今週は、好印象を残す文章の書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ 感じのよい言葉遣い（4）＞
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「できない」ことを伝える

連絡の行き違いや誤りで「聞いてないよ～」ということがあります。
そんなとき、

聞いてないので分かりません。

と返答したいところですが、
ここはもう少しきちんとした表現に書き換えてみましょう。

→　その件については分かりかねます。

この一文の前に
「申し訳ありません」のひと言を
一文の後に
「すぐ確認してご返答いたします」
というフォローが入ると申し分ありません。

気持ちの上では「無理です」「できない」という問題も、
一文にするときは
「できかねます」「対応が難しいです」
と書くとスマート。

さらに「残念ながら」「あいにく」「申し訳ありません」という
枕詞的な表現を添えると、表現全体が和らぎます。

否定や断りの気持ちを伝える文章は難しいです。

気持ちをストレートに書いてしまうと、口で伝える以上に
相手の反感を買ったり、気分を害すことになるので
婉曲で丁寧な表現を心に留めておきたいですね。

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