今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法          < 読者からの質問(2)
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 「いただきますよう」

昨日の質問に関連して、
次の質問をいただいたのでご紹介します。

<読者からの質問>———————————————————-

私が取引先宛にメールで問い合わせする際によく
次のような言い回しを使います。

「○○(商品名)のお取り扱いはございますか?
ございましたらお見積りをいただきますようお願い申し上げます。」

多分文法的には間違っていないだろうと自分では思っているものの、
どうもしっくりきません。

「○○の在庫はありますか? あれば・・・。」
ではますます不しつけだと思いますので、適切な言い回しがあれば
教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
読者 T.N さん
————————————————————————————-

「お見積りをいただきますようお願い申し上げます」の言い回しは
「いただきますよう」以外の言葉でも言い換えられそうですね。

「ございましたら」が十分丁寧な表現なので、その後に続く文は
もう少しさらっと表現してもよいと思います。

例えば
1)「お見積もりをお願いいたします」
2)「お見積もりをお願いできますか」
3)「お見積もりをご送付(お送り)いただけますか」
4)「お見積もりをお願いできればと存じます」

1)で差し支えないと考えますが、、
2)3)のように「問いかける」言い回しにすると婉曲になります。
4)になると、改まりすぎるかもしれません。

丁寧に表現しようとするほど、敬語を追加してしまいがちです。
でも、その前に「相手に何を伝えたいのか」を
今一度確認してみると、表現はもっとシンプルになるはず。

「○○(商品名)のお取り扱いはございますか?
 ございましたら、お見積もりをお願いいたします」

として、通常のやりとりは問題ないでしょう。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法                                   < 読者からの質問
◆─────────────────────────────────◆
 「~していただけますよう」

VOL.1558の< おかしな敬語(2)>

の時に挙げた下記の例文に対していただいた質問です。

(例文)
× また、何かのご機会に再度お見積依頼をいただけますよう
重ねてお願いいたします。

に対していただいたものです。

<読者からの質問>———————————————————-

よく「~~していただけますよう」という表現を目にするのですが、
とても違和感があります。

神垣さまは、「ご依頼ください〕、「承ります〕と書き換えられてます。
恐らく、神垣さまも「いただけますよう〕の表現に違和感を覚えられての
事と存じますが、いかがでしょうか。

私は、「賜りますよう〕としていますが、
どうしても「いただく」を使うのであれば、
「頂きますよう」の方がまだ違和感が無いと思います。

文法的にはどうなのでしょうか、ご教示頂ければ幸いです
(ご教示いただけますようお願い申し上げます!!!)。

読者 M.Tさん
————————————————————————————–

確かに、「~していただけますよう」という表現は
前後の文の流れによっては違和感を覚えることがあります。

私もこの例文での「~していただけますよう」には
変な感じを持ちました。

「いただけますよう」「いただきますよう」の
文法的な解釈については、次のような記述がありました。

▼日本語情報資料館 言葉に関するFAQ
「いただけますよう」「いただきますよう」

M.Tさんのように「~していただけますよう」という表現に
違和感を覚える人が少なくなっている現実を寂しく思いますが
上記に挙げた文例では、やはりそぐわない表現のような気がします
(丁寧な表現でも、何か押しつけがましさを感じるのです)。

上記の文例では、M.Tさんが書いておられる
「見積依頼を〔賜りますよう〕」
とする方が言葉として敬意が伝わるスマートな表現だと思います。

例)何かの機会に再度、お見積依頼を賜りますようお願いいたします。

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今週は、相手からメールの返信がない時の対処法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法   < メールの返信がない時(5)
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返信がくる仕向け方

送ったメールに対する返信がない

不安になる

この状態を避けるには
・自分が送信したメールを即時に相手が読むとは限らない
・読んだからといって、返信があるとは限らない

上記2点を踏まえたうえで

・相手に「読み流されない」メール文を心がける

ことがポイントです。

返信を要する場合は
「ご返信(返事)をお待ちしております」
「本日17時までに、ご回答をお願いします」
「○月○日までに出欠をお知らせいただければ幸いです」

のように、返信を待つ旨や期日を明記しましょう。

それでも返信がない時は
再度メールを送る方法もありますが
電話で問い合わせる方が確実な場合もあります。

返信がないことへの不安は、
メールを送った側は日が経つほど大きくなる一方で
返信する側はどんどん忘れていく
という相反する結果になりがちです。

返信がないことに不安を感じることが多い人は
今一度、自分のメールの書き方に
相手のアクションを促す要素がきちんと入っているか
見直してみましょう。

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●日 時 : 10月18日(火)13:30~17:00
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今年の神垣の一大テーマについてお話ししますので
ぜひ、お越しください!

