今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(3)>
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                           用語の手引き

10月17日配信のVOL.916 に対して下記の質問をいただきました。

<読者からの質問>————————————————

本日の「はじめに」のテーマは、「いつも手元に置いている本」でした。
そこで「共同通信社の記者ハンドブック」「朝日新聞の用語の手引」を
取り上げておられましたが、なぜ上記2冊を選ばれたのでしょうか。

用語の手引きに関するハンドブックは、他社からも出版されているかと
思います。2冊を選ばれたのは、どんな理由からなのでしょう?
また、1冊でなく2冊選ばれたのにも、何か理由がおありなのでしょうか。

購入する際、どんな点に注意してセレクトすればよいのか、
参考になるのでは…と思い、ご質問いたしました。

もしよろしければ、選択の基準などをお教えいただけませんか。

読者 S.N さん
——————————————————————

「共同通信社の記者ハンドブック」
「朝日新聞の用語の手引」
この2冊を常備し、基準にしているのは
私がフリーになる前に勤務していていた
編集プロダクションで教え込まれたからです。

・新聞用語としての言葉や表記の基準が収められていて実用的
・改訂が頻繁に行われるので、より最新の表記の基準を知ることができる

この2点から上記2冊が指定されたのだと思います。

あとは出版元に歴史と信頼性があるからでしょうか。
特に、共同通信社はニュースの配信元でもあるので。

2冊とも内容は似通っているのですが
よく読むと微妙な違いもあり、
片方には掲載されていることが
もう片方には掲載がないこともあるので
併用して補っているという感じです

このように基準になるものを一つ持っておくと
自分が書いた原稿の表記について指摘や問い合わせを受けたとき
「これを基準にしています」と言えます。

基準になるものは、広辞苑のような辞書でもよいのですが
ハンディで調べやすく、実用的という点で
この2冊を私は独立後も愛用しているというわけです。

もちろん、どちらか1冊でも十分役割は果たしてくれます。

最近は新聞用語も平易な表現が選ばれる傾向があり
表記も漢字より平仮名が多く使われます。

言葉は生き物とはよく言ったもので
時代とともに変化しているので
改定が頻繁であるというのも時代を映すという意味で
ポイントが高いと思います。

(社)共同通信社「記者ハンドブック」

朝日新聞社「改訂新版 朝日新聞の用語の手引」

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仕 事 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(2)
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                            「~の形で」

<読者からの質問>————————————————

最近よく「~~の形で・・・」という表現を
会話の中やTVのコメントで聞きますが、どう思われますか?

なんかしっくりこないというか、
そういう言い回しはおかしいのではないかい!
と、思うのですが、いかがでしょうか?
読者 K.T さん
——————————————————————

「こちらからご連絡する形でよろしいでしょうか?」
「前払いの形でお願いします」
「郵送の形で承りました」

「~の形で」は、話し言葉に多く見られ
ある種、定型文のように使われている感があります。

「こちらからご連絡して(さしあげて)よろしいでしょうか?」
「前払いでお願いします」
「郵送にて承りました」

このように「~の形で」がなくても意味は通じますから
なくてもよい表現と言えます。

同様な使い方をしている言葉として
「~のほう」があります

「お名前のほう、お知らせいただけますか」
「商品のほう、お持ちしました」
「お釣りのほうは30円になります」

「~のほう」は「を」「は」で言い換えることができ
会話としても文章としてもすっきりします。

「~の形で」も「~のほう」も特に意味はなく
言ってみれば、表現のぜい肉。

特に話し言葉では、一度使い始めると習慣化して
なんとなく使われているケースが多いので
気づいた時点で改めたい表現です。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法       < 読者からの質問
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HTMLメールの使い方

<読者からの質問>————————————————

パソコンでのメール・・・・HTMLメールの使い方が分かりません。
初心者ですが、難しいですかねー。
読者 Y.H さん
——————————————————————

Y.H さんがHTMLメールを使いたい理由がよく分からないのですが、
一般的に、自分のパソコンで使用しているメールソフトの
メッセージ形式の設定を変えれば、HTMLメールでの送受信ができる
ようになります。

Outlook ExpressのHTMLメール設定方法

Mozilla ThunderbirdのHTMLメール設定方法

Gmail のHTMLメール設定方法

ここで、HTMLメールについておさらいしておきましょう。

テキストメールが、純粋に文字情報のみで構成されるのに対し、
文字の大きさや色、フォントの種類を変えたり、図を貼り付けられるのが
HTMLメールです。

テキストメールは、すべてのメールソフトで使用できますが、
HTMLメールは受信する側も HTMLメールに対応したメールソフトの設定
にしていないと正しく表示されません。

ビジネスメールのやりとりでは、HTMLメールは敬遠される傾向にあります。
(参考記事)「HTML メール、利用者は1割に満たず」

HTMLメールを効果的に活用するには、
送信先もHTMLメールが閲覧できる設定にしているかの確認と、
HTMLメールを送信することの承認を得ておく必要があります。

一方的にHTMLメールを送信するのは控えたいですね。

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