今週は、「メールだけで仕事は完結するか？」について考えます。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールのやりとり注意書き（3）＞
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メール×電話をかけあわせる
必要なことはすべてメールに書いたつもりでいても
相手には自分が思っているほど、十分に伝わっているとは限らない
と昨日の VOL.1554 で述べました。
特に、メールで全て済ませようと
こと細かに伝達事項や指示を書いた長文のメールは要注意です。
以前、原稿依頼のあった客先から
原稿作成にあたり20項目もの指示を書き連ねた長文メールを
受け取ったことがあります。
読んでいるうち、あまりの項目の多さに
書いている相手にも見落としや書き誤りがあり
それを確認する作業が続き、疲労困憊したことがあります。
本来なら、メールで受けた指示を把握・理解し
原稿作成にかかれるところを、
それ以前の指示の内容確認に時間をとられ
いらつきました。
このような場合
押さえるべき項目に優先順位をつけ
電話でポイントを先に伝えたのち
補足的な内容を後でメールで送って念押しする
という形をとれば、やりとりがもっとスムーズになったのに
と感じます。
このように、一度に伝えきれない多項目にわたる内容は
「電話で要点を伝え、メールでフォロー」
あるいは
「メールで概要を伝え、後から電話でフォロー」
という形をとれば、誤解や間違いが少なくて済みます。
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【しごび】 の お す す め
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日程が変更になりました。
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