今週は、適切な伝達方法について考察します。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法             < メールか電話か(3)
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                         確実に伝達するには

メールを始めたばかりの頃、メールを送信した後に
「今、メール送りました」とか「メール、見てもらえましたか?」と
電話がかかってきた…という経験はありませんか?

メールがビジネス上必須になった現在でも、
メールが確実な伝達ツールとは言えない面があります。

こちらが送ったつもりでも、相手に届いていないという事態が発生する
ことも。例えば、
アドレスの誤りで違う相手に送信されてしまった、
スパムメールと間違われ削除されていた、
ということがあり得ます。

そのような場合、返信の有無が相手にメールが届いているかどうかを
確認する目安になるわけですが、返信がなかったり、返信をしない相手には、
メールより電話で確認する方が確かです。

▼ メールだけでは不完全
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メールの場合、送信側は用件を伝えたいときにすぐ送信するという意識が
働きますが、相手がリアルタイムで読んでいるとは限りません。

ある程度の時間の猶予を考えつつ、「話すより書いて伝える方が確実」
という用件をメールで伝えているのではないでしょうか。

ですから、急を要する用件の場合は、
メールより電話で直接話す方が得策です。

伝える内容によっては、
・電話の後、メールで本題
・メールの後、電話で補足
とメールと電話で補完し合う方が、より確実に相手に用件を伝えられます。

携帯メールのやりとりに慣れていると、メールは相手にダイレクトに
届いて当然と錯覚しがちですが、
ビジネスメールの場合は「必ずしもメールが確実に相手に届くとは限ら
ない」という意識を以って対処することも必要と思われます。

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