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今週は、読者からいただいた質問や意見をご紹介します。
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 仕 事 ‎の メ ー ル 作 法            < 読者からのお便り(2)
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                          書き言葉の読み

<読者からの意見>————————————————

「呼称の整理」等といった特集は、わたくしのような入社間もない
経験不足の者にとってはとても助かります。

ただ、一つお願いがあるのですが、
漢字の読み仮名をつけていただくことは可能でしょうか?

主にメールにて使われる敬語に関しては特に、
普段耳にすることがないので、
漢字が分かっても読み方が分からない場合があり、
いざメールでタイプしようと思っても
うまく書けない場合がよくあります。
読者 Iさん
——————————————————————

メールは基本的に書き言葉が中心になるので
Iさんのご意見のように、普段耳にすることのない
書き言葉特有の表現に出合うと
読み方が分からず戸惑うことがあります。

<呼称の整理(4)>を例にとり
書き言葉としてよく使われる語の読みを次に挙げてみましょう。

「私見(しけん)」「所感(しょかん)」「所見(しょけん)」

「ご高説(こうせつ)」「ご高見(こうけん)」「ご卓見(たっけん)」

「微力(びりょく)」「ご尽力(じんりょく)」

「ご高配(こうはい)」「ご芳情(ほうじょう)」

これはらはすべて、インターネットの辞書検索に漢字を入力すれば
読みが表示されます
(例えば、「goo辞書」 )。

ただ、一つ、自分で書いておきながら
読みが探せなかった言葉があります。それは…

「拙見」

インターネットの辞書関係や手持ちの漢和辞典などで調べたのですが
読みが表示されるものがありませんでした。

「拙著」「拙者」など、
自分や自分にかかわるものをへりくだって表現する際に使う「拙」と
「意見」の「見」を組み合わせた言葉が「拙見」なので、
読みも「せっけん」として自然と思うのですが…。

もし、「拙見」の正しい読みをご存知でしたら、
お知らせいただけるとうれしいです。
→ 「拙見」について< 読者からのお便り(4)>VOL.810

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今週は、読者からいただいた質問や意見をご紹介します。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法                        < 読者からのお便り
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                         「さすが」の使い方

「感謝を伝えるとき」のひと言として、
VOL.786でご紹介した「さすが」について
次のメールをいただきました。

<読者からの質問>————————————————

仕事美人のメール作法で「さすが」をどんどん使ってみると
いいかもしれません、とありました。

敬語を扱った本に「さすが」は相手を評価することになるので、
目上の方には使わない方がいいと書いてあったのを覚えています。
どの本かは忘れてしまいました。

ぼくが部下の仕事を助けたときに、「さすが、Oさん」と言われると、
君に言われたくないと内心思ってしまいます。

その代わりに、「おかげさまで助かりました。ありがとうございました」
と言われた方が、気分がいいです。

そのため、僕はあまり「さすが、○○さん」とは言わないように
気をつけています。

今回の例のように、さすがのあとに、
「うまくまとめてくださり、感謝しています」と付け加えれば
いいのでしょうか。神垣さんはどのように思われますか。

読者 H.Oさん
——————————————————————

H.Oさんのおっしゃるとおり、
「さすがですね」と部下に言われて、
同じような受け止め方をする人は少なくないでしょう。

上下関係のある社内では、
「さすが」は目上の人からかける言葉であり
目下の者から目上の相手には「評価」ではなく「感謝」の言葉を
伝える方が好ましいと感じました。

私の場合は、仕事の発注先から「さすが」と言われるとうれしいです。
君に頼んで正解だった、というニュアンスを感じるからです。
ですから、逆に私から仕事を依頼した相手にも「さすが」を使います。

いずれも相手を評価する意味合いの言葉ですが、
私は「賞賛」の気持ちを表す言葉として受け止め、使っています。

これは、社内と私のように個人で仕事をしている場合とでは
使い方に注意が必要ということでしょう。

目上の相手には、H.Oさんが書かれているように
「おかげさまで助かりました。ありがとうございました」
と感謝の言葉を伝える方が感じがよく、適切だと思います。

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今週は、メールを締めくくる最後の一文についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < 続・結びの文(5)>
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応用してみる

今週は、メールの最後に添える締めくくりの一文について
ご紹介してきました。

つまるところ、やりとりする相手との親密度や立場により、
結びの一文も変わってくるものと思います。

同じ用件で、やりとりが続く相手とのメールでは、結びの文も
「承りました。
早速、打診してみます。」
これで終わりということもあります。

定番フレーズは取り払って、これからどう動くか、どのように対処するか
を伝えるだけで事足りるからです。

「後ほど、改めてご連絡します。」という一文
懇意な相手には「ご連絡しますね」と「ね」を入れるだけで
親近感がわくこともあります(多用は禁物ですが)。

▼ 工夫を施し、最後に印象づける
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
取材の打診も、本来は電話でするのですが
相手が多忙でなかなかつかまらない。
概要だけでも目を通してほしい。
そんな場合は、次のような締めくくりにすることもあります。

