今週は、対応に困るメールについてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 困るメール(4)
◆─────────────────────────────────◆
                         期限のないメール

 「できるだけ早く」「急ぎでお願い」「手のあいてるときに」
 という依頼のメール、結構、困ります。

 ちょうどぽっかり時間があいていて、急な依頼に対応できる
 体制がとれればいいですが、そういうときに限って、
 仕事が立て込んでいるということだってあります。

 依頼する側は「無理なお願い」という意識があるほど、
 期日を明言するのをためらい、ぼやかして言ってしまうことも…。

 ですが
 「明日の9時30分までに」「来週の22日中に」と期日の指定があれば、
 依頼を受ける側は目処がつけやすく、対処の仕方も明確になります。

 けれど、それ以上に困るのが、急ぎの依頼があり、万障繰り合わせて
 必死で対応した後、音沙汰がなくなるパターン。

 「おかげさまで納期に間に合いました」
 「現在、先方で検討中ですので、結果が分かり次第ご連絡します」
 「残念ながら、今回の企画は通りませんでした。つきましては・・・」

 と、対処した事柄に対する結果や途中経過の報告は必要でしょう。
 メールは記録として残り、気づいたときにすぐ伝達できるため、
 このようなときにこそ役立つツールなのですから。

 急な依頼、無理なお願いが通るか通らないかは、
 こうしたこまめな対応力が依頼する側にあるか否かによる
 のではないでしょうか。

記事全文を読む

今週は、対応に困るメールについてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 の メ ー ル 作 法               < 困るメール(3)
◆─────────────────────────────────◆
                             ない返信

ないと困るというより、あると助かるのが
「受領(拝受)しました」「確認しました」
といった、送ったメールの内容への対応を知らせるメールです。

受信した側は、いちいち返信するのは面倒と思ったり、
忙しいときは後回しにしがちですが
送信した側は、ちゃんと伝わっているだろうか、
対応してもらえるんだろうかと気をもんでいたりします
(特に、期限が限られている仕事など)。

仕事を依頼する側、受ける側、双方の連絡が
ポイントポイントで確認できていれば、トラブルにもなりません。

仕事関係のメールでは、億劫がらずにこまめに確認し合う
メールのやりとりの必要性を感じています。

個人的に意識しているのは、返信のタイミングを崩さないということ。

今まで即レスしていた相手が、最近は一日以上返信が滞るようになった
ケースがあります。

そのとき感じたのは
「あ、この人にとって、今の私は対応の優先順位が下がっているのだな」
ということ。

自分に置き換えたとき、自分の得意先にこんな風に思わせる対応は
よくないと感じたので、常に即レストまではいかなくても、
仕事のメールでは極端に返信のタイミングが遅くならないように
意識しています。

 
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

仕事のメールで困ったら・・・

仕事で差がつくできるメール術 (青春新書INTELLIGENCE 167)

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む

今週は、対応に困るメールについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法      < 困るメール(2)
◆─────────────────────────────────◆
「どちらでも」

「AとB、どちらがよろしいですか?」
と尋ねたとき
「どちらでも構いません」
という返答。
これも少々困ります。

「どちらでも」と答える人の気持ちとしては
「自分は本当にどちらでもいいので、どうぞそちらで決めてください」
という遠慮の気持ちから、そう答えることが多いのだろうと思います。

ただ、問われている場合は
AかBか、どちらかに決めて伝える方が歓迎されます。
聞く方は、その人の都合を優先する気持ちで尋ねているのですから。

「どちらでもいいです」
「なんでもいいです」
という返答は、時として、咄嗟に判断ができない人、決断力に乏しい人
という印象を相手に与えることにもなりかねません。

日々、何かしら、小さな決断をする場面があります。
これも訓練だと思って、意識的に「決める」癖をつけておくのも
大事なことかもしれません。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む
今週は、対応に困るメールについてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 困るメール
◆─────────────────────────────────◆
                          決めつけた否定
                   
