2011年7月19日 | 神垣あゆみブログ

今週は、ビジネス文書→メール文への書きかえについてです。
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　仕事美人のメール作法　　　＜ メール仕様に書きかえる ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　まずは、形式から

　読者のかたから
　「ビジネス文の表記をメール文にする時にきまりのようなものは
　　あるのかどうか」
　という質問をいただきました。

　業務連絡など、紙で作成する文書には、定着した書式があるものですが、
　それをメールに書きかえて送信するケースもあります。
　そのとき、ビジネス文書の書式をメールにそのまま適用できるかというと、
　そうとは限りません。

　質問をいただいた読者のかたは、「ビジネス文書→メール文」にする際、
　次の点に気を付けているとのことでした。

　1）左寄せを基本として、右揃えを考慮しない
　2）発信者をメール最後署名の前に移動する。
　3）日付をはぶく
　4）改行は文の「意味の切れ目」を中心に考える　
　5）改行は１行が右になりすぎないように心がける　　など

　上記の5点は、一般文書をメールに書きかえる際、いずれも重要なポイントが
　きちんと押さえられているので、ご紹介しました。

それぞれ簡単に解説しますと…
　1）メールの場合、右揃えや中央揃えは、必ずしも反映されるとは限らない
　2）ビジネス文では発信者名を文書右上に配すが、メールでは署名で代替
　3）メールの場合、ヘッダーに日付が入るので省略可
　4）意味の切れ目で改行する方が読みやすい
　5）メールでは、自分と相手とで一文の改行の位置が異なる場合があるため

　メールに書き換える際には、まず「全体の形式」を上記のようにメール仕様に
　置きかえる必要があります。

　そのうえで、表記についての留意点がいくつかあるので、
　明日以降、ご紹介していくことにします。