「メールでは失礼かと思いましたが
雑誌の内容や、取材の意図などをご理解いただきやすいかと考え
敢えてメールにてご連絡いたしました。」

ビジネス文書でいうところの
「略儀ながら書中をもってお願い申しあげます」という一文を
状況に合わせ、メール用にアレンジして表現したのが上記の文です。

結びの文として便利な
「取り急ぎ~まで」「まずは~まで」を少し変化させ
「遅ればせながら、お礼まで」
というフレーズも私はよく使います。

例文どおりだったり、紋切り型で終わらせず
その時々に応じて変化をつけたり、言い回しを変えてみる。

そんな工夫ができれば、
感じの良いメールとして印象に残るのではないでしょうか。

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今週は、メールを締めくくる最後の一文についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < 続・結びの文(4)
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返信を促す

今週は、メールの最後に添える締めくくりの一文についてです。

相手からの返信を求める場合の結びの一文としては…
「ご連絡をお待ち申しあげております」
「ご連絡をお待ちしています」

というのが一般的なところでしょうか。
「ご連絡」を「ご返事」に書き換えてもいいですね。

所定事項についての返信がほしい場合は…

「参加の可否について、ご返信いただければ幸いです」
「参加の可否について、ご返信いただけるとうれしいです」

「ご返信いただけるとうれしいです」は
「幸いです」よりカジュアルな表現なので、
懇意な相手に使うことが多いです。

親しい相手には「うれしい」というような、
こちらの感情を伝える表現を使うと親しみがわくものです。

前後しますが、「ご連絡、心からお待ちしております」という一文の
「心から」も、心待ちにしている気持ちや期待感を伝える表現です。

▼ 期日を指定するなら、その前に…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
期日を指定する場合は…
「お忙しいところ恐縮ですが、4月30日までにご返信をお願いいたします」
「お手数ですが、4月30日までにご返信いただけると助かります」

文頭に「恐縮ですが」「お手数ですが」を枕言葉的に添えると、
文章全体が和らぎます。

返信を促す一文は手紙でも使いますが、
メールで使う頻度の方がより高いのではないでしょうか。

送ったつもりのメールが届いてない場合もあるので
仕事のやり取りでは、返信を求められなくても
「ご連絡、ありがとうございました」と返しておくと
送信した相手は安心します。

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今週は、メールを締めくくる最後の一文についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法              < 続・結びの文(3)
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                              ~まで

今週は、メールの最後に添える締めくくりの一文についてです。

「とり急ぎ~まで」というフレーズもよく使いますね。

文字通り、急ぎで用件のみ伝達する場合は、
このひと言さえあれば失礼な感じがしません。

むしろ、メールを受け取る側にも切迫感が伝わり、
「これだけは伝えたくて」というこちらの状況を読み取ってもらえる
のではないでしょうか。

「とり急ぎ、ご連絡まで」
「とり急ぎ、お知らせまで」
という一文を私はよく使いますが、

「とり急ぎ、ご報告まで」
「とり急ぎ、ご照会まで」
というフレーズもあります。

▼ 「~まで」を「申しあげます」にすると丁寧に
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「とり急ぎ」に代わる言葉としては「まずは」。
「とり急ぎ」ほど急いでいる状況ではないけれど、
これといった結びの一文が見あたらないとき、便利なフレーズです。

「まずはご報告まで」

上記の「ご報告」に当てはまる言葉には
「ご連絡」「お知らせ」「ご参考」「ご照会」
があります。
私は「まずはご一報まで」もよく使います。

この「とり急ぎ~まで」や「まずは~まで」を丁寧に書く場合は
「まで」を「申しあげます」に書き換えるとよいでしょう。

社内向けのメールの場合は、
「とり急ぎ~まで」や「まずは~まで」を使わずとも
「以上」で事足りることも多いです。

 
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今週は、メールを締めくくる最後の一文についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法                         < 続・結びの文(2)
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                                                                                            ~のほど

今週は、メールの最後に添える締めくくりの一文についてです。

ビジネスメールの結びの文として、頻繁に使うフレーズに
「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」
があります。
文字通り、検討事項をメールで提示したときに添える一文です。

このように
「~のほど、(よろしく)お願いいたします」
という一文はほかにもいろいろあります。例えば…

文書や資料をメールに添付した場合は
「資料を添付しましたので、ご査収のほどお願いいたします」

今後のおつきあいを願う定番フレーズとして
「今後ともお引き立てのほど、よろしくお願い申しあげます」
「今後とも指導ご鞭撻のほど、お願い申しあげます」

▼ 使わない方がすっきりする場合も
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
ただ、何にでも「~のほど」をつければいいというものでもありません。

相手からの指示を仰ぐ場合は
「ご指示のほど、よろしくお願いいたします」
よりも
「ご指示をお願いいたします」
の方が文章としてすっきりします。

文書や提案書など、相手に確認してほしい内容の場合は
「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」
よりも
「ご確認をお願いいたします」
で十分ではないでしょうか。

 
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