 よく確認せず決め付けたまま、相手を否定する内容のメール、
 困ります。

 こうしたメールは、内容の一部を曲解したまま
 「それは違う」「~と書かれているが、いかがなものか」と
 一方的に自分の意見だけ感情的に書かれているケースが多く見られます。

 ムカッとする、イラッと感じる内容の文章というのは、確かにあります。
 そのときの精神状態や気分が「負」の状態に陥っているときは
 普段はなんとも思わないことが、気に障ったり、反感を覚えることが
 誰しもあるはず。

 でも、だからといって、その負の感情のまま相手にメールを送るのは
 ただ感情をぶつけただけで、何の解決にもなりません

 しかも、書いた方はそれで気が済み、書いたことすら忘れている
 ことがある一方で、
 受け取った側にはそのメールが残り、傷ついたり、悲しい思いをしている
 ことがあります。

 書き手がなぜそう書いたのか、その意図を一度冷静に考えてみましょう。

 読んだ直後は、感情が高ぶっていることもあるので
 少し時間を置いて、読み返してみます。

 それでも腑に落ちない、納得できない場合は、本人に確認します。
 その際、ある程度、自分の方でも調べるなり、意見を冷静にまとめ、
 「私はこのように考えるが、
  あなたはこの点についてどのようにお考えですか」
 と、相手に歩み寄り、意見交換する姿勢を持つことが肝要です。

 読む側の誤解や早とちりということだってあります。
 ひと呼吸置いて、平常心でやりとりする術を身につけたいですね。

記事全文を読む

今週は、疑問に感じた敬語の使い方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 の メ ー ル 作 法            < 敬語の使い方(5)
◆─────────────────────────────────◆
                    「依頼をさせていただきます」

仕事の依頼メールなどで目にする
「○○の依頼をさせていただきます」
という一文。

「~させていただきます」には、主に二つの用途があります。
1)相手の許可を得て、行動を起こす場合
例:改めて、訪問させていただきます。

2)相手の許可を得て行動することで、
何らかの恩恵を受ける事実や気持ちがある場合
例:ありがたく利用させていただきます。

仕事の依頼では、相手の都合を尋ねることはありますが、
依頼自体は相手の許可を得てする性質のものではないと思われます。

この場合は
「○○の(を)依頼をいたします」
「○○のお願い」
と記して相手に失礼にはなりません。

「依頼をさせていただきます」という言い方はむしろ、
丁寧な言い回しのようで、却って相手に
高圧的な印象、慇懃無礼な印象を与えるおそれがあります。

<追記>
「~させていただきます」が使われている言葉には下記のものもあります。
1)ご報告させていただきます
2)ご協力させていただきます
3)欠席させていただきます
4)お送りさせていただきます
5)お引き受けさせていただきます

ですが、「~させていただきます」を使わなくても、下記のように書き換える
ことでスッキリとし、相手に悪い印象も与えません。
1)ご報告(いた)します
2)ご協力いたします
3)欠席(いた)します
4)お送りいたします
5)お引き受けいたします

 
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

メルマガ詳細

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのエックス

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』
記事全文を読む

今週は、疑問に感じた敬語の使い方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法           < 敬語の使い方(4)
◆─────────────────────────────────◆
                         「ご丁寧なご案内」

「ご丁寧なご案内をいただき、ありがとうございました」
という一文。

これは、形容動詞の「丁寧な」、名詞の「案内」にそれぞれ尊敬を表す
「ご」がついたものです。

二重敬語ではないのですが、一つのフレーズに「ご」が続くと、
くどく感じられることがあります

このように敬語の「ご」や「お」が続く場合は、
後のほうの言葉に敬語表現を用いる
のが一つの目安です。上記の一文では

「丁寧なご案内をいただき、ありがとうございました」

とするとすっきりします。

「ご親切なご回答をいただき」も間違いではありませんが
「親切な回答をいただき」ですっきり。

「ご立派なお車をお持ちですね」も同様に
「立派なお車をお持ちですね」ですっきりします。

「ご」や「お」が続いて表現がくどくなると感じたときの参考に
してください。

ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。
2005年から配信してい る無料メールマガジン
【仕事のメール心得帖】登録はこちらから

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む