今週は、メール文中の漢字とひらがな表記についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < 漢字とひらがなのバランス(2)
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                           見た目の印象

昨日取り上げた文例を比べてみましょう。

(漢字が多い)

各部長におかれましては、折に触れて部内御対応状況を御確認戴き、
適切に御指導戴きます様、宜しく御願い申し上げます。

(漢字が少ない)

各部長におかれましては、折に触れて部内ご対応状況をご確認いただき、
適切にご指導いただきますよう、よろしくお願い申しあげます。

比べると分かりやすいのですが、
漢字が多い文例の「部内御対応状況を御確認戴き」や
「御指導戴きます様、宜しく御願い」の箇所は、
四字熟語か漢文かといった趣で、ひと目で意味がとりにくいです。

メールは文と文の間の「行間」も、字と字の間の「字間」も
くっついているので
ひらがなよりも画数の多い漢字を多用すると、
文字の「詰まり」が助長され、堅苦しく、見た目にも圧迫感を与えます。

ですから、頻繁に使う「御」「頂き」「様」「宜しく」などの語は、
ひらがなで表記する方が読みやすく、
見た目の抵抗感が少ない分、内容も把握しやすいのです。

日本語の場合、漢字を使わずに文を作ることはできません。
ポイントとなる言葉を漢字で際立たせるためにも、
文全体の漢字とひらがなのバランスを意識してみましょう。

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今週は、メール文中の漢字とひらがな表記についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 漢字とひらがなのバランス
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                           「御」の多用

 下記の社内への連絡メールです。。

   各部長におかれましては、折に触れて部内御対応状況を御確認戴き、
   適切に御指導戴きます様、宜しく御願い申し上げます。

 ひどく硬い文面ですが、その硬さを助長しているのが漢字の多用です。
 例えば…

 「御対応」「御確認」「御指導」「御願い」と「御」が一文に4つも
 使われています。
 こうした「御」の多用は、ビジネスメールによく見られる傾向です。

 「確認戴き」「指導戴き」の「戴き」も一文に2つ。
 ほかにも「戴きます様」の「様」、「宜しく御願い」の「宜しく」も、
 ビジネスメールによく使われる漢字表記です。

 書く本人の癖というのもありますが、必要以上に漢字の使用率が高いメール
 は、硬くこ難しい印象を与えるだけでなく、
 見ためも読みづらく感じるものです。

 上記の文面をひらがなで書きなおしてみましょう。

   各部長におかれましては、折に触れて部内ご対応状況をご確認いただき、
   適切にご指導いただきますよう、よろしくお願い申しあげます。

 さらに言い回しを整えると…

   各部長におかれましては、折に触れて部内の対応状況をご確認いただき、
   適切なご指導をお願いいたします。

 「御」を使えば丁寧にはなりますが、多用は禁物。
 通常は「御」より「お」とひらがな表記する方が文面も易しく読みやすく
 なります。

 「戴く」も同様にひらがな表記を。「確認いただき」「指導いただき」
 のように動詞の後に付く「~いただき」は、ひらがな表記にする方が
 読みやすいです(これは新聞表記の統一事項でもあるので、ご参考まで)。

 今週は、このようにメールによく使われる漢字とひらがなのバランスに
 ついてとりあげていきます。

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今週は、「~させていただく」についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法             < 気になる敬語(5)
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                    「プレゼントさせていただく」

次は、あるネットショップからのメールの一文です。

5,000円以上のお買い物をしていただいたお客様に、
もれなく粗品をプレゼントさせていただきます。

上記の文例の「~させていただく・・・」を取り外したのが次の文例です。

5,000円以上のお買い物をしていただいたお客様に、
もれなく粗品をプレゼントしております

「しております」の代わりに「いたします」でもよいと思います。

「~させていただく」は、何らかの行為を相手に対して自分が「する」ときに、
相手の意向を尊重するがゆえ、許可や了承を得るときに使う言葉。
「相手の許しを得て、そうさせてもらう」という意味合いがあります。

