今週は、部下や上司からの気になるメールについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　 ＜ 部下・上司のメール処方箋（5）＞
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社内と社外のメールの区別

今週は、部下や上司からの気になるメール作法への処方箋を
ご紹介してきました。

＜同僚からの「気になる」メール＞———————————–

私は管理職ではないので部下はおりませんが、
同僚（後輩）のメールに何とかならないものかな、と思うことがあります。

顧客宛てのメールが、関係者の私にもCCやBCCで送られてくるのですが、
日本語としてなっていないことがしばしばあるのです。

例えば、先日送られてきたメールで驚いたのは、
「客先の従業員の個人情報を含むファイルにパスワードをかけて
メールに添付して送ってください」
と顧客に依頼する場面で、

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・受講者リスト（パスワード添付で要提出）
———————————–
と書いてあったことです。

弊社は個人情報を扱うためプライバシーマークを取得しており、
個人情報を含むファイルをメールに添付して送る際には
パスワードをかけるのが当然になっていますが、
顧客の中にはそうではない企業、担当者もいらっしゃいます。

同僚は、箇条書きにしてわかりやすくしたつもりだと思いますが、
「パスワード添付」という表現は、
メールを受け取った人によっては
意味が分からない場合もあるのではないか？と思いました。

また、顧客に対して「要提出」という表現は失礼だろうとも思いました。

メールの作法以前の問題で、
メールを読む相手の立場に立ってわかりやすく文章が書けるかどうか？
ではないかと考えますが、いかがでしょうか？

また、部下や新入社員などの失敗ですと指摘もしやすいのですが、
自分と歳の違わない、40過ぎの男性に
どのように対応すべきかも悩ましいところです。

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おっしゃるとおり、
客先に送信するメールとしては、いささかお粗末。
社内宛ならともかく、客先に「要提出」は失礼です。

ビジネスメールは、用件を端的に伝えることが重要ですが
だからと言って、相手に対する礼儀や敬意まで
取り払ってよいわけではありません。

「受講者リストの提出をお願いいたします」とか
「データの送付に関しましては
添付メールにパスワードをかけ、送信をお願いいたします」

といった、相手に「お願いする」言葉を添えたいところです。

社内と社外のメール対応の違いを意識していないと
上記のように相手に失礼なメールを送ることになりかねません。
日々のメール対応で、注意したいポイントです。

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