今週は、読者の方からの質問に回答します
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仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(3)
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2人の担当者の宛名に「各位」?

<読者からの質問>————————————————

私は、若い社員の教育に携わって長いのですが、
論文の査読をしておりまして
若い社員から私ともう一人あてに論文が来て、
それを査読して、赤字で追加修正し、
論文の書き方を指導しています。

このメールでの論文提出時に我々に対し、
「○○様、○○様」と宛名を書いて出すのが普通(常識)
だと思うのですが、
中には、「各位」と書いてくる人間がいます。

これは多少不愉快になるのですが、
私の方がおかしいのか、世間の常識をご教授いただきたく
メールを差し上げました。

人数により、「各位」の表現をしてもいいのか?

ご面倒をお掛けします。
よろしくお願いいたします。
(読者 Sさん)
——————————————————————

「各位」は、多くの人を対象にして、
その一人ひとりに敬意を表すために使う言葉(敬称)で、
「各位」という語そのものに「皆様」「皆様方」という意味があります。

質問のケースでは
指導する担当者は2人です。

「ご担当者各位」という書き方はできますが
社内のやり取りで、明らかに担当者名が分かっているのですから、
宛名は「○○様 △△様」と2人の個人名を明記するのが
適切と考えます。

担当者が複数だからといって
個人名が分かっている状況で
宛名を「各位」でひとくくりにするのは

個人名を書くのが面倒だから
と思われても仕方ないでしょう。

指導を受ける側が指導者に対して送るメールの宛名として
敬意が足りないと思います。

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今週は、読者の方からの質問に回答します
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 仕 事 の メ ー ル 作 法 < 読者からの質問(3)
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                    年賀状の返礼メールへの返答

 <読者からの質問> ———————————————-

  仕事でお世話になっているお客様へ年賀状を送ったら、
  メールで
  「明けましておめでとうございます。
   年賀状をお送りいただき、誠にありがとうございました。
   本年もよろしくお願いいたします」
  とメールが来ました。

  こういう場合、やはり
  こちらからも新年の挨拶をメールで返した方がいいのでしょうか。
                           (読者 I.Hさん)
 ——————————————————————-

 「年始のあいさつ」として
 I.Hさんから客先へ年賀状を送り、
 それに対する返礼がメールできたという流れなので
 再度メールであいさつを返さなくても差し支えありません。

 年賀状とメールという手段が異なるだけで
 「年始のあいさつ」が目的のやりとりは
 完了したことになります。

 その後、客先と仕事の用件でメールをやりとりをする場合は
 年賀状の返礼メールにそのまま返信するのではなく

 新規のメールで件名も改めたうえで
 書き出しを
 「お世話になっております。
  本年もどうぞよろしくお願いいたします」
 とひと言添えるとよいでしょう。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(2)>
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                    年始のファーストコンタクト

 <読者からの質問> ----------------------------------------------

  年明け早々に初めてメールを送る相手に対しては
  書き出しに「明けましておめでとうございます」という
  年始の挨拶を入れた方がいいのでしょうか?
  特に入れる必要はないのでしょうか?
                           (読者 H.Tさん)
 -------------------------------------------------------------------

 面識がない相手に、メールでファーストコンタクトをする場合、
 年初であるなしにかかわらず
 「初めまして」
 「初めてメールをお送りいたします」
 といった書き出しにします。

 「明けましておめでとうございます」という年始のあいさつ文は
 相手と関わりができてから用いる方がよいでしょう。

 というのも
 年賀状はもともと日ごろお世話になっている相手や
 懇意にしている相手に日頃の感謝と
 これからも変わらる付き合いを願う気持ちを伝えるために
 送るもの。

 年賀状のやりとりをメールで代替する場合も
 すでに関わりのある相手に
 年の初めのメールに
 「明けましておめでとうございます」を使うことはありますが

 初めてメールをする相手にまで
 その慣習を用いる必要はありません。

 それよりも
 ファーストコンタクトの相手に
 メールで伝えるべきことは
 ・初めてメールで連絡すること
 ・相手のメールアドレスを知った経緯
 ・連絡する理由
 です。

