今週は、硬い文章をやわらかくする工夫についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法         < 漢字表記を読みやすく
◆─────────────────────────────────◆
                             仮名に開く

硬い印象を与える文章、堅苦しい感じがする文章は
文中に占める漢字の割合が多いことが一因として挙げられます。

例えば、下記の一文ですが、
漢字で表記されている語句を仮名に書き換えてみると……

例)御利用出来ない事が在ります。

ご利用できないことがあります。

御利用 → ご利用
出来る → できる
事   → こと
在る  → ある

見た目の硬い印象が変わりました。

このほかにも
所  → ところ 例)現在のところ
物  → もの  例)困った物だ
居る → いる  例)関係者がいるので

上記の語句は、パソコンで文字を入力する際に
変換候補として挙がってくるので
意識せずにそのまま使っていると、

一文の漢字の比率が高くなり、
硬い印象を与える文章になりがちです。

文章中の漢字を仮名に書きなおすことを
「漢字を仮名に開く」といいます。

今週は、漢字を仮名に開くと
文章の印象がどのように変わるかを
例を挙げながら紹介していきたいと思います。

読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ 世界の旅ごはん」刊行
神垣が企画・編集を担当しました。

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

THEプロフェッショナル広島

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。
2005年から配信してい る無料メールマガジン
【仕事のメール心得帖】登録はこちらから

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む
今週は、読みやすいメールにするための留意点についてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 読みやすい文章にするには(2)>
◆─────────────────────────────────◆
                            副詞の表記

 昨日のメールマガジンで
 「メールを含む文章を書くときに
  頻繁に使われる言葉は
  できるだけ平仮名で表記を」と書きました。
  
 ただ、私がいつも表記の基準としている
 「記者ハンドブック」には
  
 副詞の「すでに」は
 「既に」「すでに」と
 漢字と平仮名が両方挙げられています。

 このようなときはどうするか。

 メールのような比較的短い文章では
 「既に」と漢字表記を使いますが

 何ページにも及ぶような長文で
 「既出」「既存」といった
 「既」を使う言葉がほかにも使われている場合は
 「すでに」と平仮名表記で統一して

 文章全体の漢字と平仮名の比率のバランスをとるように
 注意しています。

 「既に・すでに」同様、
 「記者ハンドブック」で
 漢字でも平仮名でもよしとされる副詞は

 「一層・いっそう」
 「一体・いったい」
 「全く・まったく」
 などがあります。

 メールでは、いずれも漢字表記で差し支えないと思いますが
 長文の場合は
 全体の漢字比率が高いか、それほどでもないかを見て

 よく使う副詞を
 漢字に統一するか、平仮名にに統一するかを
 判断するとよいでしょう。



◆─────────────────────────────────◆
 【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

 本でも、電子書籍でも、アプリでも!
 お読みいただけます。

 ---------------------------------------------------
 ★『さらりと返せる、大人のメール表現334』Kindle版★
 ---------------------------------------------------
        

 書籍は1337円ですが
 Kindle版は1080円です。

 本書をもとに制作した
 iPhone/iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】も好評!
 
 ぜひ、ご利用ください。



2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中!
【 仕事美人のメール作法 】

「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で
【仕事美人のメール作法】が2位に入賞しました!


オンラインでできるビジネスメールの研修【 仕事美人のメール研修 】

2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化

iPhone/iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

カミガキのフェイスブック

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室
記事全文を読む

今週は、読みやすいメールにするための留意点についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 < 読みやすい文章にするには
◆─────────────────────────────────◆
漢字を平仮名に

