今週は、相手を不安にさせないメール対応についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メールで安心を届けるには?(5)
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                         返信が遅れたら…

 「返信を必ずする」の反対が、「返信が滞る」です。

 返信のタイミングを逃してしまった、あるいは、忘れてしまった
 ということがあります。

 できれば、避けたい事態ではありますが
 気づいた時点で速やかに対処しましょう。

 返信が遅れた旨をメールでお詫びする際
 気をつけなければならないのは
 「返信が遅れた」理由を長々と説明しないことです。

 相手に申し訳ないという気持ちから、つい、あれこれと遅れたわけを
 書いてしまいがちですが、相手には「言い訳」にしか映りません。

 それよりも、返信が遅れたことを冒頭で詫びたら、
 相手が求めていた用件についての対処を優先しましょう。

 質問に対する回答
 依頼に対する返答
 確認事項の連絡 など

 相手が自分に求めている対応にすぐにとりかかりましょう。

 返信に間があいてしまい申し訳ない、という気持ちは
 メールで言い訳するより
 態度や行動で挽回することです。

 場合によっては、メールではなく
 すぐに電話をかけたり、相手のところへ資料を持って出向く
 必要もあると思います。

 「そのまま」で放置せず
 気づいた時点で、何らかの対応を速やかに行うことが重要です。

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今週は、相手を不安にさせないメール対応についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メールで安心を届けるには?(4)
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                         具体的に知らせる

 あいまいな対応や表現を避ける。
 これも、相手を不安にさせないメール対応として大切なことです。

 「今度、やっておきます」よりも「明日の午前中に提出します」

 「いつになるか分かりません」よりも
 「遅くとも来週の月曜には返答いたします」

 「どっちでもいいので適当に」よりも「A案で進めてください」

 このように、日時や要件を明確にして相手に伝えましょう。

 「また今度」とか「いつか」というのは、実現した試しがありません。
 本気で具体化したり、実現させたいのなら、きちんと日時や内容を
 明らかにすることです。

 「あとでやります」という返答も、うやむやになりがち。
 期限を設け、相手に伝えるだけでなく、自分にも締切を課すことで
 確実に遂行できるようになります。

 まずは数値で示す、数値に置き換える習慣を。
 時間、日時、期限、数量、金額など
 「ざっくり」とか「だいたい」ではなく
 相手がイメージしやすいように具体的な数値を提示して
 詰めていくことです。

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今週は、相手を不安にさせないメール対応についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メールで安心を届けるには?(3)
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                        返信のペースを保つ

 相手のメールを読んだことを伝えるために
 短くてよいので「拝受しました」「承知しました」と
 「返信を必ずする」ことが重要ということを先日、述べました。

 これを習慣づけるとともに、気をつけたいのが
 返信のペースを乱さないことです。
 
 「いつも返信があるのに、今回は神垣さんからの連絡がなかったので
  おかしいと思い、メールしました。
  ○月○日に送ったメールは届いていますか?」

 毎回、意識して返信メールをこまめに送っていた
 客先から送られてきたのが上記のメールです。

 都合で返信を先送りにしてしまい、
 相手にいらぬ心配をかけてしまったと
 反省した出来事でした。

 “いつものペース”で返信ができない場合は
 事前に相手にその旨を知らせておきましょう。例えば

 「これから17時まで外出しますので、返信が遅れます。
  戻り次第、すぐにご連絡いたします」

 「明日から○日まで出張のため、こちらのアドレス(携帯アドレスなど)
  からご連絡しますね」

 「○月○日まで休暇のため、ご用件は私に替わって△△が承ります」

 のように、自分が「対応できない時間帯や日程」を相手に知らせ
 「どのように対処するか」を伝えておくと
 行き違いや連絡が途絶える心配がありません。

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今週は、相手を不安にさせないメール対応についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メールで安心を届けるには?(2)
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返信が不要な場合は?

