すっきりスリムなメールの書き方の最終回です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールのダイエット(5) ＞
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究極のダイエット法！
▼ 読み返してぜい肉チェック！
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メールをすっきりスリムにするのにテクニックは要りません。
誰にでもできます。書いた文章を一度読み返せばいいのです。
ダイエットする時も鏡の前でボディチェックするように、書いた文章をも
う一度読み返して総点検。言葉の繰り返し、不要な接続語や修飾語、遠ま
わしな言い方やあいまいな表現といった「ぜい肉」が見つかります。
メールに限らず、ビジネス文書も企画書も、一度書いたものを読み返す習
慣をつけましょう。
長い文章を書くと、すぐには冷静に自分の書いたものをチェックできない
ことがあります。そんな時は少し時間を置いて読み返します。メールであ
れば深夜に書いたメールはすぐ出さず、翌朝に読み返してみてください。
まず、そのまま出せるメールはありません（経験者は語る）。
▼ 書いてから、引き締める
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メールの文章に大切なのは、表現のうまい下手ではありません。最も言い
たいことを相手に分かりやすく簡潔に伝えられるか、です。
最初からスリムな文を書こうとせず、一度まずは書いてみて、書いたもの
は読み返す、その習慣をつけること。
相手はどう読むか、どう感じるかを意識して読み返せば誤解を招きそうな
表現、余分な言葉が必ず見つかります。無駄な言い回しや言葉というぜい
肉を削ぎ落とし、引き締める、その繰り返しです。
もう一つ、気に留めておくと良いのが文章の「リズム」。
センテンスは短めに、一文の最後の表現を同じ調子にならないように工夫
するだけで、文章の歯切れがよくなります。
「です」「ます」や「である」ばかりで書き立てるのではなく、体言止め
にしたり、「ですね」と呼びかけるような対話調にしてみたり…。文尾が
一本調子にならないよう変化をつけると、見違えるようなテンポのある文
章に変わるんですね。
私見ですが、音楽好きな人は文章にリズムのある人が多いです。常に音を
意識しているからかもしれません。
「推敲」に相当する英語は「polish ＝磨きをかける」。
普段書く文章だからこそ読み返してチェックする。その積み重ねが、タイ
トで的を射た文章を書く訓練になっていきます。
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