今週は、ビジネス文書→メール文への書きかえについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メール仕様に書きかえる ＞
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まずは、形式から
読者のかたから
「ビジネス文の表記をメール文にする時にきまりのようなものは
あるのかどうか」
という質問をいただきました。
業務連絡など、紙で作成する文書には、定着した書式があるものですが、
それをメールに書きかえて送信するケースもあります。
そのとき、ビジネス文書の書式をメールにそのまま適用できるかというと、
そうとは限りません。
質問をいただいた読者のかたは、「ビジネス文書→メール文」にする際、
次の点に気を付けているとのことでした。
1）左寄せを基本として、右揃えを考慮しない
2）発信者をメール最後署名の前に移動する。
3）日付をはぶく
4）改行は文の「意味の切れ目」を中心に考える
5）改行は１行が右になりすぎないように心がける など
上記の5点は、一般文書をメールに書きかえる際、いずれも重要なポイントが
きちんと押さえられているので、ご紹介しました。
それぞれ簡単に解説しますと…
1）メールの場合、右揃えや中央揃えは、必ずしも反映されるとは限らない
2）ビジネス文では発信者名を文書右上に配すが、メールでは署名で代替
3）メールの場合、ヘッダーに日付が入るので省略可
4）意味の切れ目で改行する方が読みやすい
5）メールでは、自分と相手とで一文の改行の位置が異なる場合があるため
メールに書き換える際には、まず「全体の形式」を上記のようにメール仕様に
置きかえる必要があります。
そのうえで、表記についての留意点がいくつかあるので、
明日以降、ご紹介していくことにします。
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