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今週は、相手からメールの返信がない時の対処法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法        < メールの返信がない時(4)
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                         返信を促す文面に

相手が自分からのメールを読んで
「べつに返信するまでもない」と
読み流される内容になってはいませんか?

昨日は、そう書いて終わりました。

相手に「返信」というアクションを起こさせる
文面になっていないと、あなたのメールは読み流されて
終わりです。

自分の用件を伝えるだけなら、それでよいとしても
伝えた用件に対する、相手からの返事や意見、反応がほしい時は
その旨を書いて伝えなければ、返信はありません。

返信がないことに不安を募らせ、おろおろする前に
自分が送ったメールが、相手からの「返信を促す」文面になっているか
確かめてみましょう。

「いつでもいいのでご回答ください」
「急ぎませんので、お手すきの時にでも」
こういった文面は、読み流されやすい典型的な例。

「何について」「いつまでに」返信がほしいのか
を明記することが大切です。

逆に、そこまで求めていないのなら
相手の返信がないことを気にしすぎないことです。

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今週は、相手からメールの返信がない時の対処法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法   < メールの返信がない時(3)
◆─────────────────────────────────◆
返信がない理由を考える

「メールの送信=用件の完了」ではない。
相手がそのメールを読んで、はじめて
「用件の伝達」は完了する、と昨日述べました。

メールの内容を読んで、相手が理解や納得をしてしまうと
そこから先のアクション、
つまり「拝読しました」「了解しました」という返信に
つながらないこともよくあります。

自分のメール対応を振り返ってみてください。

送信する側だと、相手から返信がないと不安になる時があっても
自分が受信する側だと、メールを読んだ後「なるほどね」「ふむふむ」と
用件を理解したり、納得したりすると
そこで終わってしまい、わざわざ「了解」の旨を返信しないことも
あるのではないでしょうか?

メールには「開封確認機能」もありますが
操作が煩わしいうえに、読んだかどうかを監視されているようで
いい気持ちはしないものです。

そうすると、相手が自分のメールを読んだ証がどうしてもほしい
用件が確実に伝わっているか、必ず確認したい、という場合は
相手に返信のアクションを促すメールを
まずは自分から送らねばなりません。

返信がないと不安になる前に
自分のメールの内容を読み直してみましょう。

「べつに返信するまでもない」と
読み流される内容になってはいませんか?

 

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今週は、相手からメールの返信がない時の対処法についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法   < メールの返信がない時(2)
◆─────────────────────────────────◆
不安になる前に…

メールは「いつでも、自分の都合のよい時に送信できる」ツールです。
いつでも送信できる一方で、受信して読むのも「自分の都合のよい時」。

電話が即時に相手につながることができるのに対し
メールでは、送信したメールに返信があるまで
時間差が生じるものです。

自分が送信したメールを、ほぼ同時に相手が読み
即時に返信ということもありますが、それが常ではありません。

ですから、メールのやり取りでは
送信はしたけれども
相手に用件が「伝わっているとは限らない」ことを
前提とする必要があります。

メールを送信したからといって
「用件の伝達」が完了したわけではありません。

相手がそのメールを読んで、はじめて
「用件の伝達」は完了するのです。

相手がパソコンの前を離れている状態では
メールでの即答は求められません。

ですから、急ぐ用件、すぐに返答が必要な用件は
電話の方が早く処理できるということもあるわけです。

「返信がない」ことを不安に思う前に
「メールの送信=用件の完了」ではない
と捉える必要があるのではないでしょうか。

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