今週は、相手を不安にさせないメール対応についてです。
昨日は、まず「返信を必ずする」ことを挙げました。

ただ、返信の際、このメールに対する相手からの返信は要求しない
という場合もあります。

あくまで、お知らせやあいさつとして送るメールで
相手からの了承や確認を必要としない、そんな時は…

メールの文末に
「ひと言、ごあいさつをと思いメールをお送りしました。
返信を要しませんので、お気づかいなく」
といった一文を添え、返信を必要としない旨を相手に伝えます。

相手によっては、そこまでしてもらわなくても…と
こちらが恐縮するくらい、丁寧に何度もメールを返信してくるかたがいます。

そうした相手にも、返信は不要である旨を文末で知らせることで
気を使い合ったエンドレスなやりとりをストップできます。

電話をかけるまでもないし、手紙を出すほどでもない。
でも、ひと言、相手に声をかけておきたい
という時にもメールは便利なツールです。

でも、これは相手に対して「気にかけていますよ」と伝える
シグナルのようなもので、返信を求めるメールではないという時は
そうした意図を、最後の一文で伝えておけば、
相手も返信に迷うことがなくなります。

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今週は、相手を不安にさせないメール対応についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < メールで安心を届けるには?
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                           まずは返信

 VOL.1567 から5回にわたり< メールの返信がない時 >の対処法
 お伝えしました。

 すると、読者のかたから

 「相手からメールの返信がない時の対処法」の逆バージョン
 「相手を不安にさせない対処法」も機会があれば、お願いします。
 お客さまからお仕事をいただいている立場なので、
 不安になるより、相手を不安にさせないようにと、思うこともあったもので。

 というメールをいただきました。
 そこで今週は、相手を不安にさせないメール対応を考えていきたいと
 思います。

 相手(主に客先)を不安にさせない対応としては
 まず「返信を必ずする」ことが挙げられます。

 これはその都度、長文の丁寧な文面を送ることではありません。
 「拝受しました」あるいは「受領しました」
 「確認しました」「承知しました」など
 相手のメールを読んだ旨を、ひと言伝えておくことが重要。

 特に初めてメールでやりとりする相手には
 お互いのペースや勝手が分かっていないので
 こまめに“意志表示”しておく必要があると感じます。

 メールの用件が「相手に伝わっている」と分かるだけで
 相手は安心感を抱きます。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 読者からの質問(3)
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                          敬語の使い方

 VOL.1530 < おかしな敬語(4)>
 でとりあげた文例の書きかえについて、いただいたメールです。

 <読者からの質問>————————————————

  今日のおかしな敬語

  「Webサイトをご覧の方、すでにご署名いただいた方は、
   お知り合いにも協力の依頼をお願いいただけませんか?」

  では如何?  
                            読者 K.H さん
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「おかしな敬語」が使われている文例として挙げたのがこちら。

(例文)
 × Webサイトを見られました方、
   すでに署名してくださった方がいましたら、
   知人の方にもご協力いただけるよう頼んでいただけたら、と思います。

 対して、神垣が書き換えた文例がこちら。

 ○ Webサイトをご覧になった方、
   すでに署名してくださった方はぜひ、、
   お知り合いにもご協力をお願いいただけたら、と思います。

 そして、K.H さんからいただいたのが、初めに挙げた文例です。

「ご覧になった方」 → 「ご覧の方」
「署名してくださった方はぜひ」 → 「すでにご署名いただいた方は」
「ご協力をお願いいただけたら、と思います」 
 → 「協力の依頼をお願いいただけませんか?」

 こうして比較すると
 K.H さんお文例の方がずっとすっきりしていますね。

 ポイントは後半の一文。
 「お知り合いにも協力の依頼をお願いいただけませんか?」

 「お知り合い」に続いて敬語が使われているのは
 文末の「お願いいただけませんか?」のみです。

 「ご協力のご依頼」と、余計な敬語は使わず
 締めの動詞だけを敬語でしているので
 すっきりスマートな一文になっています。

 一文に使う敬語は1つか2つ、という好例です。

 いやはや、自分で書き変えておきながら、お恥ずかしい限りですが
 K.H さんは、折に触れて「こうしたら如何?」と
 適切な指摘をしてくださり、感謝しています。

 【しごび】読者の中では、おそらく最高齢の読者さんです。
 美しい日本語の使い方をメールを通じて教えていただいています。

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 【しごび】 の お す す め
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