メールの文章を読みやすくする工夫の一つとして
表記の統一が挙げられます。

中でも、よく使う言葉を
漢字から平仮名に「ひらく」ことを
お勧めします。

出来る → できる
~する事 → ~すること
~毎 → ~ごと

このように、メールを含む文章を書くときに
頻繁に使われる言葉を
できるだけ平仮名で表記します。

漢字は平仮名よりも画数が多く、直線が多いせいか
見た目の印象もカチッと硬いのに対し

平仮名は画数も少なく、文字が曲線で構成されてやわらかいという
見た目の印象の違いがあります。

一文に使われる漢字が占める割合が多いほど
視覚的にも硬く、文字の密度も詰まって見えるので
文字量が多くなるほど、圧迫感があり
読みづらく見えます。

適度に改行を入れるとともに
文字の割合も漢字の比率を下げるために
よく使われる言葉を平仮名で統一してみましょう。

ほかにも
但し → ただし
色々 → いろいろ
様々 → さまざま

などが挙げられます。

上記に挙げた表記は
「記者ハンドブック」第13版 新聞用字用語集
を基に挙げています。

このように基準となるものを
社内で共有しておくと、
部署ごとに統一表記が違うという事態を避けられます。

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

3刷突入。ロングランで売れてます。

ビジネスシーンでそのまま使える文例集
————————————————-
★『考えすぎて書けない人のための1分間メール術』★
————————————————-

ピンクの表紙が目印です!

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中!
「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で
2位に入賞しました!

2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化

カミガキのフェイスブック

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

記事全文を読む
今週は、メールを書くときの心得についてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 文章を書くために大切なこと(4)>
◆─────────────────────────────────◆
                             毎日書く

 今週は、プロの作家も心がけている
 文章を書くために大切なことを
 ビジネスメールに置き換えて紹介しています。

 書籍「小説講座 売れる作家の全技術」には
 「作家になるために大切な四つのポイント」の三つ目に

  3)毎日書く

 が挙げられています。

 プロの作家は、毎日決まった分量を書き、
 「翌日書いたものを読み直す、
  文章に手を加える、チェックする。
  それを毎日繰り返すことでしか、作家の人生は前に進みません」
 とあります。

 なぜなら、
 「車のエンジンと同じで、一日冷えてしまうと
  なかなか回転が上がらない」
 から。

 職場のメールのやり取りは
 365日1年中というわけではありませんが、
 出社している間はほぼ毎日しているのではないでしょうか。

 だから、結果的に
 毎日書いている状態に近いです。

 ほぼ毎日書くからこそ、
 時短に努め
 工夫ができます。

 書いたメールをその都度
 「読み直す、文章に手を加える、チェックする」という
 繰り返しは、一見面倒に思えるかもしれませんが、

 それを続けることで
 簡潔で、用件が明快に伝わるメールが
 早く書けるようになります。

 つまり、毎日
 文章の訓練(ウォーミングアップ)をしているのと同じ効果が
 得られるのです。

 仕事でやりとりするメールやビジネス文書を書くのに
 「文才」は必要ありません。
 必要なのは、日々の「訓練」です。


 「自分は文章を書く素質がない」「自信がない」
 と思っている人ほど、
 仕事でやりとりする際のメールや文章が
 きちんと書けていることが多いのですが

 その理由は
 文章を書くことに自信がない人ほど、
 「読み直す、文章に手を加える、チェックする」
 習慣があるからです。

 逆に言えば、そうした習慣がある人は
 きちんとした文章が書ける人です。


 <参考文献>
  「小説講座 売れる作家の全技術」
  


◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

 「楽天kobo」でもお読みいただけます!


 「こんな時、どう書いたらいい?」と迷ったら……
 -----------------------------------------
 ★『メールは1分で返しなさい』楽天kobo版★
 -----------------------------------------
      

 書籍よりお得な1080円!

 ぜひ、ご利用ください。

商品価格に関しましては、リンクが作成された時点と現時点で情報が変更されている場合がございます。お買い物される際には、必ず商品ページの情報を確認いただきますようお願いいたします。また商品ページが削除された場合は、「最新の情報が表示できませんでした」と表示されます。【 仕事美人のメール作法 】

オンラインでできるビジネスメールの研修
【 仕事美人のメール研修 】

楽天kobo版の電子書籍が出ました!
メールは1分で返しなさい!【電子書籍】[ 楽天kobo版 ]

iPhone/iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

カミガキのフェイスブック

THEプロフェッショナル広島

仕事実績、著書、お問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室
記事全文を読む
今週は、手紙とメールの様式の違いについてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 の メ ー ル 作 法     < 手紙とメールの違い(4)
◆─────────────────────────────────◆
                               末文

