今日は「続くメール」についての3回目です。
◆―――――――――――――――――――――――◆
仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 ＜ 続くメール（3）＞
◆―――――――――――――――――――――――◆
エンドレスに続くメールの応酬の解決法、最終回です。
▼ 「これで終わり」を自分から示す
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
エンドレスのメールを「エンド」にするには…
実際は、悩むところですよね。
私的なメールは特に、これで終わりと思っていても、応えてくれた相手の
気持ちがうれしくて、ついまた返信ということもあります。
エンドレスになりそうな時、私は、率直に「これで最後にしますね」とひ
とこと添えることにしています。
「これで終わりですよ」と暗に知らせるフレーズとしては、ほかにも
「では、おやすみなさい」
「また、お会いできることを楽しみにしています」
「今から、外出（仕事）するので、これで終わりにしますね」
などを最後にもってくるのです。
こういう書き方もあります。主に仕事のやりとりで使う方法ですが、
「もし、上記の内容をご理解いただきましたら、返信は不要です」
「もし、上記の内容で不都合がありましたら、お知らせください。
ご了解いただけましたら、返信は不要です」
つまり、問題点があったときのみ返信をお願いするわけです。私的なメー
ルでも、「返信は不要ですよ」と書かれていると、気が楽です。でも、そ
ういう時ほどうれしくて返信してしまうものですが…ね。
▼ 返信の有無より、相手の状況を考える
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
お客さま（仕事の依頼主）に対して、メルマガなどでキャッチした参考情
報を送ることがあります。
私の場合、気づいた時にすぐに送っておかないと、自分自身が忘れてしま
うので、そうするのですが、相手からの返事はハナから期待しません。
相手にとって有益な情報な場合は、たいがい返信があります。返信がない
場合は、忙しくて見ていないか、参考にならなかった、のどちらか。だか
ら、返信は求めません。
お客さまに対して、私が決めているルールは次の通りです。
１）自分から出したメールは、自分のメールでしめる。
一往復半の法則ですね。
２）相手からのメールには必ず返信する。
「承りました」「ファイルを受領しました」など、読んだ意思表示を
とにかく示します。
３）逆に、自分から送信してお客さまから返信がなくても気にしない。
どうしても回答が必要だったり、確認を要する場合は、メールを待つ
より電話した方が確実で話が早いです。返信がないときは、忙しくて
返事をするどころではないか、相手にとって回答するまでもない内容
だったということ。執着するより切り替えが肝心！
返信がなくて当たり前、あっても1行、という相手から、たまに8行くらい
返信があると、わざわざ書いてくれた内容の重要さわかりますし、単純に
気持ちとしてうれしいものです。
私的なメールはもっとゆるく考えていて、返信の代わりに相手のブログや
掲示板に書き込むこともありますね。
▼ 返信のルールは自分で決める
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
メールはあくまで伝達手段。気持ちを100％伝えることなんてできないと
思っています。対話の一手段ではあってもすべてではない。
相手を不快にさせない心づかいは最低限必要としても、返信がないから冷
たい人、必ず返事がある人がいい人、とは私は思いません。自分自身、相
手への思いはあっても返信できるときとそうでない時があるからです。
メールは、来たら返す、という一往復のやりとりを基本に、どう続けるか
は自分なりの返信のルールをもとに、相手の状況に合わせて対応するのが
自然ではないでしょうか。
読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ 世界の旅ごはん」5月13日刊行。
神垣が企画・編集を担当しました。
7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。
書けるいい女になりましょう。大和言葉で書く一筆箋講座「行書コース」開講
2005年創刊！ ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中。
「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました！
iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】
取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室