ですから、上記の例の場合
お客様へのサービスとして、店側が粗品を送るのですから
相手の許しを得るための「~させていただく」を使わなくても

「粗品をプレゼント中です」「プレゼントしております」として
失礼にはなりません。

どんな動作や行為にも「~させていただく」を付ければ敬語になる
わけではないことを気に留めてみましょう。

 
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今週は、「~させていただく」についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法        < 気になる敬語(4)
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 「させていただく」の二度使い

このたび開発させていただきました新製品について
ご紹介させていただきます。

一文にダブルで「~させていただく」が使われている例です。
意外と、文を書く側はこの二重使いに気づいていないことがあります。
「失礼のないようにきちんと書かなければ…」という思いが強いほど
そうなりがちです。

「~させていただく」に限らず、文末の定番フレーズ「お願いします」も
「ご協力をお願いしたく、本件をもちましてお願い申しあげます」
のように一文に繰り返し使ってしまうことも。

無難に使える常套句ほど、無意識に何度も使ってしまうので
注意が必要です。

上記の文例の「~させていただく・・・」を取り外したのが次の文例です。

このたび開発した新製品についてご紹介いたします。

上記の書き換えも、油断すると
「開発いたしました・・・ご紹介いたします」と「いたします」を二重に
使ってしまうので、読み返して確認する習慣をつけましょう。

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第5回のテーマは「漢字の多すぎるメール」です。
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続きは紙面をお読みくださ~い。

「九州スポーツ」では毎週木曜日に
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今週は、「~させていただく」についてです。
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  仕 事 の メ ー ル 作 法               < 気になる敬語(3)
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                       「運転させていただく」

次の文例は、ある交通機関の運行再開を知らせるメールの一文です。

○月○日の始発から通常のダイヤでの運転を再開するとともに、
臨時便も運転させていただくこととなりました。

この一文も、「お客さま」に対してへりくだるあまり、
「~させていただくこととなりました」を使ってしまっています。

実際は「臨時便も運転再開」という事実を伝えればよく、
利用客に了承を得る表現にする必要はないと思うのですが…。
運転「する」主体はこの交通機関なのですから。

上記の文例の「~させていただく・・・」を取り外したのが次の文例です。

○月○日の始発から通常のダイヤでの運転を再開するとともに、
臨時便の運転も再開いたします。

「運転させていただくこととなりました」の書き換えとしては
「運転いたします」「運転の運びとなりました」としてもよいと思います。

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                                                                          「担当させていただく」

次の文例は、担当者交代を客先に知らせるメールの一文です。

これまで御社を担当させていただいておりました山田の後任の佐藤です。
異動となった山田に替わりまして、
今月から私が担当させていただくことになりました。
御社のお役に立てますよう、精いっぱいお仕事をさせていただきますので
どうぞよろしくお願いたします。

仕事を担当する先の相手に対して、へりくだった言葉遣いをしたものと
思われますが、一文に一つ「~させていただく」が使われているのは、
丁寧さを通り越し、くどい感じが否めません。

「~させていただく」に限らず、「ありがとうございます」や
「申し訳ございません」など、同じ言葉を文中に繰り返し使うと、
その言葉で伝えようとする真意がどんどん薄れていってしまいます。

本来、客先の担当を決めるのは、自分の会社であって、
相手の会社ではありません。
「~させていただく」を使って必要以上に相手にへりくだらなくとも、
「担当交代」の事実を伝えれば、事足ります。

上記の文例の「~させていただく」を取り外したのが次の文例です。
最後の一文の「精いっぱいお仕事をさせていただきます」は
「精いっぱい努めてまいります」に書きかえました。

これまで御社を担当しておりました山田の後任の佐藤です。
異動となった山田に替わりまして、今月から私が担当いたします。
御社のお役に立ちますよう、精いっぱい努めてまいりますので
どうぞよろしくお願いたします。

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