「書き方ひとつ」でこんなに違うメール作法です。

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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法     < 書き方ひとつ >
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                 好感度がアップする書き方

▼ 忘れちゃならない、書き出しのお約束
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キャリアのある女性読者からいただいた相談です(抜粋)。

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性格なのでしょうか、会話もメールも表現がストレートらしく、相手を引か
せてしまうのです。
私なりに勉強して気をつかっているつもりなのですが、自分ではどこをどう
なおしたらよいのかわかりません。助言をいただければ幸いです。
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回りくどい言い方より、はっきりストレートに言う方が何ごとも分かりやすい
ですよね。特に仕事の場合。ただ、言い方一つできつくも優しくもなるので、
気をつけたいところです。

上記の相談があった読者のメールには、別段、引いてしまうような“ストレート”
な表現は見当たりませんでした。ただひとつ、気になったのは……

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○○様

はじめまして。●●です。
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といった書き出しがなく、いきなり用件が始まっている点でした。

・誰宛のメールなのかを明確にする
・ひとことあいさつ(朝・昼・夜のあいさつや「はじめまして」)
・自分の名を名乗る(誰からのメールなのか所在を明確に)

この3点がないと、受け取る側は唐突、あるいは高飛車な印象を持ちます。
初めてのメールはなおさらで、たったこれだけのことですが、メールの冒頭に
入れるように意識するだけで、読み手の印象は変わります。

▼ 言い方ひとつで好感度アップ
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できる・できないの回答、依頼、打診、確認など、用件はあくまで率直に。
でも、気をつけたいのが言い回しです。

たとえば、相手に指示を出したり、依頼する場合
「~してください」よりも
「~をお願いします」「~していただけますか」
としたほうが感じは良いです。「です」が続いたら「ですね」を合間に入れる
とか。

私もよくやる失敗ですが、メールの場合、ピシッと強く言い切ってしまうと、
送り手が思う以上に読む側には冷たく響いてしまうことがあります。状況に応
じ、言い回しをソフトに、婉曲に書くようにすると相手に与える印象も変わり
ます。

発注する側、受注する側も仕事をするうえでは対等。「仕事を出してやってい
る」という気でいると、言葉や態度にも出てきます。お互い気持ちよく仕事を
進めていくためにも、言葉づかいには気を配りたいものです。メールに限らず、
話す時も同様ですね。

 

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