今週は、相手を不安にさせないメール対応についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メールで安心を届けるには?(3)
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                        返信のペースを保つ

 相手のメールを読んだことを伝えるために
 短くてよいので「拝受しました」「承知しました」と
 「返信を必ずする」ことが重要ということを先日、述べました。

 これを習慣づけるとともに、気をつけたいのが
 返信のペースを乱さないことです。
 
 「いつも返信があるのに、今回は神垣さんからの連絡がなかったので
  おかしいと思い、メールしました。
  ○月○日に送ったメールは届いていますか?」

 毎回、意識して返信メールをこまめに送っていた
 客先から送られてきたのが上記のメールです。

 都合で返信を先送りにしてしまい、
 相手にいらぬ心配をかけてしまったと
 反省した出来事でした。

 “いつものペース”で返信ができない場合は
 事前に相手にその旨を知らせておきましょう。例えば

 「これから17時まで外出しますので、返信が遅れます。
  戻り次第、すぐにご連絡いたします」

 「明日から○日まで出張のため、こちらのアドレス(携帯アドレスなど)
  からご連絡しますね」

 「○月○日まで休暇のため、ご用件は私に替わって△△が承ります」

 のように、自分が「対応できない時間帯や日程」を相手に知らせ
 「どのように対処するか」を伝えておくと
 行き違いや連絡が途絶える心配がありません。

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