今週は、ビジネス文書→メール文への書きかえについてです。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 ＜ メール仕様に書きかえる（4）＞
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「以上＋ひと言」で結ぶ
ビジネス文をメールに書きかえる際の「書きかえポイント」として
次の3つを挙げました。
1）「拝啓」などから始まる前文は不要
2）「記」で始まり「以上」で終わる「記書き」をメインに
3）「記」はなくてもよく、「以上」にひと言添えて結ぶ
ビジネス文の「記書き」部分をメールに反映するとよいことを
述べました。
ビジネス文書では「記」をセンター合わせにして、必要事項を記述し
最後に「以上」を右端に配して結ぶのが定型のパターンです。
これをメール文にする場合は、「記」は省略してよく、
「○○についてお知らせします」といった前置きの後、
必要事項を挙げていきます。
「記書き」では「記」に呼応して、最後に「以上」が使われているので、
両方をセットで使いますが、
メールで「記」を省くのであれば「以上」で結ぶ必要もない
ということです。
「記」をセンターに、「以上」を右端に配置するのも
メールではあまり意味をなしません。
ずれて見えたり、文字を寄せる手間がムダにかかるためです。
社内向けのメールでは、結びの表現として「以上」を使うのは差し支えない
と思いますが、社外宛てには
「以上です。ご確認のほど、よろしくお願いたします」
「以上、ご確認をお願いいたします」
のように「以上＋ひと言」で結ぶようにすると丁寧です。
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【しごび】 の お 知 ら せ
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中国で活躍する建築家・青山周平さん
の取材記事を神垣が担当しました。
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