 今週は、手紙とメールの様式の違いを
 取り上げてきました。

 手紙は
 ・頭語と結語
 ・時候の挨拶
 を書いたうえで、本題に入り、

 ビジネスメールでは、
 手紙に用いるそれらを省いて、
 すぐに本題に入る、という違いがあります。

 手紙のように「敬具」「かしこ」といった」結語を
 ビジネスメールでは用いませんが、
 最後をしめくくる末文は
 手紙にもメールにも共通して添えられます。

 ビジネスメールでは
 「今後とも(引き続き)よろしくお願いいたします」
 という一文がよく用いられますが、

 手紙の場合は、より言葉を尽くして、丁寧かつ謙虚な
 言い回しが用いられます。例えば

 「皆様のご健康とご多幸をお祈り申しあげます」
 「時節柄、ご自愛くださいませ」
 といった相手の健康を願う末文。

 「一層のご活躍を祈念いたしております」
 「ますますのご発展をお祈り申しあげます」
 といった相手の活躍を願う末文。

 自分の手紙のつたなさを詫びる
 「乱筆乱文お許しください」
 といった末文もあります。

 「末筆ながら」
 「まずは書中にて」
 という言い回しも、手紙特有の表現です。

 ビジネスメールでは、手紙ほどの丁寧さは要しませんが
 「用件のみにて失礼いたします」
 「以上、どうぞよろしくお願いいたします」
 「詳細を改めてご連絡いたします」
 といった末文や

 相手からの返信を求める
 「ご返事お待ち申しあげております」
 「お手数ですが、ご回答いただければ幸いです」
 などの末文を適宜使い分けるとよいでしょう。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細
◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

 3刷突入。ロングランで売れてます。

 ビジネスシーンでそのまま使える文例集
 -------------------------------------------------
 ★『考えすぎて書けない人のための1分間メール術』★
 -------------------------------------------------

 ピンクの表紙が目印です!

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む
今週は、手紙とメールの様式の違いについてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法       < 手紙とメールの違い(3)>
◆─────────────────────────────────◆
                          本題への入り方

 今週は、改めて
 手紙とメールの様式の違いを
 取り上げています。

 手紙の場合は
 相手が今どうしているだろうか、
 どのような状況ににいるだろうかと
 想像をめぐらせ、それを気遣う気持ちを
 言葉にして伝えます。

 一方、メールの場合は
 時間、状況、事実の確認や把握のために
 情報を伝達する手段として使われるので
 用件に焦点を当て、短時間でやり取りをします。

 そのため
 ・頭語と結語
 ・時候の挨拶
 は取り払い、よりスピーディーに判断・伝達ができるように
 用件だけ、ポイントだけを書くことが求められます。

 例えば、客先への手紙の場合

  拝啓
  秋冷の候 ますますご健勝のこととお喜び申しあげます。
  いつも格別のお引き立てを賜り、お礼申しあげます。

 というのが一つの形式ですが
 ビジネスメールの場合は

  いつもお世話になっております。

 から始まります。
 頭語の「拝啓」
 時候の挨拶「秋冷の候 ますますご健勝のこととお喜び申しあげます」を
 取り払い、言い回しもより端的に。

 スピードを重視し、やり取りの回数も多い
 ビジネスメールでは、
 手紙文で用いられる様式を省略することで
 用件にのみ集中できる形になっているといえます。



◆─────────────────────────────────◆
 【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

 悩み相談の多くは
 このパターン
 という気がします・・・

 
 第240号 聞いてくるのに聞いてないやつ
 --------------------------------------------------
  【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】
 --------------------------------------------------

 「営業活動に一番大切なもの」って何だろう・・・
 その答えが、このメルマガを読めば分かります。

 ★お申し込みはこちらから

 ▼河村さんのFacebookはこちら
 



11年前から配信中! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン
【 仕事美人のメール作法 】

オンラインでできるビジネスメールの研修
【 仕事美人のメール研修 】

楽天kobo版の電子書籍が出ました!
メールは1分で返しなさい!【電子書籍】[ 楽天kobo版 ]

iPhone/iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

仕事実績、著書、お問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

記事全文を読む