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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（5）＞
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長い宛名
＜読者からの質問＞————————————————
長年疑問に思っていた質問があります。
メールの＜宛先＞ 会社名、部署名、肩書きの長さにつきまして、です。
基本的に郵便物と同様に、
会社名 → 部署名 → 肩書き → お名前
をアドレスに明記して宛先にしておりますが、
最近、猛烈に長い部署名があったりして、アドレス帳の一覧でも
同じ会社の方たちが並ぶと、スクロールしないと名前が表示されないほど
のところもあります。
たとえば
（株）○△◇○△◇ ←社名
◇☆○事業部 □○□○２部
カスタマーサービスセンター東京営業部
西東京営業部 部長 ＊＊＃＃様
などというような猛烈に長い名刺をいただきます。
（中略）
アドレス帳の表示の際も、肩書きが長いと
西東京営業部 部長 ＊＊＃＃様 なのか、
西東京営業部 課長 ＠＠・・様 なのか、
西東京営業部 営業 ＄＄＊＊様 なのかわかりません。
面倒もありますが、送付先に間違いが起こりそうで怖いです。
こういった、なが～い場合、どこまで表示するべきでしょうか？
読者 T.Y さん
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確かに、社名や部署、肩書きまでがとてつもなく長い宛名がありますよね。
どこまで書いてよいものか、迷った経験が私もあります。
名刺をいただいて、最初に出すメールの場合は、特に迷います。
そんなときの判断の基準としては、
まず、相手のメールアドレスを見て
会社のドメインで、本人直通のアドレスであれば
初回のメールには、社名と所属部署を明記し、名前を書くことが多いです。
直接、本人にメールが届くので、最低限の部署名を書いておけば良い、
という判断からです。
上記の例で言えば
（株）○△◇○△◇○△◇
西東京営業部 部長 ＊＊＃＃様
※私は、名前は姓だけを書く、 （株）や「株式会社」は書かないことが多いです。
2回目以降のメールでは
西東京営業部 ＊＊様
西東京営業部 ＊＊部長
と、部署名と名前だけにしています。
頻繁にメールのやりとりをする相手の場合は、
宛名は名前だけということも多いです。
いずれも失礼には当たらないと思います。
ただ、会社によっては、個人直通のアドレスを設けず、
代表のアドレスにとりまとめて送受信しているところもあります。
そのような場合は、件名や本文に、宛先人が誰か分かるような書き方を
しておく必要があるでしょう。
アドレス帳に保存する際の工夫としては
最初に会社名や部署名を入れてしまうと、見間違う恐れがるので
名前を先に明記し、社名や部署を後に書くようにしています。
上記の例で言えば
＊＊部長 西東京営業部
＠＠課長 西東京営業部
営業担当 ＄＄様 西東京営業部
という感じです。
私は、携帯のアドレス帳もこの方式で保存しています。
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