今週は、メールで使わない方がよい言葉遣いについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < メールのNGワード(5)
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NGワード・番外編

読者の方から、以前、次のようなメールをいただきました。

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毎朝のメルマガ配信を楽しみにしていたのですが、
実は8月21日~の【しごび】が受信できていませんでした。

夏季休暇を取っていた時期と重なっていたので気づくのが遅れたのですが、
今週になっても届かないので不思議に思って
バックナンバーを確認しましたら、
8月21日~も毎日配信されています。

配信を停止した記憶はないし…、ということで調査してみました。

8月21日のあとがきで、「SATC」のことを書かれていますよね?
あのくだりの“○ックス”という単語が、
会社が導入しているセキュリティチェック
にひっかかってしまったようです。

そのため beppin@kamigaki.jp からのメールは
「アダルト」なメールと判断されて、
サーバーで削除され、8月21日以降も私の元へ届くことがなかったのです。

スパムメールが蔓延しているため、
同じようにサーバーでのセキュリティを厳しくしている会社も
多いのではないかと思います。

毎朝楽しみにしているメルマガが届かないのは、とても残念なことです。

健全な内容ですのに単語だけを拾って「アダルト」と判断してしまう
セキュリティシステムに問題があるのですが、
もしかしたら私と同じように【しごび】のメルマガが
受け取れなかった読者さんがいらっしゃるかもしれません。

このようなケースもあるということで、
心にとめていただければ幸いです。
(読者 M.Tさん)
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お知らせいただいたのは、8月21日配信のVOL.878

あとがきに書いた映画タイトルの言葉が
NGワードだったようです。

いくら好きな映画とはいえ、
うかつにNGワードを書いたことで、
メルマガが配信されない事態を起こすことを知り、大いに反省しました

昔は、書いたり、言うのがはばかられたような言葉でも
最近は抵抗なく使ってしまう傾向があります。
でも、その油断が要注意ですね。

実は以前も、別の読者の方から
当メルマガがセキュリティシステムで不適切と識別され
届かなくなったことを教えていただいたことがあります。
そのときも読者の方が原因を調べてくださり
件名などにある「美人」ではないか、ということでした。

また、別の読者の方からは
英語と日本語では意味合いが違う単語として
「アダルトスクール」というのも
日本ではNGワードに認識されるかも
とメールをいただきました。

米国カリフォルニア州政府が州予算で運営している、
無料の移民向けの英語の学校を「Adult School」と言うらしいのですが
日本語で「アダルトスクール」と言うと、
なんだかあやしい学校のように想像される…と。

上記のことは、ビジネスメールでは
あまり書く機会はないかもしれませんが
興味深い事例としてご紹介してみました。

(今日のこの号、ちゃんと届くかなぁ・・・)

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【しごび】 の お す す め
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広島限定情報ですが…

旧日本銀行広島支店にて
書の前衛集団「太陽社」のグループ展、開催中!

ヤマモトテルミさんの作品展示は
入り口すぐ横の部屋ですよ~!

昨日、【しごび】読者の女性お二人が
足を運んでくださったとのこと。
ありがとうございます! お会いしたかったな~

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【アートな瞬間】
~明日を信じて~ 前衛集団『太陽社』の中間たち
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会 場:旧日本銀行広島支店(広島市中区袋町5-21)
会 期:2008年10月19日(日)まで
10:00~19:00 入場無料

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今週は、メールで使わない方がよい言葉遣いについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < メールのNGワード(4)
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断定や攻撃

「○日までの納品は無理です」
「△△の内容が間違ってます」
「まだ支払われてませんが」

このように、のっけから断定したり、相手の非を責めたりするような表現は、
口頭で言う以上にメールで書くときつく感じられます。

実際に相手のミスや手違いということもあるでしょうが、
相手に有無を言わさぬ攻撃的なメールは考えもの。
もし、あとで行き違いや誤解だと判明したとき、
気まずい思いだけが残ります

「できない」ということを伝える際
「無理です」「ダメです」「できません」という断定表現でなくても
「難しい」「いたしかねます」など、婉曲な表現でも状況を伝えること
できます。たとえば

「○日までの納品が難しい状況です。
もし可能であれば、△日までお待ちいただくことは可能でしょうか」

このように、現状で対応が困難な場合でも、代替案を提案し、
状況が少しでも前に進むような対応を心がけましょう。

相手の対応に対して「間違っています」「支払われていません」と
責める前に「ご確認いただけますか」と打診してからでも遅くはありません。

「△△の内容は□□ではないでしょうか。
今一度ご確認をお願いいたします」
「○月○日の時点で入金が確認できませんでした。
恐れいりますが、再度ご確認をお願いいたします」

決め付けず、手違いの可能性も考慮したうえで、
相手に確認を求める姿勢がポイントです。

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今週は、メールで使わない方がよい言葉遣いについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < メールのNGワード(3)
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人との比較

「前任者のAさんのやり方はこうでした」
「B社の担当者はそうではなかったけど」
「Cさんに比べて○○ですね」

このように、他の人と比較されるのは、誰にとっても面白くないものです。

書き言葉にしても話し言葉にしても、
発した方ははっぱをかけたつもりでも
相手は、自分のやり方や姿勢を否定されたように受けとり、
よい気持ちはしません。

前任者や他社と比較するような物言いは避けましょう。
相手を傷つけるだけで、良好な関係を築けません。

主語を「だれか」に特定するのではなく
「今まではこういうやり方だったのですが、どう思われますか」
と、手法や考えに焦点をあてた聞き方をし、
「どう思われますか」と相手の考えを尋ねるようにすると、
相手もすんなり受け入れることができます。

