今週は、メールを介した相手への気遣いについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < ビジネスメールの心得(3)>
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                      悪口・陰口を書かない

 今週は、今、話題の
 「ホステス心得帖」に学ぶ
 ビジネスメールの心得について紹介しています。

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  V 同僚からの評判 より
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  他人の陰口を聞いても、
  貴方の所で終わりとし、他人に伝えないこと。
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 別の章にも
 「他のお客様の悪口や陰口を言うな。
  聞いたお客様は、自分も言われると必ず思う」
 とあります。

 接客業だからこそ、わきまえるべきポイントといえそうですが
 どんな業界や職種でも
 人の悪口、陰口を言う人に
 良いことはありません。

 メールでも同じ。

 会話はその場限りですが、
 メールは残ります。

 書いた自分はメールを消去しても
 送った相手がいる以上、
 人づてに巡り巡って
 本人の目に触れる可能性は十分にあります。

 人に送った悪口メールが
 操作ミスで、当の本人に直接送信されていたという間違いは
 冗談や笑い話ではなく、本当にあり得ることです
 (実際、そういう事例があります)。
 
 不満や不服があったとしても、
 人の悪口・陰口はメールに書いて別の人に送らないことです。

 書いたその人自身の評価を下げるだけです。

 人から送られてきた悪口・陰口メールも
 自分のところで止めて、いたずらに広げないようにしましょう。
 
 自分が書いているわけではないからと
 面白半分で別の人に送れば、結局、同調したことになり、
 “悪口を書いた人の一派”とみなされます。

 チェーンメールの類も同様です。


 人間関係からくるストレスは、誰しも多かれ少なかれ感じています。
 気の合う人とばかり仕事ができるわけでもありません。

 でも、悪口・陰口を書いて拡散し、溜飲を下げる
 という不毛なやり方ではなく

 苦手な人への接し方、かわし方を学ぶ機会と思って
 知恵を働かせ、コミュニケーションスキルを上げる
 方向に持っていく方が知的で建設的ではないでしょうか。



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 【しごび】 の お す す め
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 今回のメルマガを読んで
 日本語が難しいと感じる理由、まさに! と共感。
 だからこそ、読み取る力(想像力)が必要なんだと思う。


 第212号  言葉なんていい加減
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  【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】
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今週は、メールの送信ミスを防ぐ対策についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法               < メールの確認(5)>
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                        時間と心のゆとり

 今週は、文字の打ち間違いや添付のし忘れといった
 メールの送信ミスを防ぐための対策について述べてきました。


 先日、久々に
 メールの宛名を間違えているメールを受け取りました。

 顔を合わせ、名刺交換もしている相手なのですが
 自分へのメールの宛名が「神垣」ではなく
 「新垣」になっていました。

 漢字違いの「上垣」に間違えられることは
 これまで何度かあったのですが
 このケースは初めてで、驚きましたが
 新鮮でした。

 メールの内容が少々込みいっていたので
 宛名にまで気が回らなかったのかもしれません。


 このように、メール本文に気をとられていると
 宛名とか社名とか、
 もっとも基本的な項目の確認がおろそかになり
 そのまま送信、という事態がなきにしもあらず。

 本人は
 正しく書いたつもりでも、
 結果的に間違っている

 書き上げた文章を確認したつもりでも
 確認もれがある。

 データを添付したつもりでも
 添付されていない……

 こういった単純なミスが起きやすいのは
 時間と心にゆとりがないときです。

 早く連絡しなければ
 と「早く」の方に気をとられていると
 確認したつもりでも
 できていないことが多々あります。

 「急ぐ時ほど慎重に」というのは
 分かっていても
 実際に気持ちが焦っていると
 慎重さに欠けるのが現実。

 解決策としては
 「急がずに済む状況」
 を作りだすしかありません。


 今週、メルマガを書くにあたり
 「送信ミスを防ぐ心得」がテーマなのに
 文字の間違いがあったらシャレにならない!
 と思い、いつも以上に
 原稿確認を念入りにしました。

