今週は、相手を不安にさせないメール対応についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　＜ メールで安心を届けるには？（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　返信が遅れたら…

　「返信を必ずする」の反対が、「返信が滞る」です。

　返信のタイミングを逃してしまった、あるいは、忘れてしまった
　ということがあります。

　できれば、避けたい事態ではありますが
　気づいた時点で速やかに対処しましょう。

　返信が遅れた旨をメールでお詫びする際
　気をつけなければならないのは
　「返信が遅れた」理由を長々と説明しないことです。

　相手に申し訳ないという気持ちから、つい、あれこれと遅れたわけを
　書いてしまいがちですが、相手には「言い訳」にしか映りません。

　それよりも、返信が遅れたことを冒頭で詫びたら、
　相手が求めていた用件についての対処を優先しましょう。

　質問に対する回答
　依頼に対する返答
　確認事項の連絡　など

　相手が自分に求めている対応にすぐにとりかかりましょう。

　返信に間があいてしまい申し訳ない、という気持ちは
　メールで言い訳するより
　態度や行動で挽回することです。

　場合によっては、メールではなく
　すぐに電話をかけたり、相手のところへ資料を持って出向く
　必要もあると思います。

　「そのまま」で放置せず
　気づいた時点で、何らかの対応を速やかに行うことが重要です。

今週は、相手を不安にさせないメール対応についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　＜ メールで安心を届けるには？（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　具体的に知らせる

　あいまいな対応や表現を避ける。
　これも、相手を不安にさせないメール対応として大切なことです。

　「今度、やっておきます」よりも「明日の午前中に提出します」

　「いつになるか分かりません」よりも
　「遅くとも来週の月曜には返答いたします」

　「どっちでもいいので適当に」よりも「A案で進めてください」

　このように、日時や要件を明確にして相手に伝えましょう。

　「また今度」とか「いつか」というのは、実現した試しがありません。
　本気で具体化したり、実現させたいのなら、きちんと日時や内容を
　明らかにすることです。

　「あとでやります」という返答も、うやむやになりがち。
　期限を設け、相手に伝えるだけでなく、自分にも締切を課すことで
　確実に遂行できるようになります。

　まずは数値で示す、数値に置き換える習慣を。
　時間、日時、期限、数量、金額など
　「ざっくり」とか「だいたい」ではなく
　相手がイメージしやすいように具体的な数値を提示して
　詰めていくことです。

今週は、相手を不安にさせないメール対応についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　＜ メールで安心を届けるには？（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　返信のペースを保つ

　相手のメールを読んだことを伝えるために
　短くてよいので「拝受しました」「承知しました」と
　「返信を必ずする」ことが重要ということを先日、述べました。

　これを習慣づけるとともに、気をつけたいのが
　返信のペースを乱さないことです。
　
　「いつも返信があるのに、今回は神垣さんからの連絡がなかったので
　　おかしいと思い、メールしました。
　　○月○日に送ったメールは届いていますか？」

　毎回、意識して返信メールをこまめに送っていた
　客先から送られてきたのが上記のメールです。

　都合で返信を先送りにしてしまい、
　相手にいらぬ心配をかけてしまったと
　反省した出来事でした。

　“いつものペース”で返信ができない場合は
　事前に相手にその旨を知らせておきましょう。例えば

　「これから17時まで外出しますので、返信が遅れます。
　　戻り次第、すぐにご連絡いたします」

　「明日から○日まで出張のため、こちらのアドレス（携帯アドレスなど）
　　からご連絡しますね」

　「○月○日まで休暇のため、ご用件は私に替わって△△が承ります」

　のように、自分が「対応できない時間帯や日程」を相手に知らせ
　「どのように対処するか」を伝えておくと
　行き違いや連絡が途絶える心配がありません。

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　【しごび】 の お す す め
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今週は、相手を不安にさせないメール対応についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　＜ メールで安心を届けるには？ ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　まずは返信

　VOL.1567 から5回にわたり＜ メールの返信がない時 ＞の対処法を
　お伝えしました。

　すると、読者のかたから

　「相手からメールの返信がない時の対処法」の逆バージョン
　「相手を不安にさせない対処法」も機会があれば、お願いします。
　お客さまからお仕事をいただいている立場なので、
　不安になるより、相手を不安にさせないようにと、思うこともあったもので。

　というメールをいただきました。
　そこで今週は、相手を不安にさせないメール対応を考えていきたいと
　思います。

　相手（主に客先）を不安にさせない対応としては
　まず「返信を必ずする」ことが挙げられます。

　これはその都度、長文の丁寧な文面を送ることではありません。
　「拝受しました」あるいは「受領しました」
　「確認しました」「承知しました」など
　相手のメールを読んだ旨を、ひと言伝えておくことが重要。

　特に初めてメールでやりとりする相手には
　お互いのペースや勝手が分かっていないので
　こまめに“意志表示”しておく必要があると感じます。

　メールの用件が「相手に伝わっている」と分かるだけで
　相手は安心感を抱きます。

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　【しごび】 の お す す め
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　昨日、21時30分に配信しました…

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　　　　　男子禁制！　違いの分かる女子だけに贈る
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　 【 オ ト コ の 話 】
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　今回のテーマは
　「できないオトコ」の話。

　あなたの周りのいませんか？　
　できると見せかけてお話にならない残念なオ・ト・コ。

　購読料　1,050円　
　毎月、「5」の付く日に配信します（5日・15日・25日）。