今週は、メールの効率をアップする方法についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 時短メール（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
署名で時短
メールに費やす時間を少しでも短くするための工夫を
今週はご紹介しています。
メール開くと、自動的に「署名」が入る設定にしている人は
多いと思います。
※設定方法を知りたいかたは「署名 設定」で検索を！
署名のデザインを集めたテンプレート集もあり、
しゃれたデザインの署名を設定することもできます。
この「署名を設定」するときに、
署名だけではなく、メール冒頭に入る定型の「あいさつ文」も
合わせて入れておくと便利です。
「お世話になっております。
ABC商事の佐藤です。」
「お疲れさまです。総務の竹田です」
のように、必ず入力するあいさつ文を
「社外」「社内」用など、数種類を署名とセットで登録しておき
「署名1」「署名2」のようにタイトルを付けて使い分けます。
▼ あいさつ文＋本文＋署名 をまるごとテキストに保存
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
上記は「署名にあいさつ文を追加」する方法ですが
メールマガジンの原稿を送るとき、私は
テキストファイルに原稿の基本フォーマットを設定し
その原稿の前には「担当者名」と「あいさつ文」
原稿の後に「署名」を入れ
そのテキストファイルを「全部選択」すれば
そのままメールに貼り付けて送信できるようにしています。
型が決まっている文書なども
同じ方法で「あいさつ文」と「署名」を1セット
まるごとテキストファイルに保存しておくと
時間短縮になります。
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。
ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。
2005年から配信してい る無料メールマガジン
【仕事のメール心得帖】登録はこちらから
最新刊！ 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』