 相手にメールを送る際、
 重視するポイントが異なることを
 理解しておきましょう。



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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法              < 読者からの質問(3)>
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                   「申し訳」か、「申し分け」か


 過去の読者からの質問を再度掲載します。

 <読者からの質問>------------------------------------------------

  「申し分けありません」と使う人もいますが、
  「訳」が正しいですよね。
                          (読者 T.Aさん)

  < 読者からのおたより > 仁義なき気になる言葉 VOL.92 より
  
 -------------------------------------------------------------------

 「申し訳ない」の「訳」は理由を意味し、
 「言い訳のしようがない」と詫びる気持ちを表す言葉です。

 「訳」と「分け」は、同じ語源ということから
 「申し分け」も間違いではないという指摘もあるのですが、

 不満に思うことや欠点がないことを意味する
 「申し分(ぶん)ない」
 との混同を避けるためにも

 当メールマガジンでは
 新聞の統一表記に習い
 「申し訳ない」
 を表記の基準としています。

 ※参照「記者ハンドブック 第13版 新聞用字用語集」
  



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 仕 事 の メ ー ル 作 法 < 読者からの質問
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                          「背をそむける」
 VOL.2732 末文< 手紙とメールの違い(4)>
 のメルマガのあとがきへの質問です。
 <読者からの質問>————————————————
  本日のメルマガのあとがきに、気になる表現がありました。
  >息子は、そんな父親に
   すっかり背をそむけてしまい
  背をそむける → 背を背ける
  これは重ね言葉ではないのでしょうか?
  「背をむける」あるいは「そむける」が適切と考えますが、
  神垣さんの見解をお聞かせいただければ幸いです。
                           (読者 K.Kさん)
 ——————————————————————-
 「そむける」は
 視線や顔をそらす、後ろやわきの方へ向かせる、という動作のほかに、
 心を離す、という意味で使います。
 上記の文では、息子が父親から心を離す例えとして
 「背をそむけてしまい」という表現にしました。
 新聞表記では「背ける」と書き、
 「背中」の「背」の字を用いるため、
 「背を背ける」と書くと「背」の字が続き
 重ね言葉のように見えます。
 そのため、敢えて「そむける」をひらがな表記にしました。
 「背をそむける」という言葉自体は重言ではないと考えますが、
 K.Kさんのご指摘のように「背を向ける」
 とすれば、紛らわしくないですね。
 そのほかの重ね言葉については、
 下記のバックナンバーで取り上げています。
 ▼「まず報告することが先決」< 重ね言葉の言い換え >VOL.2609

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今週は、手紙とメールの様式の違いについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     < 手紙とメールの違い
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                            頭語と結語

 用件の伝達にはメールやメッセンジャーを使うことが多く、
 公私にわたり、手紙を書く機会がめっきり減りました。

 このメールマガジンを創刊した11年前は、
 読者からの質問に
 「メールの書き出しに時候の挨拶は必要ですか?」
 といった質問があったものですが、
 
 メールが一般的になり、
 手紙を書くことが激減した今、
 逆に、手紙の書き方や決まりごとが分からない
 という人も増えてきているのではないでしょうか。

 今週は、改めて
 手紙とメールの様式の違いを
 取り上げてみたいと思います。

 手紙にあって、メールにないものに
 「頭語」と「結語」
 があります。

 「頭語」は、手紙の最初に書く挨拶の一文、
 「結語」は、手紙の最後を締めくくるひと言
 を指します。

 手紙は、「頭語」で始まり、「結語」で終わり、
 その組み合わせも決まっています。

 もっとも一般的なのが
  頭語:拝啓 に対して
  結語:敬具

 前文を省略するときは
  頭語:前略
  結語:草々

 返信の手紙の場合は
  頭語:拝復
  結語:敬具

 などが挙げられます。

 主に女性が使う頭語として
 「一筆申しあげます」
 「謹んで申しあげます」
 などがあり、

 その結語として
 「かしこ」
 を用いることもあります。

 こうした「頭語」と「結語」は
 手紙には必要とされる様式ですが、

 メールに関しては
 用件の伝達が第一の目的でもあり
 「頭語」と「結語」は不要です。

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