今週は、敬語のうっかりミスについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法              < 敬語注意報(3)
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                      「おやりになりますか?」

今週は、敬語の使い方でよくあるミスを取り上げています。

●「御社では朝礼をおやりになりますか?」

上記の一文では、「おやりになりますか」に注意です。

もとの言葉は「朝礼をする」ですが
「する」の尊敬語は「なさる」です。

「お~になる」も尊敬語のひとつですが
「やる」を「おやりになる」と変えても
尊敬の意味にはなりません
(「やる」自体が「する」よりも俗な表現)。

◎「御社では朝礼をなさいますか?」

とします。

目上の相手に、尋ねるときも

「部長はスキーをおやりになりますか?」

「部長はスキーをなさいますか?」

とするのが適切です。

 
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 あ と が き
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 部下のメールを見て
 「まずいよ、これ!」
 「もうちょっとどうにかならんかなぁ」
 と日々、お嘆きの上司の皆さん。

 ・困った(困っている)部下のメール対応
 ・部下のメール対応でヒヤッとしたこと、クレームになった事例
 ・部下に指導したいが、言いにくくてできないこと

 について、こそっと私に教えていただけませんか?

 そうした「部下に伝えたいのに伝えられない」
 メール対応について、私がこのメルマガで改善策を記事にします。

 そうすれば、メール対応に問題を抱える部下に
 「参考になる記事があったんで、読んでみてくれ」
 といって、このメルマガを部下に転送
  ↓
 部下が、自分のメール対応のまずさに気づく
  ↓
 職場のメール対応が改善される。

 というシナリオです(小芝居みたいですが、いたってまじめに考えました)。

 つまり、
 上司のあなたの代わりに
 メール対応の「してはいけない」をメルマガの記事として書き
 部下に気づきを与えるきっかけにする
 という試みです。

 部下、あるいは部署や職場内で
 問題になった(問題になっている)メール対応
 ありませんか?

 もし、思い当たる事があれば
 ぜひ、ご一報を!
 (メルマガに返信すれば、神垣へ届きます)

 「いちいち指導できないんで、代わりに書いて!」
 という内容も歓迎です。


 メルマガ読者の管理職のかたからの
 嘆きのメール、お待ちしていま~す!

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今週は、敬語のうっかりミスについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 敬語注意報(2)
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 「書かれておられました」

今週は、敬語の使い方でよくあるミスを取り上げています。

●「指示書には○○と書かれておられました

上記の一文では、「書かれておられました」に注意です。

敬語の重複「二重敬語」になっています。

上記の文例は
「書いていた」の尊敬語「書かれていました」に
さらに尊敬の「られる」を付け加えているため
敬語が重なっているのです。書き換えると…

◎「指示書には○○と書かれていました

もしくは「お書きになっていました」「お書きでした」でも
よいでしょう。

尊敬語に「れる」「られる」を付けて
二重敬語になっている例はほかにもあります。

「おっしゃられました」→「おっしゃいました」

「ご覧になられましたか?」→「ご覧になりましたか?」

不要に「れる」「られる」を足しても、
言葉がより丁寧になるわけではないことを覚えておきましょう。

 
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今週は、敬語のうっかりミスについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 敬語注意報
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「されてください」

今週は、敬語の使い方でよくあるミスを取り上げていきます。

●「申請については事務局で相談されてください」

上記の一文では、「相談されてください」に注意です。

「される」は「する」の尊敬語ですが、
それさえ付ければ敬語になるわけではありません。

この場合に適切なのは、同じ「する」の尊敬語のひとつ
「なさる」です。
依頼文の場合は「なさる」を使う方がしっくりきます。
上記の文は・・・

◎「申請については事務局で相談なさってください」

とします。「ご相談なさって」と「ご」を付けてもいいでしょう。

「相談されてください」と似たようなミスをよく見かけます。
これまでも何度か取り上げてきましたが、注意が必要な敬語として
改めて挙げておきます。

「参加されてみてください」→「参加なさってください」
「ご参加ください」

「送られてください」   →「お送りになってください」
「お送りください」

「書かれてください」   →「お書きになってください」
「お書きください」

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今週は、誘いや依頼を断るときのメール対応についてです。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法                     < 断り上手なメール(5)
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                                                                                             添削例

今週は、相手と気まずくならずに済む断り方について、
3つのポイントを柱に
文例を挙げて紹介してきました。

★VOL.1665  断るときのポイント

読者のかたから、今回の記事を見て、添削依頼があったので
ご紹介します。

<読者からのお便り>———————————————–

今週のテーマにぴったり(?)な
先週丁度お断りをしたメールを転送します。

初めて御見積りをお願いしました。
この業者さんは当社の元顧問のご友人でもあり、
あい見積りを前提にお会いしたのですが、違う業者さんに決定しました。

多分次はないだろう・・・でも元顧問のご友人なだけに
何だか物足りないお断りメールをしてしまった感が否めません。

今回のテーマにて添削をお願いしても宜しいでしょうか。

(転送文)

