているので
ご参考になさってください。

手紙文の最後に入れる「拝」とは、どういう意味?

目上のかたに使っても失礼にはならないと思いますが
メールの署名として使う場合は、親しい間柄のかたにだけ使う方が
無難ではないでしょうか。

初めての相手やそれほど親密でないかたへの
ビジネスメールでは、
メール用の署名を添える方が適切と考えます。

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【しごび】 の お す す め
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ビジネスメールの書き方に困ったら…

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