今週は、読むのにストレスを感じるメールについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読みづらいメールとは？（5）＞
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否定と肯定の混在
読者のかたから読みづらい文例の投稿がありました。ご紹介します。
「本年の申告書に読み込む必要のない項目がある場合には、項目のチェッ
クを外してください」
この一文、確定申告の際に目にしたかたもいるのでは？
一回読んだだけでは、私はすぐに理解できませんでした。
読みづらい原因は、否定と肯定の表現が一文に混在しているためです。
「必要のない項目がある場合」の「ない」と「ある」。
一体、どちらなのか、分かりづらい表現です。
文末の「チェックを外してください」も意味としては
「チェックしないでください」と同じなので、
「読み込む必要のない」と重なって、分かりづらい表現になっています。
これを分かりやすく書きかえるとしたら…
「本年の申告書に読み込む必要のある項目にチェックしてください」
読者によると、この一文の後に複数の項目があり、あらかじめ幾つかチェッ
クが入っていたということなので、それをくみ取れば…
「本年の申告書に読み込む必要のある項目のみチェックしてください」
または
「本年の申告書に不要な項目がある場合は、チェックをはずしてください」
という書き方にすれば、もっと分かりやすくなります。
文例を紹介してくださったシュウさん、ありがとうございました。
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