今週は、メールで好印象を残す言い回しについてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　 　　　　　　　　＜ 添えるひと言（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　感謝を伝えるとき

相手を誉めたり、賞賛するときに使うフレーズに
「さすが」
があります。

こう言われて悪い気がする人はいないのではないでしょうか。

急ぎの依頼に対応してくれた相手、
無理難題に挑んでくれた相手に
感謝の気持ちを伝えるとき

「ご対応、ありがとうございます。
さすが、○○さん。うまくまとめてくださり、感謝しています」

もっと懇意な相手なら

「さすがですね。バッチリです！」

という伝え方もあります。

この「さすが」には「期待通りのでき」「お願いしてよかった」という
安堵と信頼の気持ちが込められています。

相手に一目置くフレーズでもあるので
“良い仕事”をしてくれた相手にはどんどん使ってみると
いいかもしれません。

相手を認めるフレーズとしては
「確かに」
もあります。

「確かに○○さんのおっしゃるとおりです」
「確かにご指摘の通りですね」
などと使います。

「確かに」と相手の言い分を認めた上で、
こちらの意向を伝えるときは「ただ」「ですが」と続けることもできます。

はなから否定するより、一度「確かに」と受け入れてから
持論を述べるようにすると、
相手との摩擦が少なくて済むのではないでしょうか。

→　関連記事
【仕事のメール心得帖】「さすが」の使い方＜ 読者からのお便り ＞VOL.807

＜追記＞ 私は相手への賞賛や感謝を伝えたいときに 「さすが」を使っていました。 しかし、読者のかたから 「部下や後輩など、年下の相手に 『さすが』と言われるのは良い気持ちがしない」 という感想を頂戴し、そういう受け止め方もあるのか、 と考えさせられました。 「さすが」の意味は 評判や期待のとおりの事実を確認し、改めて感心するさま と辞書にはあります。 感想をくださった読者の方は 年下の相手から感心されるのは嫌という感情を 抱いたのかもしれません。 この読者の感想をきっかけに 目上の相手へのメールで 「さすが」という言葉を使うことは控えるようにしています。 メルマガ詳細

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今週は、メールで好印象を残す言い回しについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　 　　　　　＜ 添えるひと言（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　お詫びするとき

断りやお詫びのメールのとき、使うと感じの良いフレーズが
「せっかく」です。

誘われたけれど、ほかに予定があり参加できないとき
「せっかくお誘いいただいたのに
時間がとれず残念です」

相手からの依頼を断らざるを得ないとき
「せっかくお声かけいただきましたのに
ご期待に添えず申し訳なく思っています」

日程の変更を余儀なくされたとき
「せっかくお時間をいただきながら
こちらの都合で変更をお願いするする失礼をお許しください」

このように、ひと言「せっかく」を添えることで
本当は○○したいのに！　と残念に思う気持ちが伝わります。

断るときには
「残念ですが」を添えると
「せっかく」同様、○○したい気持ちはやまやまなのに…
というニュアンスが伝わります。

「残念ですが、今回は参加を見送ろうと思います」
「残念ですが、断念せざるを得ない状況です」
といった具合です。

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今週は、メールで好印象を残す言い回しについてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　 　　＜ 添えるひと言（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　打診するとき

　相手に打診するとき、使うと感じの良いフレーズが
　「もし、よろしければ」
　です。

　機会があれば、都合がつけば、何かのついでに
　お気に留めてくださいね
　そんなニュアンスがこのひと言に込められています。

　「当社の新商品です。もし、よろしければお試しください」
　「もし、よろしければご参加いただけるとうれしいです」
　「もし、よかったらご一緒にいかがでしょう」

　強引に事を進めようとすると、摩擦が起きたりするものですが
　「もし、よろしければ」と控えめな姿勢で相対すれば
　お願い事も受け入れてもらいやすくなります。

　例えば、すでに決まっていた日程を、こちらの都合で変更するような場合
　「もし、よろしければ、ご都合の良い日時をご指定いただけませんか」
　と相手に打診すると丁寧かつスマートです。

　「もし、よろしければ」に代わる言葉としては
　「差し支えなければ」があります。

　「差し支えなければ、ご連絡先をお知らせいただけますか」
　「差し支えなければ、お名前が確認できるものをご提示ください」
　と使います。

　「お差し支えなければ」という言い方もありますが、
　私は「差し支えなければ」の後に続く一文に「お」や「ご」をつける方が
　すっきりするように思います。

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今週は、メールで好印象を残す言い回しについてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　 　　＜ 添えるひと言（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　依頼や指示を受けたら

　チェーン展開している居酒屋やラーメン店で、掛け声のように
　使われている「よろこんで」。

　オーダーを受けたときなどに大きな声でそう叫ぶのですが、
　あまりに連呼しすぎると、言われる方も慣れてしまって、
　掛け声の一種としか感じなくなっているのは少し残念。

　でも、書き言葉ではまだまだ効果的に使えるフレーズです。

　仕事の依頼があったとき、
　「お引き受けします」「承ります」でも事は足りますが…

　「ご依頼、ありがとうございます。よろこんでお引き受けします」
　「○○様からのご依頼であれば、よろこんで担当させていただきます」

　上記のように「よろこんで」を添えると前向きな印象を与えます。

　依頼を受ける場合に、問題点や懸念材料があるような場合も…

　「あいにく26日まで出張のため不在にしております。
　　27日以降の対応でも問題なければ
　　よろこんで担当させていただきます」

　このように「よろこんで」を添えることで、
　条件や問題点がクリアできれば十分な対応が可能ですという
　「前向きな姿勢」をアピールできます。

　書き言葉で「よろこんで」を使う場合は、
　「よろこんでお引き受けします」
　「よろこんで対応いたします」
　「よろこんで担当させていただきます」
　と、「よろこんで○○する」と結びの文章で締めくくる方が
　丁寧で収まりがよいようです。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　 　　　　　　　　　　＜ 添えるひと言＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「ありがとう」のあとに

毎日、メールのやり取りをしていると、よく使うフレーズは辞書登録
しておいたり、お決まりの文面はフォーマット化し自分用の文例集を
作っておくと便利です。

ただ、ビジネス文例集を丸写ししただけの文章は読む側にもそれと分かり、
実際、型どおりの文面は冷たく感じられ、味気ないものです。

ある程度パターン化した文章にも気持ちを伝えるひと言を添えると、
たちまちメール全体の印象が和らぎ、血の通ったメールとして
相手の心に届きます。

今週は、そんな「添えるひと言」をご紹介していきましょう。

お礼や感謝の気持ちを伝えるときに使う
「ありがとうございます」。

「すみません」より「ありがとうございます」の方が
ずっと気持ちに響くことを当メルマガでもお伝えしてきました。

この「ありがとうございます」に「助かりました」のひと言を添えると、
さらに感じがよくなります。

資料や確認の催促メールを依頼した相手に
「早急にご対応いただき、ありがとうございます。
助かりました」

間違いの指摘やアドバイスをもらった相手に
「ご指摘いただき、ありがとうございました。
○○さんにお知らせいただくまで間違いに気づいておらず
大変助かりました」

といった具合です。
「助かります」「助かりました」には、
相手の行為や気遣いにより自分が救われたり、プラスの効用があった
ことを伝える気持ちがこもっています。

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