今週は、メールボックスの整理についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　＜ メールボックスの大掃除（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　アドレス帳の整理

　メールソフトのアドレス帳に登録した情報も整理もしておきたいですね。

　チェック項目としては
　・使用しなくなったアドレスの整理
　　退職者などのアドレスをチェック。

　・役職の確認
　　相手の役職や肩書きが変わっていることも。見直して更新を。

　・登録
　　未登録のままになっているアドレスの登録。
　　登録が重複しているアドレスの確認も。

　一年を振り返ると、新たにやりとりが始まった相手、
　疎遠になってしまった相手など、
　メールの送信先にも少なからず変化があるもの。

　アドレス帳は、意外と手付かずのまま放置していることも多いので、
　今一度見直してみましょう。

　余談ですが、
　アドレスの登録の際の名前の表示について。

　同じ会社の複数の相手を登録している場合
　「社名＋名前」で登録するより、「名前＋社名」で登録しておくと
　送信の際に区別がつきやすいです。

　同じ会社、同じプロジェクトなど、一つのグループとして
　くくれるアドレスはフォルダを作って整理するのもよいでしょう。

　▼Outlook Expressのアドレス帳　整理の仕方
　
　▼Thunderbird 使い方ガイド－アドレス帳
　

　再び余談ですが、
　毎年の年賀状に必ず1通か2通、名前や会社の表記が間違ったまま
　送られてくるものがあります。住所が移転前のものだったり…。

　何年も間違ったままの状態で送られてくる年賀状は、
　感じの良いものではありません。

　メールも同じで、アドレスの変更通知を受け取ったら、
　すぐに登録しなおしておくことも大切ですね。

今週は、メールボックスの整理についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　＜ メールボックスの大掃除（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　メールの整理

　いつのまにか受信トレイや振り分けフォルダにたまっているメール。
　後で見返すこともあるので、ついつい消去せず置いているのですが、
　机に堆積した書類と同じで、過去のものほど見返したりはしないもので…。

　一気に消去すると、必要だったメールも消し去る恐れがるので、
　私は次のような方法をとっています。

　受信トレイのメールを一度、送信者別に並べ替えるのです。

　件名を見て、処理済で不要と思われるメールは消去。
　送信者名を見て、アドレス帳に登録しそびれているものは登録して、
　あとは消去。

　送信者ごとにメールを並べ替えると、必要・不要の判断がしやすくなります。
　
　私が使っているメールソフト「Thunderbird」では、
　重要なメールには星印がつけられるので
　印の付いたメールだけ残し、あとは全消去するなど、
　判断の目安にしています。

　「Thunderbird」の場合は
　「表示」→「並べ替え順序」→「送信者」をクリック。

　Outlook Expressなどの他のメールソフトでも、操作はほぼ同じと思います。
　メニューバーで「表示」を探してみてください。

　私のように、受信トレイにメールをため込まないようにするには、
　一定量以上のメールは受信トレイに残さないというルールを作り、
　日々、こまめに処理することも必要と思います。

今週は、メールボックスの整理についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 　　＜ メールボックスの大掃除 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　まずは現状把握
　師走を前に、気ばかりが焦る今日この頃。

　年末に向け、あれもこれもと思い浮かぶのですが、
　目の前の仕事をこなすのが精一杯で、
　大掃除に取り掛かれるのはいつのことやら…。

　せめて、毎日使うパソコンの中のデータの整理だけでも
　そろそろ始めなくては。

　というわけで、今週は「メールボックスの大掃除」と題して、
　日々たまったメールやデータの整理について考えてみたいと思います。

　まずは、現状把握から。
　私の場合、使用しているメールソフトは「Thunderbird」、
　Webメールは「Gmail」を使用。

　「Thunderbird」では、受信したメールはメッセージフィルタを活用して、
　客先別、用途別に設けたフォルダに自動振り分けして分類しています。

　メールアカウントを仕事用、メルマガ用、私用など、複数持っているので、
　まず、アカウントごとにフォルダを作って振り分け。

　仕事用のアカウントに振り分けたメールは、
　さらに客先別のフォルダに自動振り分けしています。

　メールがたまりやすいのは、
　配信申し込みしているさまざまなメルマガ用のフォルダです。
　空き時間にタイトルが目に付いたものを優先して読むので、
　未読のメールがどんどんたまってしまうのです。

　「Gmail」の方は、客先や用件別にラベルを付けておき、
　仕事や用件が一区切りした時点で「アーカイブ」に保存しています。
　こちらは、必要なメールは検索して取り出せるので、
　細かな整理はしていません。

　明日は、受信メールの整理について述べたいと思います。