今週は、簡潔で分かりやすい文章の書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法          < ひと目で分かる文章(3)
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文章を区切る

書いているうちに、文章が長くなってしまうことがあります。
例えば、こんな感じ。

(例)
文章を書く際は、いたずらに文章を飾ったり、
名文を気取ったり、冗長な文章を避けることが必要で、
伝えるべきポイントを的確に、できるだけ短い文で表現するように
心がけるだけでなく、ひと目で内容が理解できて行動に移せるような
文章を書くことが大切です。

一文で一気に書いてしまうと、
結局、要点がぼやけて
何が言いたいのか分かりません。
上記の文章を内容ごとに区切ってみましょう。

(例)
文章を書く際、いたずらに文章を飾ったり、
名文を気取ったりする必要はありません。
冗長な表現も避けます。
伝えるべきポイントを的確に、
できるだけ短い文で表現することを
心がけましょう。

最初の文例にあった
「~するよう」「~でなく」「~であることが」などは、
文章をまわりくどくしやすいので、そぎ落とすとすっきりします。

ひと目で内容が理解でき、
行動に移せる文章を書くことが大切です。

(例)
お手数をかけて大変申し訳ありませんが、
弊社までご返送をお願いできればと思いますが、
いかがでしょうか。

この一文も一見、丁寧な感じはしますが、
長たらしくて気持ちが伝わりません。
接続助詞「が」で文章を一度切ると、すっきりします。

(例)
お手数をかけて大変申し訳ありません。
弊社までご返送いただけますか。

特に、お詫びを表す「申し訳ありません」は
「が」でつなげない方が得策です。
一度切って、改めて次の文章を書く方が、
お詫びの気持ちが伝わります。

<追記>

お詫びのメール文を「申し訳ありませんが」
でつなげてしまうと、
ついでに詫びている印象を与えます。

 
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