山田さま

お世話になります。○○商事の川崎です。

大変残念なのですが、今回は別の業者さんにお願いすることと
なってしまいました。

お値段的にはあまり変わりはありませんでした。
DM企画デザインを専門にされている点が決定打となったようです。

また次の機会にお世話になるかと存じます。
その時はぜひよろしくお願い申し上げます。

***署名***

——————————————————————

下記が神垣が添削した文です。

——————————————————————
山田様

お世話になります。○○商事の川崎です。

このたびはお見積いただき、ありがとうございます。

社内で検討しましたところ、
大変残念ながら、今回は別の業者さんに
お願いすることになりました。

見積金額はあまり変わりはなく、
DM企画デザインを専門にされている点が決定打となり
他社に決定いたしました。

また次の機会にお世話になるかと存じます。
その時はぜひ、よろしくお願い申し上げます。

***署名***

——————————————————————

メール文の内容・流れとも基本的に問題ないのですが
「3つのポイント」にしたがって若干、言い回しを変えて補足してみました。

> 何だか物足りないお断りメールをしてしまった感が否めません。

とのことなので、もし追加するとしたら

「山田様にはご配慮いただきましたのに
良い返事ができず、申し訳なく思っています」

の一文を「また次の機会に・・・」の前に添えてもいいかもしれません。

ですが、前文できちんと断る理由も書いているので
ここまで書き添える必要はないように思います。

ご参考まで。

 

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今週は、誘いや依頼を断るときのメールr対応についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 断り上手なメール(4)
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                          次につなげる

 相手と気まずくならずに済む断り方の3つのポイントのうち、
 ★VOL.1665  断るときのポイント 

 今日、ご紹介するのは3つめの
 「断って終わりでなく、次につなげるひと言でフォローを」
 です。

 断って終わりにせず、断った後に
 次の展開の「きっかけ」づくりをしておくことが大切です。

 ・今回はできないが、次回はできる

 ・今はダメだが、次はOK

 このような文章の流れにしておくと、
 「それっきり」になることを防ぐことができます。

 1)「今日は業務が立て込んでいて対応できないのですが、
    明日の午前中でしたら、対応できます」

 2)「今回は都合がつかず出席できませんが、
    次回はセミナーも懇親会も出席します」

 さらに、1)であれば、
 「明日までお待ちいただけますか?」

 2)であれば
 「また、ぜひお声かけくださいね」
 という一文を添えることで、「それっきり」が解消します。

 「無理です」「ダメです」「できません」と対応する前に
 「どうしたら、できるようになるか」を考え
 今でなくても、次回や次の機会に「できる」ように
 段取りをして、相手に提案する

 断るときには、この流れを意識してみましょう。

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 【しごび】 の お 知 ら せ
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 3月8日から週1回、広島で神垣のビジネスメール講座が開講します!

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 ~今さら聞けない~ ビジネス文書&メールの書き方講座
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 「自分のメール文に自信がない」
 「書くのが苦手だ」
 「メール対応をもっと効率よくしたい」
 というかたのための“今さら聞けない”
 ビジネスメール対応の基本とコツをレクチャーします。

 3月の毎週木曜日、19時から
 全4回の講座です。

 ビジネスメール対応のスキルアップにお役立てください。

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今週は、誘いや依頼を断るときのメールr対応についてです。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法  < 断り上手なメール(3)
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はっきりと婉曲に

相手と気まずくならずに済む断り方の3つのポイントのうち、
★VOL.1665  断るときのポイント http://bit.ly/xTw3eF

今日、ご紹介するのは2つめ。
「断る理由ははっきりと。表現は婉曲に」
です。

「その日はちょっと…」とか「できるかどうか…」といった
どっちつかずであいまいな返答は、相手に期待させたり
待たせたりすることになり、歓迎されません。

「可能か不可能か」「イエスかノーか」
をまず、明らかにします。

さらに、
「~だから、参加できません」
「~しているため、お引き受けできません」
と、対応できない理由をきちんと伝えましょう。

 「あいにく、すでに予定が入っており、参加がかないません」


 「弊社の予算を上回っており、
残念ですが今回の発注は見送らせてください」

このとき、「無理です」「できません」などの直接的な表現は避け、
「あいにく」「せっかくですが」「残念ながら」など
“緩衝材”となる言葉を添えると文の印象が和らぎます。

相手に申し訳ない、という気持ちは
「すみません」ではなく、
こうした婉曲表現に込めるようにしたいですね。

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