今週は、メールで伝達する際の箇条書きの活用についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 箇条書きのすすめ(3)>
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項目を絞る、分ける
項目に分けて並べるのが「箇条書き」の特長ですが
下記のように項目が多すぎると、分かりづらくなります。
(NGな例)
製造現場における水の用途
1)洗う
2)冷やす
3)調合する
4)仕込む
5)借りる
6)沸かす
7)放流する
8)回収する
9)噴霧する
項目数の目安としては
最大「7項目」。
7項目以上になると、項目が多いため
把握しづらく、記憶にも残りにくくなるのです。
項目を絞り込める場合は
「5項目」「3項目」程度にするとよいでしょう。
▼ 多すぎる項目は「くくれないか」検討
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項目が7項目以上になりそうな場合は
それをグループ分けや階層で「くくれないか」を
検討してみましょう。例えば…
製造現場における水の用途
1)○○の現場
・洗う
・冷やす
・調合する
2)△△の現場
・仕込む
・借りる
・沸かす
3)◇◇の現場
・放流する
・回収する
・噴霧する
当初の9項目の羅列を
3つの「現場別」にグループ分けし
グループに番号を振って、項目を3つずつに仕分けすると
視覚的に分かりやすくなります。
メールの内容を整理するときも
ランダムに複数の項目を列挙した後
分類して大きな項目に「くくり」直すと
内容がまとめやすくなります。
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【しごび】 の お 知 ら せ
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