今週は「メール作法アンケート」の結果についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 返信の際の引用(2)>
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元のメールを引用する利点
【仕事美人のメール作法】のコミュニティを使い、
【しごび】流「メール作法アンケート」第一回のテーマは
「返信の際の引用」についてでした。
▼結果の詳細はこちら
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回答者の約三分の一のかたが「元のメールをそのまま引用する派」でした。
実際のところ、OutlookExpressをはじめとするメールソフトの多くが
返信時に元のメール本文を自動的に引用する設定になっていますよね。
前の文を引用すると良い点としては、
やり取りの記録を残せることです。
「元々自分がどんな文面を書いたかを、
いちいち探し回らないといけないのは面倒ですから。
少なくとも業務に使うならそうした方が良いかと」
(シンタニタカシさん)
「仕事関係のメールの場合は、これまでの経緯が分からないと
トラブルが生じるおそれがあるのでそのまま引用します」(dps さん)
「受け取る側が以前のメールの内容を確認しやすいから」 (bebeさん)
私も次のようなメールの場合は、全文引用してやりとりを続けています。
・メールの返信に時間が経過してしまった(間が空いた)場合
・確認のため、やりとりの経過が分かった方が良い場合
・メールの用件について追加事項、関連事項を送る場合
特に、当メルマガへいただいたお便りに返信する際、
その日中に返信できなかった場合は全文引用して返信しています。
返信に間が空くと、送った側もどんな内容のメールだったっけ、と
忘れていることもあるので。
(ごく稀ですが、感じの悪いメールをもらったときも、
相手のメールを全文引用して返信することがあります)
引用することで、メールがどんどん長くなっても
後で確認するために残すということもありますね。
そのときは見なくても、いざ、確かめたい内容を探すときは
経過が分かると助かります。