今週は「メール作法アンケート」の結果についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法       < 返信の際の引用(2)
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                     元のメールを引用する利点

 【仕事美人のメール作法】のコミュニティを使い、
 【しごび】流「メール作法アンケート」第一回のテーマは
 「返信の際の引用」についてでした。

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 回答者の約三分の一のかたが「元のメールをそのまま引用する派」でした。
 実際のところ、OutlookExpressをはじめとするメールソフトの多くが
 返信時に元のメール本文を自動的に引用する設定になっていますよね。

 前の文を引用すると良い点としては、
 やり取りの記録を残せることです。

 「元々自分がどんな文面を書いたかを、
  いちいち探し回らないといけないのは面倒ですから。
  少なくとも業務に使うならそうした方が良いかと」
                       (シンタニタカシさん)

 「仕事関係のメールの場合は、これまでの経緯が分からないと
  トラブルが生じるおそれがあるのでそのまま引用します」(dps さん)

 「受け取る側が以前のメールの内容を確認しやすいから」 (bebeさん)

 私も次のようなメールの場合は、全文引用してやりとりを続けています。

 ・メールの返信に時間が経過してしまった(間が空いた)場合
 ・確認のため、やりとりの経過が分かった方が良い場合
 ・メールの用件について追加事項、関連事項を送る場合

 特に、当メルマガへいただいたお便りに返信する際、
 その日中に返信できなかった場合は全文引用して返信しています。
 返信に間が空くと、送った側もどんな内容のメールだったっけ、と
 忘れていることもあるので。

 (ごく稀ですが、感じの悪いメールをもらったときも、
  相手のメールを全文引用して返信することがあります)
 
 引用することで、メールがどんどん長くなっても
 後で確認するために残すということもありますね。
 そのときは見なくても、いざ、確かめたい内容を探すときは
 経過が分かると助かります。

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