今週は、たまったメールの整理整頓についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールの整理（4）＞
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G-mailの整理

Thunderbird で受信している通常のメールは、
目的・用途別のフォルダを設け、自動振り分けしていますが
G-mailで受けるメールは、私の場合
ほとんど野放しです。

G-mailの場合は、最初にメールを受けるだけ受けて
後で整理・分類する感じ。

それもこれも、G-mailの検索機能があるおかげです。

過去のメールをとり出したい場合
送信者のメールアドレスや件名
メール内に含まれキーワードで検索して
拾い出すことができるので、
最初から細かく分類しておく必要がありません。

▼　検索しやすい件名を意識
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私がG-mailで気をつけているのは、件名。
あとでアーカイブにまとめやすくできるよう
仕事ごとに統一性を持たせています。

例えば、社内報の制作であれば
「○○○○（社内報のタイトル）80」
という80号目の社内報というタイトルに統一し
その「P1-2」「P3　写真」というように
共通タイトルの後に項目を付け加えるようにしています。

こうしておけば、仕事が完了した時点で
「○○○○80」で検索したメールに
件名と同じ「○○○○80」というラベルを付け
ひとまとめにしてアーカイブへ。

もし、あとで「○○○○80」のメールの一部を探したい場合は
「○○○○80」のアーカイブを取り出し、探すことができます。

主だった仕事のメールしか
このような「ラベル付け→アーカイブ」という作業はしていませんが
あまり神経質にならなくても
ほしいメールが検索できるのは
G-mailの利点の一つだと思います。

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