 振り返ってみても
 メルマガをまとめるのに時間がかかり
 配信時間が遅れているときほど

 いつもと同じように
 テスト配信をし、読み返し確認しているのに

 見落としている間違いがあり
 読者の方から指摘を受ける
 ことがありました。

 気が焦っているから
 気づくべき間違いに気づかないのです。

 しかし、今週は
 できるだけ前倒しで
 メルマガを書くようにして
 予約配信できる時間的なゆとりを
 作るように意識しました。

 自分で実践してみて
 ミスの防止には
 「時間と心のゆとり」が有効であると
 再認識。

 改善のきっかけは
 難しいことではなく
 普段の心がけを変えるという
 至極、簡単なことでした。



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 【しごび】 か ら お 願 い
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 今週は、メールの送信ミスを防ぐ対策についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法               < メールの確認(4)>
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                            間を置く

 メールを書き終えた後
 文面を確認する際
 ネックになるのが

 自分で書いたものを
 自分で確認しなければならないことです。

 同じ人物が書いて読むのですから
 書き上げて、慎重に読み返したつもりでも
 間違いに気づかなかったり
 見落としていることがあります。

 その解決策のひとつが
 前回、書いた「音読」すること。
 
 それができない場合は
 少し時間を置いてから
 読み返します。

 特に、クレーム対応、
 苦情や反論といった
 通常より感情的になりがちな内容のメールほど
 書いてすぐ送るのではなく

 少し時間を置いて
 もう一度読み返すことを
 お勧めします。

 書いてすぐは
 主観が勝って、メール文が「自分寄り」になっていることが多いので
 
 気持ちを静めてから
 客観的な目で
 もう一度読み返してみるのです。

 すると、
 「この表現ではきつすぎる」とか
 「この書き方では誤解されそうだ」という箇所が
 見えてきます。

 メールで互いを攻撃し合うのが目的ではなく
 相異点を確認し、次にどうすべきかを考えることが
 目的ですから
 お互いの事情を汲み取り、歩み寄る姿勢が必要。

 感情が先立つようなやりとりのときほど
 書き上げたメールは
 一度「保存」して

 気持ちを切り替えてから
 相手の立場で読み返し、整える
 という作業をしてみてください。

 書くことは「内省」につながります。

 自分のの主張や意見ばかり押し通していないか
 きちんとした理由や根拠なく
 一時の感情で相手を責めていないか

 書いて、読むことで
 確認してみましょう。



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 【しごび】 の お す す め
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 価格のことではありません。
 能力のことです。


 第192号 本当に高いのはどっち
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今週は、メールの送信ミスを防ぐ対策についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < メールの確認(3)
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音読のススメ

今週は、文字の打ち間違いや添付のし忘れといった
メールの送信ミスを防ぐための対策についてです。

メールを書き上げて終わり、ではなく
書き終えたら必ず読み返す。

読み返して、
間違いや文の通りが悪い箇所は
直してから、送信。

これが、ミスのないメールを送るための
一連の流れです。

このとき、可能であれば
声に出して読み返してみてください。

大きな声で読み上げる必要はありません。

周りの邪魔にならないよう
ぼそぼそっと
自分に聞こえる程度の声で十分です。

声に出して読み返し
読みにくくて詰まるようであれば
文の流れが悪いということですから
手直しします。

目で読み返すだけでも
確認はできますが

声に出して読むことで
間違いや文の流れの悪さに
気づく度合いが高まります。

何度も黙読するより
一度の音読で
確認する方が効率も良いので
ぜひ、試してみてください。

音読で読み返すのは
メールに限らず
手紙や長文の文章を書くよう場合にも
お勧めの文章確認法です。

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【しごび】 の お す す め
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単発受講も随時承ります。
男性の参加も大歓迎!

