今週は、メールでの断り方を考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 断るテクニック（4）＞
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断る言葉いろいろ
▼ 婉曲な表現とフォローのひと言
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断る時に限らず、書き方ひとつで読み手の印象は変わります。
特に、メールの場合は、話すような感覚で気軽に書いたつもりでも、読み
手にはキツク冷たく感じられることが多いです。断りのメールならなおさ
らです。
しかも、電話や会話のようにその場で消えず、形として残る点が厄介。言
葉の選び方に注意を要します。
「だめです」「むりです」「できません」
という断りのフレーズ。単刀直入に切り込むのもひとつですが、婉曲な書
き方も覚えておいて損はありません。例えば、
「難しいです」「残念ですが、対応しかねます」「困ります」
直截的な表現でなくても、断りの意思表示はできます。
むしろ、断る時期を引き延ばしたり、その場しのぎのあいまいな表現でお
茶を濁す態度のほうがトラブルのもと。
断ったあと
「お役に立てず、申しわけありません」
「せっかく声をかけていただいたのに心苦しいです」
というフォローのひと言も忘れずに。
▼ きっぱりと、でも相手の気持ちも考えて
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では、あいまいな断り方とは。
「そのうちに」「またの機会に」「考えておきます」
これらは、社交辞令として使われることも多く、相手に気を持たせる表現
でもあります。特に勧誘目的の相手には隙を与えることになります。
断られた経験がある人ほど、断り方もうまいです。
断わられるのは、心情的にうれしいものではありません。気持ちをそいだ
り、傷つけることもあります。
きっぱり意思表示をすることは大切ですが、断りのメールを読む相手のこ
とも推し量り、自分がそう断られても気持ちよく受け止められる書き方を
考えてみましょう。意識するだけで、随分違います。
その始めの一歩が「書いたら、読み返す」でもあります。
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