今週は、メールのやり取りで困ったときの対処法を紹介します。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　＜ こんなとき、どうする？（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　メールの引用

　メールソフトの「返信」ボタンを押すと
　相手のメール本文がそのまま引用され、
　その上に返信を書いて送信する
　というのが一般的です。

　しかし、引用をしない設定にする人もいて
　その都度、相手のメールを引用せずに
　返信するスタイルの人もいます。

　メールのやり取りで
　相手のメール本文の引用をどこまでするかは

　どちらの形式が正しいというものではなく
　大切なのは、用件を伝えるのに
　引用した方がよいかどうかです。

　すぐ判断できる手短な内容であれば
　引用なしで返信しても問題ないでしょう。

　メールで会話するように
　数行引用しながら
　それにコメントを付ける。

　返信を要する部分のみ引用して
　ピンポイントで返信。

　と、いった方法もあります。

　同じ用件でメールのやり取りが長く続くような場合
　相手のメール文を引用して、その上に返信
　を繰り返すことが多いですが

　では、その過去の引用を見返すかというと
　そういうことがほとんどない場合もあります。

　むしろ、同じ相手からのメールは
　フォルダを設けて、振り分けられるようにしておく方が
　整理がつき、見落としがないように感じます。

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　【しごび】 の お す す め
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　残り4席です！

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　　参加費 3000円（消費税込）
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今週は、メールのやり取りで困ったときの対処法を紹介します。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　＜ こんなとき、どうする？ ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　複数の用件があるとき

　メールのやり取りの基本事項として
　「1通のメールに、用件はひとつ」
　があります。

　ただ、「ついでに」とか、書きそびれて
　一つの用件で収まらなかったり
　関連する用件も添えたい、ということがあります。

　用件が2つ以上になる場合は
　複数の用件が読み手に分かりやすく伝わるように
　「箇条書き」にしてまとめましょう。

　追加事項を文で繋げていくと
　・本来、一番に伝えたいこと
　・その補足事項
　・その他の用件
　の区別がつきにくくなります。

　単に箇条書きにするだけでなく
　「優先すべき内容から順に挙げます」と
　番号を振って優先順位を示す

　あるいは

　＜本題＞＜補足＞＜追記＞のような
　項目で分けて、用件を整理する

　といった配慮があれば
　相手に正確に用件が伝わります。

　肝心なのは、読む側が
　混乱したり、煩わしい思いをすることなく
　送信する側の意図を受け取れるか、です。

　「1通のメールに、用件はひとつ」に縛られるのではなく
　どうしたら「うまく伝わるか」を工夫して対処しましょう。

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　【しごび】 の お す す め
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今週は、長い文章を簡潔にまとめる練習です。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ 長い文を短く！（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　追伸でのお礼

　今週は例を挙げながら
　簡潔に文をまとめる練習をしてきました。

　—————————————————-
　　お世話になっております。
　　新しい事務所に移転されたのですね。
　　もう落ち着かれましたか？

　　さて、先日は○○について、
　　お力添えいただき、ありがとうございました。

　　お陰さまで、・・・（用件が続く）

　　今後ともよろしくお願いいたします。

　　追伸
　　本日、お歳暮の品を受け取りました。
　　ありがとうございます。
　—————————————————-

　上記の文例は、言い回しには問題はなく
　きちんと用件を伝える内容になっています。

　では、何が問題か。

　冒頭で相手の近況（事務所の移転）に触れ
　用件である、感謝の言葉を述べ
　まとまった内容になっているのですが
　最後の「追伸」でお歳暮へのお礼を伝えています。

　実は、これがNG。

　「お礼」や「お詫び」を追伸で書いてしまうと
　用件のついでにお礼、用件のついでお詫びと
　「ついでに書いている」印象を与えます。

　上記の文例の場合は
　お礼のメールに追伸で別のお礼
　とするよりも

　最初の書き出しで
　まずお歳暮のお礼を冒頭で述べ

　「さらに、このたびは・・・
　　　～いただき重ねてお礼申し上げます」

　と主となる用件のお礼を述べる
　展開にする方がよいでしょう。

　あるいは、別のメールやはがきで
　お歳暮のお礼を送る方が適切と考えます。

　追伸は、本文で書きそびれたことを
　追加して書くもの。

　「お礼」「お詫び」については
　追伸に書くより、きちんと冒頭で述べる方が
　感謝や謝罪の気持ちが伝わります。

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　【しごび】 の お す す め
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　わたくし、神垣が企画・構成・編集を担当した電子書籍

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