第3回は11月12日(木)開講です。

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今週は、メールの送信ミスを防ぐ対策についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法 < メールの確認(2)
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                      送信前に必ずすること

 今週は、文字の打ち間違いや添付のし忘れといった
 メールの送信ミスを防ぐための対策についてです。

 メールを書き上げた=完成 → すぐ送信

 という流れになりがちですが
 メールは「書き上げ」て、終わりではなく
 むしろ、そこからが本番です。

 書き上げたメールは
 送信する前に必ず
 読み返しましょう。

 読み返すときは下記の項目をチェック!

  □ 宛先の社名や人名は間違っていないか?
  □ 誤字・脱字はないか?
  □ 文の通り、流れは良いか?
  □ 「よろしくお願いいたします」など、
    同じ言葉を繰り返し使っていないか?
  □ 無駄な表現はないか、誤解を招く表現になっていないか?

 メールに限らず
 文章をどう書いていいか迷ったり悩んだりして
 書き上げるのに時間がかかる
 という声を聞きます。

 そういうケースでは
 書くのが遅いという以前に

 一回で完璧な文章、
 直さずに済む文章を書こうとして

 書き出す前に、あーでもないこうでもない
 と、頭の中で文章を考え過ぎているのが
 一因。

 最初から完成させようとするのではなく
 まず、頭の中を整理するつもりで
 考えや伝えたいことを
 書き出してみます。

 次に、読み返して
 言い回しや文の通りが悪いところを直し
 「整えて」いくのです。

 文章を頭の中で完成させて書き出すより
 ひとまず書いてから、読み返し、整える方が
 時間もかかりません。

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 【しごび】 か ら の お 礼
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 早速、【まぐまぐ大賞2015】
 「仕事美人のメール作法」を推薦してくださった
 読者の皆さん、ありがとうございます。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メールの確認
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                         後で気づく間違い

 急いで書いて、慌てて送信したメール。
 送信後に読み返すと
 誤字脱字があったり
 文の意味が通らなかったり
 ファイルを添付し忘れていたり……

 ということに気づき
 再度、メールを送り直す。

 こうした経験は
 誰しもあると思います。

 かくいう私も
 10年も当メールマガジンの配信を続けていながら
 未だに、文字の入力間違いを
 読者の方から指摘される始末。

 言い訳にしかなりませんが
 メルマガ記事を配信する際は

 毎回、必ずテスト送信をし
 1回以上、読み返してチェックするのですが

 直したつもりの文字が直っていなかったり
 間違いに気づかないまま配信してしまう
 ことがあります。

 記事を書くのに時間がかかり
 焦って配信したときや

 途中で電話が入ったりして
 集中力が途切れたときなど

 気持ちにゆとりがないときに
 うっかりミスが起こりやすいです。

 では、どうすれば
 こうした打ち間違いや
 添付し忘れを防ぐことができるのか……。

 特別なテクニックもマジックもなく
 一にも二にも
 メールを書き終えた後の「確認」を怠らない
 ことに尽きると思います。

 今週は、私自身の反省を踏まえ
 メールの送信ミスを防ぐための対策を
 考えていきたいと思います。

◇─────────────────────────────────◇
 あ と が き
◇─────────────────────────────────◇
 
 今年もまた
 始まりました!

 日本一のメルマガを読者の投票で決める
 【 まぐまぐ大賞2015 】!
 

 昨年は、ご投票くださった読者の皆さまのおかげで
 【仕事美人のメール作法】は
 無料部門「ビジネス・キャリア」カテゴリで2位に
 入賞することができました。
 
 ありがとうございました。
 とってもうれしかったです。
 
 今年もぜひ、
 当メールマガジンを応援してください。

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 メルマガタイトルやマガジンIDが自動入力されて
 便利です。
 
 ちなみに
 メルマガタイトルは 「仕事美人のメール作法」
 マガジンIDは 「0000146166」
 です。

 今年もどうぞよろしくお願いいたします。

 推薦締切りは、11月30日(月)18:00 ですよ~!

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