今週は、読者のかたからいただいたお便りを紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からのお便り（4）＞
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メールか、電話か
VOL.860 メールと電話、適切な伝達方法はどちらか、というテーマを
http://archive.mag2.com/0000146166/20080718094931000.html
取り上げた際に次のメールをいただきました。
＜読者からのメール ＞———————————————
ある建設会社の、海外工事部門で働いています。
勤務場所の部門が、海外の拠点も包括していますので、
「電話か、メールか」となると、「メール」が必須です。
相手と時差があると、相手を捕まえるのに大変ですし、
相手の場所の早朝とか夜遅くに電話をかけるというものは、
あまり行儀のいいものではありません。
日本の都合に合わせて電話を海外にかけるというのは、
日本側のわがままというものです。
それと、情報を数人なり10数人なりと共有するには、
メールのCCが非常に有効です。
10人くらいに洩れなく同じ情報を電話で知らせるというのは、
海外相手では、日本ほどにはうまくいきません。
日本をベースにしているスタッフも、海外出張が多い。
その人が日本を留守にしている間に、
どんなやり取りが日本であったか知るには、
日本でのやり取りをメールにしておいて、それをCCで送っておき、
帰国後読んでもらうというのは、ずいぶんと有効です。
「微妙な問題」というのは電話でないといけないという人もいますが、
国際電話は音声も悪く、微妙なところを聞き逃したりしますので、
私は、たとえ微妙なことでも、電話で伝えるのには否定的です。
読者 K.Kさん
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私は日本国内でのやりとりを想定して、この号のテーマを設定したのですが
K.Kさんのように海外を相手にやりとりをしている場合は
電話よりもメールの方が確実に伝達できるということですね。
この号で「メールと電話、適切な伝達方法はどちらか」というテーマを
設けたのは、昨今、同じ職場で隣同士にいても会話をせずにメールで
やりとりをするケースも少なからずあると知り、
全てをメールで完結させる風潮に疑問を抱いたのがもともとの理由です。
遠い海外ならともかく、目と目が合う距離に居ながら
メールで伝達し合うのはメールに依存し過ぎているように感じたからです。
職場の状況はそれぞれ異なり、伝達手段としてメールが一番、電話が一番
と優劣はつけられないと思っています。
メールでも電話でも、結果的に、必要な情報が確実に伝えられるのであれば
それが最適な伝達手段になります。
ただ、いろいろな状況があり、職場環境や状況により、
伝達手段としてのメールの捉え方も異なる、ということを
知っていただけたらな、と思い、
様々な読者のかたからのメールをご紹介しています。
私自身は、メールだけでは伝えられない「微妙な問題」が
公私共に多くあるので、電話や対面もフルに活用しています。
