今週は、うっかり間違いやすい言葉についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法             < 間違いやすい言葉
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                    「極め付け」か「極め付き」か

思い込みやうろ覚えのまま、文字を入力してしまうことがあります。
パソコンで入力すると、それっぽい漢字や言葉に文字変換されるので、
気にも留めずそのまま使ってしまうことも多いです。
今週は、そんな間違えやすい言葉を取りあげていきたいと思います。

対応に遅れを取ってしまいました。 ×
対応に後れを取ってしまいました。 ○

「遅れ」は時間の早い・遅いを表すときに使い、
「後れ」は物事の後先を表すときに使用。
「後れを取る」とは、他に先んじられることを意味します。

極め付けの良書です。 ×
極め付きの良書です。 ○

本来は「極め付き」ですが、「極め付け」と混同して使われていること
が多いです。
「極め」とは、書画や刀剣にその価値を鑑定・証明する「極め書き」
「極札(きわめふだ)」のこと。
極めを付けることから転じ「定評があるもの、高い評価を受けている
もの」を「極め付き」と言います。

ですが、「極め」を「極み、極限」と捉え、
「その上、さらに」「挙句の果てに」という意味合いで使われて
いることが多く、次のような表現をよく目にします。
極め付きは豪華なお土産
散々だったうえ、極め付きに帰りは渋滞

剣もほろろな対応   ×
けんもほろろな対応  ○

「けん」は剣ではなく、本来の意味は雉(きじ)。
「ほろろ」はその鳴き声を指します。

「けん」を「慳貪(けんどん)」にかけ、頼みや相談などを冷淡に断る
さまを意味します。

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今週はメールの送信ミスについて考察します。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法         < 送信間違いを防ぐには(5)
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                            読者の事例

送信ミスを防ぐ方法として、読者のかたからもご意見をいただきました。
ご紹介しますね。

<読者からのお便り-1>——————————————–

「確認のひと手間」ですが、僭越ながら私の場合をお話させてください。

私が仕事で使っているメーラーは、【送信】ボタンを押した後、
「確認画面」が出ます。

「(件名)のメールを送信しますか?」というタイトルと
「送信」「キャンセル」「下書きへ保存」「再編集」の選択ボタンが
現れます。

私は、どんなに急ぐメールであっても、可能な限りこの確認画面で
「再編集」を選ぶようにしております。
再編集ボタンを押すと、送信ボタンを押す前の編集画面に戻るので、
再度メール内容、送信先を確認するようにしております。

今朝のメルマガにある「ひと呼吸おく」をこのツールで利用しているのです。
メーラーに依存している機能なので、すべての人に使えるものでは
ありませんが、過去にこの「再編集」のおかげで命拾い(?)をした思いが
幾度もあります。

男性読者 A.Hさん
——————————————————————

上記のメールは、6月23日配信の「確認のひと手間」
に対していただいたものです。

Webサイトで見かける投稿用や問い合わせ用のフォームも、この方式で
送信前に一度、確認画面が出てきますよね。

自分で確認する場合は意識していても、慌てているときには確認せずに
送信してしまいがちです。
このようなシステムを利用して、半ば強制的に確認する習慣をつけると
送信ミスはぐっと軽減されるのではないでしょうか。

もう一つ。6月25日配信の「アドレスの入力」
に対して次のメールをいただきました。

<読者からのお便り-2>——————————————–

本日の、送信間違いを防ぐための方法ですが、
うちの会社でも似たことをやっています。
(会社として教えているわけではないんですが
何人かは自然とそういう風にしているようです)

ただ、新規でメールを書いて、そこに相手のアドレスを入れて
返信してしまうと、スレッドが切れてしまったり、
タイトルが変わったりしてしまうかと思います。
(メールソフトにもよりますが)

タイトルをRe:でそのまま使う場合、
新規メールにタイトルを付け直すのが面倒なので、
私はいったん返信ボタンを押してメールの枠を作り、
そこの宛先に入っているアドレスをいったん秀丸などにテキストとして
移して貼り付けておいて、返信メールを書き、
最後にアドレスを戻す、ということをやっています。

手間はあまり変わらないかもしれませんが(苦笑)
参考になればと思いメールさせていただきました。

女性読者 R.Fさん
——————————————————————

一度、他所にアドレスを移して、返信文を書き
送信前にアドレスを戻すというのは、確実ですね。
途中でうっかり送信してしまっても相手には届きません。

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今週はメールの送信ミスについて考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 送信間違いを防ぐには(4)
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事前・事後の対策

