今週は「メール作法アンケート」の結果についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 返信のタイミング(5) ＞
◆─────────────────────────────────◆
その他の回答
今週は、【しごび】流「メール作法アンケート」として実施した
「返信のタイミング」についての回答をもとに構成してきました。
アンケート結果で、回答の多かった
「優先順位を決めて、その都度判断して返信」と同数だったのが
「その他」（31%）という回答でした。
「仕事は現在休職中ですので、プライベートに関してのみの
お答えになるのですが、基本的に自分の都合を最優先してます。
もともと、自分の都合に合わせてやりとり出来るのが、
メールの良さだと思っていますので。」（ogitti さん）
「自分の都合」というのは、パソコン前にいるかいないか、とか、
返信の時間があるかないか、ということでもあるかもしれませんね。
「内容によります。
（1）仕事関係の場合
単なる受領確認などのとき：即返信
返事に時間のかかる内容のとき：どんなに遅くても1時間以内
（1時間たってもはっきり返事ができない場合は「少々お待ちください。
いついつまでにご返答させていただきます」的なメールを送る）
（2）プライベートの場合
まちまち（早ければ即返信ですが、遅い場合でも翌日）」
（dpsさん、tateyamaさん）
上記のように「その都度判断」の自分なりの基準を決めておくのも
いいですね。
私も仕事関係とプライベートメールでは返信のタイミングは異なります。
▼ 返信はメールとは限らない！？
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
ユニークだなと思ったのが次の回答です。
「相手、内容、タイミングでいろいろです。
だいたいチェックする時間は決めていますが、『だいたい』」ですし。
もっとも、『ややこしい』相手の場合、
ヘッダを見てメールが来た経路を確認→居場所を憶測→対応決定
（メールに気づいた時点で、「内職」状態でメールをくれていた場合、
電話には出られないので会話のように一言を素早くメール。
自宅からなら電話。
外でちょっとＰＣを使わせてもらって…なら、時間があいてもいいので。
きちんとメール―アドレスは全部同じなので、
From では判断がつきません）」（しょうさん）
ヘッダとは、メールに付いている送受信に必要な情報のことです。
上記にある「From」とは、メールの差出人名のことですね。
ヘッダを見て、経路確認してから対応を判断というのは、
芸が細かいというか、「そういう方法もあるのか！」と目からうろこでした。
※Outlook Expressでヘッダー情報を見るには、受信メールを右クリック⇒
メニューの「プロパティ」を選択⇒「詳細」タブを開くと
見ることができます。
そのほかに面白いと思ったのが、次の回答です。
「急ぎのメール、優先順位の低いメールは即レスしておきます。
が、ちょっと内容を考えないと書けないようなメールは
時間をかけて返信しています。」（偏食の嬢王様）
「優先順位の低いメールは即レス」というのは、即答できるメールとも
いえそうですね。優先順位＝メールにかける手間と捉えることもできます。
「私も重要度・緊急性で区別します。
頂いた後すぐ、返事の「下書き」書いて保存して
おきます。その後読み返して、必要な修正をして
発送。微妙なものは各所調整の上電話で相手と直
接話す事を心がけます。」（○ささん）
しょうさんの回答にもありましたが、メールの返信はメールであるとは
限らないということですよね。
状況によっては電話で連絡するほうが、確実に用件が伝わる
ということもあります。
【しごび】アンケートへご回答いただいたみなさん
ありがとうございました！
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。
最新刊！ 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』
その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信！
【仕事のメール心得帖】有料版 登録はこちらから
