今週は、適切な伝達方法について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　 ＜ メールか電話か（2）＞
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メールで伝達するとき

伝達手段としてのメールと電話。
では、どんなときにメールを使って伝達するでしょうか。

・電話をかけるほどでもない用件を伝えるとき
（電話で伝えそびれたことも含む）

・用件を記録として残しておきたいとき
（伝えたという証拠を残しておきたいとき）

・確認事項や念押ししたいことがあるとき、

・時間を問わず伝達したいとき
（相手の時間を取りたくないとき）

・遠方の相手とのやりとり（海外を含む）

状況や職場環境にもよりますが、私の場合は、伝達手段の優先順位は
1）対面
2）文書（手紙も含む）
3）電話
4）メール
と考えています。

ただ、対面する場合に事前にメールで相手に都合を打診することは
よくあります。相手が多忙な場合も、電話よりメールすることが多いです。

携帯電話では、通話するよりメールのほうが多いです
（この場合、相手は親しい間柄の人に限る）。

▼　メールは補うための伝達手段！？
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対面、文書、電話で伝えきれないときにメールで補完する
という意識があるので、実際、一日のメールのやりとりは15～20通程度
（仕事の度合いによってはそれ以上のこともありますが）で、
決して多いほうではないと思います。

編集者や記者には、メールより電話を優先する人が多いように思います。
彼らからのメールは文字量も少なく、毎回3～5行くらい。
本当に用件のみで、込み入った内容や急ぎの場合はほぼ電話です。

私の仕事環境では上記のような感じですが、業界、職種により、
メールの目的、伝達の優先順位も異なるのではないでしょうか。

ただ、重要度の高い情報・内容ほど、メールでの伝達は避ける傾向にある
と思うのですが、あなたの職場ではいかがでしょうか？

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【しごび】 の お す す め
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メールの書き方で困ったときの参考に！