今週は、迷惑メールの件名をもとに傾向と対策を考えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 件名の留意点（4）＞
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名前のある件名
惑わされる件名として、名前入りというのがあります。
先日はありがとうございました。里中です。
お世話になります、石山です。
これらはいずれも迷惑メールにあった件名ですが
このように姓が書かれた迷惑メールが最近増えています。
通常は迷うことなくごみ箱行きにするのですが
家族や親せき、知人の名前と同じだと「もしや」という気持ちから
まんまと“敵”の手中に。
妹と知人の下の名前が同じで、どちらもひらがな表記なので
「○○です。例の件で」といった件名をうっかり開いたことがあります。
▼ 名前には社名をセットで
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件名に名前を入れることは、ビジネスメールのやり取りでも行われていますが
名前だけでなく社名や部署名とセットにした方が、はっきりします。
私が仕事でやりとりする相手のメールを見てみると
二通りのパターンがあります。
1）件名にカッコ書きなどで社名＋名前
差出人名は、日本語または英文字のフルネーム
2）件名には社名や名前なし
差出人名に、社名＋名前
件名か差出人名に社名があれば、
佐藤さんや藤井さん、田中さんといった
同姓が多い場合でも区別がつきやすいです。
実際、
同時期に同じ姓の相手からのメールが
上記の1）でも2）でもなく
どちらも差出人名が英文字表記の姓だけだったことがあり
混同しそうになったことがあります。
メールの使用頻度が高い人は
1）や2）の配慮があり、
さらに上級者になると
相手によって件名の社名・名前の入れ方や
差出人名も数種用意して切り替えているケースも見られます。
少なくとも、メールを送信した相手に判別してもらえるような
工夫は必要ではないでしょうか。
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【しごび】 の お 知 ら せ
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