今週は、相手を不安にさせないメール対応についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メールで安心を届けるには?(3)>
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返信のペースを保つ
相手のメールを読んだことを伝えるために
短くてよいので「拝受しました」「承知しました」と
「返信を必ずする」ことが重要ということを先日、述べました。
これを習慣づけるとともに、気をつけたいのが
返信のペースを乱さないことです。
「いつも返信があるのに、今回は神垣さんからの連絡がなかったので
おかしいと思い、メールしました。
○月○日に送ったメールは届いていますか?」
毎回、意識して返信メールをこまめに送っていた
客先から送られてきたのが上記のメールです。
都合で返信を先送りにしてしまい、
相手にいらぬ心配をかけてしまったと
反省した出来事でした。
“いつものペース”で返信ができない場合は
事前に相手にその旨を知らせておきましょう。例えば
「これから17時まで外出しますので、返信が遅れます。
戻り次第、すぐにご連絡いたします」
「明日から○日まで出張のため、こちらのアドレス(携帯アドレスなど)
からご連絡しますね」
「○月○日まで休暇のため、ご用件は私に替わって△△が承ります」
のように、自分が「対応できない時間帯や日程」を相手に知らせ
「どのように対処するか」を伝えておくと
行き違いや連絡が途絶える心配がありません。
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