メールの送信ミスは誰にでも起こりうることです。
ミスを起こしにくい環境を事前に整えるということも必要では
ないでしょうか。

●アドレス帳の整理
⇒名前、社名、部署名での表記徹底
⇒同姓の相手の区別

継続したやりとりが発生する相手のアドレスは、名前だけでなく
社名や部署名が分かるように登録しなおして保存。
自分のメールソフトの「差出人名」も確認しておく。

●ファイル名の工夫
⇒通し番号や日付を付けて、違いを分かりやすく

添付し忘れのミスも多いですが、本来送るべきファイルではなく
ほかのファイルを送ってしまう間違いも。
混同・混乱しないようなファイル名の工夫を。

●処理の手順
⇒一件一件、確認しながら処理

同じアドレスに送られてくる申し込みメールや注文メールは
混同しがち。1件返信してから、次のメールに返信するなど、
慎重・確実に処理。ミスしないオペレーションを考えることも必要。

●メールの内容を吟味
⇒読まれて困ることは書かない

人の噂や悪口、誹謗中傷など、人を不愉快にするネガティブな内容の
メールは安易に書かないに限る。

誤って送ってしまったメールは取り戻すことも、取り消すこともできません。
送信ミスをしてしまったら、速やかに相手にお詫びの連絡を。
合わせて送信してしまったメールの削除もお願いします。

誤って送ってしまったメールの内容によっては、
メールや電話でのお詫びでは済まない場合もあります。
送信ミスの原因、削除依頼を文書にして相手に送付することも考えられます。

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今週はメールの送信ミスについて考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 送信間違いを防ぐには(3)
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アドレスの入力

アドレスを間違えてしまった。
「BCC」で返信すべきなのに「CC」で返信してしまった。
書きかけのメールを送ってしまった。

メールの失敗は、こうしたケアレスミスにより引き起こされることが
多いものです。私も何度経験したことか。

そこで、私が気をつけているのが
返信時の「宛先」です。

通常、受信したメールに返信する場合
返信ボタンを押してから、本文を書き始めます。

こうすれば、相手のアドレス、件名、本文を反映した状態で
すぐにに返信できて便利ですが、
それが送信ミスの原因になっていることも少なくありません。

すでに、「宛先」欄に相手のアドレスが入っているため
途中でうっかり送信ボタンを押したり
よく読み返さずに返信した場合
容赦なく相手にそのメールは届いてしまいます。

ですから、気の張るメールでは
返信ボタンは敢えて押さず
新たにメールを開いてから文章を書き
最後に相手のアドレスを入力することにしています。

「宛先」欄にアドレスが入っていなければ
うっかり送信ボタンを押してしまってもメールは届きようがありません。

ちょっとしたことですが、
アドレスを最後に入力するだけで、防げるミスも多いです。

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今週はメールの送信ミスについて考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 送信間違いを防ぐには(2)
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アドレス帳を見直す

送信先を誤って送ってしまう原因の一つとして
相手のメールアドレスの「送信者名」がローマ字表記になっている場合が
考えられます。

たとえフルネームでも、ローマ字表記の差出人名は
見間違いやすいもの。

「fujii」「tanaka」という姓だけの表記も
多い姓の場合は、同姓の知り合いや客先の担当者がいると
混同してしまいがちです。

メールでやりとりする回数が多い相手であれば、
自分のメールソフトのアドレス帳には
名前と社名(あるいは担当部署など)を合わせて日本語表記し
登録しておくとよいでしょう。

XXX編集部 藤井様
田中様(○○産業 営業部)

このように見分けがつく日本語表記でアドレス帳に登録しておくと
間違いを防ぐことができます。

例えば、田中さんなら、
どちらの会社の田中さんか分かるように
登録しておきましょう。

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確認のひと手間

最近、立て続けにメールの送信ミスの話を聞きました。

企業数社での話なのですが、「大きな声では言えないんだけどね…」
という前ふりの後

いずれのケースも新人が送るべき送信先を誤り、
他社や他部署にメールを送信してしまい、弱ったという話でした。

原因を聞いてみると、
「納期間近で焦ってメール送信したため」
「よく確認せず送信ボタンを押してしまった」
という些細なミスによるものでした。

あってはならないことですが、うっかり油断していると
誰もが犯してしまう可能性がある過ちでもあります。

どんなに急いでいても、送信前にひと呼吸おき、
文面だけでなく送信先のアドレスも今一度確認することが大切です。

このひと手間を惜しんだがために、
あとあと大きなトラブルを招きかねないのですから。

送信前確認のほかに、このようなミスを防ぐためのポイントを
今週は考えていきたいと思います。

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