「Aの方法もありますが、Bの方法もありますよね」」
と、別の方法を提案する言い方もあります。

誰かと比較されたり、「あなたのやり方ではダメ」と頭ごなしに否定する
のではなく、メールのやりとりの際も
相手に歩み寄り、対話する姿勢が大切ではないでしょうか。

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仕 事 の メ ー ル 作 法         < メールのNGワード(2)
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                           忘れてました

「お伝えするのをうっかり忘れてました」
「さっき、言い忘れたんですが」

うっかり忘れることは誰にでもあります。
ですが、仕事のやりとりで、不用意に「忘れた」「忘れていた」と書くと、
受け取る側は「その程度にしか見られてなかったのか」と
がっかりすることも。

「忘れた」に代わる言葉としては
「失念しておりました」
「~しそびれました」などがあります。

(例)
お伝えするのを失念しておりました。
お渡しするのを失念していました。
先ほど、お伝えしそびれたのですが

さらに、場合によっては「失念」の後にそれをフォローする言葉が
添えられていると、より丁寧な印象を与えます。

失念してしまい、失礼いたしました。
失念して申し訳ありません。

「失念」という言葉、私は日常的に使ったことがなかったのですが、
ある銀行の窓口で、行員の方が
「失念しておりまして、大変失礼いたしました」と言われたことがあり、
印象に残りました。以来、「忘れた」と書くのがはばかられるときは、
意識して使っています。

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今週は、メールで使わない方がよい言葉遣いについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < メールのNGワード
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表現や表記に潜むNG

以前、このメルマガのあとがきに「外人」と書いてしまったことがあり、
読者から指摘を受けたことがあります。

あとがきの部分は、気分的に普段着モードで書いているせいもあり
言葉のあやで、他意はなく書いたつもりでも、読む側が不愉快に思ったり、
そんなつもりはなくても外国人に対する蔑称と受けとられることがある
と改めて知り、以来、「外国人」と書くように気をつけています。

こうした表現の問題以外に、メールやメールマガジンに
何気なく書いた言葉がスパムメールと認識され、
相手に届かなかったということもあります。

メールの場合、たまたま件名にローマ字を交えて表記したら
いつもは即レスがある相手から返信がなく、確認してみると
件名のローマ字がスパムと認識され、ゴミ箱行きになっていた
という経験があります。

今週は、こうした経験をもとに、メールで使わない方がよい
(NO GOODな)言葉遣いについてさまざまな角度から考察していきます。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(5)>
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                              長い宛名

<読者からの質問>————————————————

長年疑問に思っていた質問があります。
メールの<宛先> 会社名、部署名、肩書きの長さにつきまして、です。

基本的に郵便物と同様に、
会社名 → 部署名 → 肩書き → お名前
をアドレスに明記して宛先にしておりますが、
最近、猛烈に長い部署名があったりして、アドレス帳の一覧でも
同じ会社の方たちが並ぶと、スクロールしないと名前が表示されないほど
のところもあります。

たとえば
(株)○△◇○△◇     ←社名
◇☆○事業部 □○□○2部
カスタマーサービスセンター東京営業部
西東京営業部 部長 **##様
などというような猛烈に長い名刺をいただきます。

(中略)

アドレス帳の表示の際も、肩書きが長いと

西東京営業部 部長 **##様 なのか、
西東京営業部 課長 @@・・様 なのか、
西東京営業部 営業 $$**様 なのかわかりません。

面倒もありますが、送付先に間違いが起こりそうで怖いです。
こういった、なが~い場合、どこまで表示するべきでしょうか?

読者 T.Y さん
——————————————————————

確かに、社名や部署、肩書きまでがとてつもなく長い宛名がありますよね。
どこまで書いてよいものか、迷った経験が私もあります。
名刺をいただいて、最初に出すメールの場合は、特に迷います。

そんなときの判断の基準としては、
まず、相手のメールアドレスを見て
会社のドメインで、本人直通のアドレスであれば
初回のメールには、社名と所属部署を明記し、名前を書くことが多いです。

直接、本人にメールが届くので、最低限の部署名を書いておけば良い、
という判断からです。

上記の例で言えば
(株)○△◇○△◇○△◇
西東京営業部 部長 **##様

※私は、名前は姓だけを書く、
 (株)や「株式会社」は書かないことが多いです。

2回目以降のメールでは
西東京営業部 **様
西東京営業部 **部長
と、部署名と名前だけにしています。

頻繁にメールのやりとりをする相手の場合は、
宛名は名前だけということも多いです。
いずれも失礼には当たらないと思います。

ただ、会社によっては、個人直通のアドレスを設けず、
代表のアドレスにとりまとめて送受信しているところもあります。
そのような場合は、件名や本文に、宛先人が誰か分かるような書き方を
しておく必要があるでしょう。

アドレス帳に保存する際の工夫としては
最初に会社名や部署名を入れてしまうと、見間違う恐れがるので
名前を先に明記し、社名や部署を後に書くようにしています。

上記の例で言えば

**部長 西東京営業部
@@課長 西東京営業部
営業担当 $$様 西東京営業部

という感じです。
私は、携帯のアドレス帳もこの方式で保存しています。

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