今週は、これまで経験したメールの失敗談を書きます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　＜ 私の失敗談（4）＞
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ファイル名

ファイルの添付し忘れには気をつけているつもりですが、それ以上に注意
しているのがファイル名です。

一度に複数のファイルをメールに添付して送受信したり、ひとつのファイ
ルを修正して何度かやりとりするとき、ファイル名をきちんと順序だてて
整理しておかないと収拾がつかなくなり、トラブルの元になるからです。

慌てていると余計に自分でも混乱して、相手に送るべきでないファイルを
間違って送ってしまったり、清書する前の未完のファイルを送ってしまい、
あとで恥をかいた経験が少なからずあります。

自分のパソコンがWindowsで送信相手がMacの場合、ファイル名をローマ字
にしておかないと文字化けして何がなんだかわからなくなるため、ローマ
字書きでファイル名を統一し、相手にわかりやすい名称や番号を振って送
るようにしています。

私がしている工夫は次の通りです。

・ファイル名の頭に「070928」「9月28日」など、日付を入れる

・同じタイトルで修正が何度も入る場合は、「new」「新」「続」などの
文字を入れたり、修正を重ねるごとにファイル名に番号を入れる

・案件や項目ごとに専用のフォルダを作り、早めに整理して格納

特に画像を複数扱うときは、気を入れて整理しておかないと後になるほど
数が増えて整理するのが面倒になり、間違う確立も増えます。

「企画書」というファイル名が増えると、後で何の企画書かわからなくな
るので社名や案件名を入れ、ひとめで判断がつくようにするのもポイント。

自分が見てすぐわかると同時に、受け取った相手にもすぐわかること
を意識してファイル名を入れるようにしています。

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