今週は、読者の方からの質問に回答します
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 仕 事 の メ ー ル 作 法 < 読者からの質問(4)
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                     CCされている相手への返信

 <読者からの質問> ———————————————-

  資料を送付してほしい、という旨のメールが
  客先の担当者からあったのですが、
  そのメールにはその会社の本部長と担当課長のアドレスも
  CCされていました。

  返信するときは、そのまま「全員に返信」すればいいのでしょうか?
  それとも、CCされている担当者の上司の名前も宛名に書いて
  送った方がいいのでしょうか?
                           (読者 S.Iさん)
 ——————————————————————-

 客先の担当者は、
 S.Iさんへ資料送付を依頼したことと、
 それを受けてS.Iさんから送られてくる資料を
 上司と共有するために「CC」でメール送信したと考えられます。

 相手が求めているのは、
 S.Iさんが返信するメールに
 必要な資料が添付され
 担当者とCCされている2人の上司に
 確実に届くことです。

 したがって
 返信の際の宛名は担当者名だけとし、
 そのまま「全員に返信」で差し支えありません。

 1対1のメールのやりとりの途中から、
 特定の人にメールを同報する必要があれば、
 「○○様へも同報します」
 といった一言を冒頭に添えるとよいでしょう。

 注意しなければならないのは、
 相手以外の人物がCCされているのを見落として、
 相手のみ返信してしまうこと。

 あるいは、CCする必要のない相手まで
 CCに入れてメールをやり取りすることです。

 必要なメールが該当者に確実に届き、
 不要なメールが無関係な人に届かないよう
 よく考えてからメールのやりとりをする必要があります。

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 1年半ぶりに開催します!

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      【しごび トーク・カフェ】VOL.29
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       ひろしまオペラルネッサンス合唱団員
         山持真美 さん
https://www.facebook.com/events/1640830632890013/
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  テーマ:「歌のない人生なんて!?
       わたしがオペラのコーラスを続けるわけ」     

  日 時  2017年 2月10日(金) 19:00~21:00

  会 場  神垣あゆみ企画室
      (広島市中区国泰寺町1-9-27)

 ゲストは、ひろしまオペラルネッサンス合唱団員の
 山持真美さんです。

 山持さんは、学生時代に声楽を学び
 会社員を続けながら16年間毎年、
 オペラのステージに出演を続けている女性。

 当メルマガの長年の読者でもあります。

 彼女と知り合って、わたしはオペラを初めて観に行きました。
 今回のトークカフェを通じて、
 読者の皆さんがオペラに触れるきっかけになればいいな
 と思っています。

 詳細は改めて告知しますが、
 まずはお知らせまで。

記事全文を読む

今週は、アンケートの声をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 上司からの困ったメール(4)
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転送やCC

先日、読者の皆様に呼びかけた
「上司からの困ったメール」。
ご回答いただいた読者からの声をご紹介しています。

▼転送
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夜中に届く備忘メール。
クライアントとのやり取りが、コメントなしでそのまま転送されてきます。
翌日「あのメールは・・・」と確認するのが日課です。

秘書的役割を担っているため、仕方ないと理解はしていますが、
スマホ導入により、いつでもどこでもメールチェックできてしまうので、
内容によっては夜中に目にしてドキドキしたまま、朝を迎えたり・・・。
(東京都 40代 女性)
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▼CC
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直属上司ではないですが、他部署の役職者からのメールです。

1.ccの人数がやたら多い(20~30人)
2.本文が長い(ひとつひとつの文章も長い)

ダブルパンチです。まず、読む気がおきなくて困ります。

やんわり指摘しても全く気づいてもらえないのが一番困るかもしれません。
4月入社の新人には「困ったさん」にならないように
しっかり教育していきたいです。        (愛知県 40代 女性)
——————————————————————–

意図の分からない転送メールや、長くて複数人宛のCC。困ります。

転送ボタンを押しさえすれば、自分宛のメールも簡単に転送できますが
読んでも意図が分からなければ、転送されたメールは宙に浮いてしまいます。

CCも同様で、要領を得ない長文メールが複数の人に一斉送信されるのは、
内容次第では「社内の迷惑メール」とみなされる可能性も
(それにしても20~30人というのは確かに多い)。

転送もCCも、送信する側の目的・意図が
受けとる側にきちんと伝わってこそ意味をなします。

「読めばわかる内容」なのか
「補足しないとわからない内容」なのか
「どこまでの人に伝えるべき内容」なのかを
まず判断して、転送や一斉送信する必要がありそうです。

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今週は、同報メールについて取り上げます。

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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 同報メールの作法(2)
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今日は「CCで送信の留意点」です。

▼ CCで送る前に気をつけたいこと
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
昨日も書きましたが、CCで送信した場合、同報で送信したすべての相手の
メールアドレスがメッセージのヘッダーに表示されます。

CCした相手が見知った者同士なら問題ありませんが、そうでない場合は、
アドレス流出の原因になりかねません。送った側にはそんなつもりはなく
ても、CCで流したアドレスが「なりすまし」や迷惑メールの対象にされる
こともあり、トラブルの元。

CCで送信する場合は、相互に名前やアドレスを知らせるのが適切かどうか
今一度考える必要がありますね。

▼ CCへの返事の有無
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
CCで送るメールは、確認用や参考にメール内容を伝えておきたい場合に使
用されることが多いです。

ですから、CCで受け取ったメールは、必ずしも返事を求められているわけ
ではないこともあります。読むだけでよい場合、返事が必要な場合、さら
に、誰に返信するか、その都度、同報の目的と流れを見て判断を。

CCで同報配信する相手が多すぎるのも考えもの。頻繁にやりとりするよう
な場合はメーリングリスト化したほうがいいですね。

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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 同報メールの作法
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今日は「同報メールとは」です。

▼ CCとBCC
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールソフトの基本機能であるCCとBCC。今一度、その意味をおさらいし
てみましょう。

CC(Carbon copy)は、同じメールを本来の宛先以外の複数の宛先にも付随
して送信するメールのこと。送信時には「CC」の欄に同報する相手のアド
レスを入力します。

CCでメールを送信した相手には、メッセージのヘッダーにすべての受信者
のアドレスが明記されるのに対し、送信する相手に同報先を知らせたくな
い場合に使用する機能がBCC(Blind Carbon copy)。送信時に「BCC」の
欄に入力したアドレスは、それを受信した側には表示されません。

▼ CCの相手全員に返信が必要か
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
他の部署の人に直接メールを送るときは、必ず上司にもCCで送るルールを
設けている会社もありますね。BCCは、ニュースメールやメールマガジン
を特定の相手に送信する場合などに使用されます。

私はつい、CCを見逃してしまい、返信ボタンを押して初めて気づくことが
あります。CCの相手全員に返事をする場合はメールソフトの「全員へ返信」
で返信を。

返信がCCの相手すべてに必要かどうかは、その都度判断することになりま
す。用件によっては、返事をする必要がない相手も含まれる場合もあるで
しょう。もちろん、全員への返信がローカルルールになっている場合はこ
の限りではありません。

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