今週は、メールのやり取りで困ったときの対処法を紹介します。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < こんなとき、どうする?(4)
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                          メールの引用

 メールソフトの「返信」ボタンを押すと
 相手のメール本文がそのまま引用され、
 その上に返信を書いて送信する
 というのが一般的です。

 しかし、引用をしない設定にする人もいて
 その都度、相手のメールを引用せずに
 返信するスタイルの人もいます。

 メールのやり取りで
 相手のメール本文の引用をどこまでするかは

 どちらの形式が正しいというものではなく
 大切なのは、用件を伝えるのに
 引用した方がよいかどうかです。

 すぐ判断できる手短な内容であれば
 引用なしで返信しても問題ないでしょう。

 メールで会話するように
 数行引用しながら
 それにコメントを付ける。

 返信を要する部分のみ引用して
 ピンポイントで返信。

 と、いった方法もあります。

 同じ用件でメールのやり取りが長く続くような場合
 相手のメール文を引用して、その上に返信
 を繰り返すことが多いですが

 では、その過去の引用を見返すかというと
 そういうことがほとんどない場合もあります。

 むしろ、同じ相手からのメールは
 フォルダを設けて、振り分けられるようにしておく方が
 整理がつき、見落としがないように感じます。

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 【しごび】 の お す す め
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 残り4席です!

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         第3回 【仕事美人 トーク・カフェ】
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  日 時 2013年2月16日(土) 14:30~

  会 場   サロンドプロカルム 
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今週は、メールのやり取りで困ったときの対処法を紹介します。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < こんなとき、どうする?(3)
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相手から返信がない

言い回しに気をつけ、努めて失礼のない表現を
心がけているつもりだが
メールの返信がすぐに来ない……。

同じ相手に限らず
ほかの人へ送信したメールのいずれも
返信がなかなかない

という場合は、
自分のメールに
後回しにされる要素がないか、
チェックしてみましょう。

チェックポイント(1)は
「件名」です。

本文を開かなくても、内容が想定できる
あるいは
すぐに本文を開きたくなる件名に
なっていますか?

「お礼」「ご連絡」「決定」
といった、単語だけのメールは
目に留まりにくくスルーされやすいです。

「1月25日 懇親会のお礼」
「受講申込受付のご連絡」
「マインドブックのタイトルが決定しました」
と本文の内容に連動した件名を心がけましょう。

チェックポイント(2)は
返信期限を示す

「いつでも良いので」
「お手すきの時に」
といった言い回しでは
急いで返信する必要はないと相手に判断され
後回しにされやすいです。

返信がほしいのであれば

・「1月31日(木)までにご返信をお願いたします」
と返信期限を明らかにする

・「ご返信(ご返事)をお待ちしています」
のように、変身を促す

といった工夫が必要です。

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【しごび】 の お す す め
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グチに見せかけて自慢する人
いるいる!

呑みの席でこのタイプと同席するのは
とっても苦手。

でも、最後まで話を聞くのも
修行になるんですね。

第48号 完結
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【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】
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「営業活動に一番大切なもの」って何だろう・・・
その答えが、このメルマガを読めば分かります。

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今週は、メールのやり取りで困ったときの対処法を紹介します。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法   < こんなとき、どうする?(2)
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                     件名はずっと同じでいい?

 同じ件名で、やり取りを続けていると
 このままでいいのだろうか
 と思うことがあります。

 件名とメールの本文が一致している場合は
 そのままやり取りを続ければよいのですが

 メール本文が
 これまでやり取りしてきた内容とは
 別のものに変わる場合は
 件名も変えます。

 前の用件のままメールをやり取りしていると
 後で読み返したり、確認したりするときに
 混乱し、間違いのもとになるからです。

 同じ件名でやり取りする場合
 その日で完結しない場合もあるので
 件名の最後に日付を入れておくとよいでしょう。

 一番困るのは
 件名のないメールです。

 件名がないメールは
 迷惑メールと判断され、ゴミ箱行きになるか
 受信トレイにあっても、明らかに注目率は下がります。

 大事なメールほど
 具体的に本文の用件が分かる
 件名を書いて送りましょう。

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今週は、メールのやり取りで困ったときの対処法を紹介します。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     < こんなとき、どうする?
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                      複数の用件があるとき

 メールのやり取りの基本事項として
 「1通のメールに、用件はひとつ」
 があります。

 ただ、「ついでに」とか、書きそびれて
 一つの用件で収まらなかったり
 関連する用件も添えたい、ということがあります。

 用件が2つ以上になる場合は
 複数の用件が読み手に分かりやすく伝わるように
 「箇条書き」にしてまとめましょう。

 追加事項を文で繋げていくと
 ・本来、一番に伝えたいこと
 ・その補足事項
 ・その他の用件
 の区別がつきにくくなります。

 単に箇条書きにするだけでなく
 「優先すべき内容から順に挙げます」と
 番号を振って優先順位を示す

 あるいは

 <本題><補足><追記>のような
 項目で分けて、用件を整理する

 といった配慮があれば
 相手に正確に用件が伝わります。

 肝心なのは、読む側が
 混乱したり、煩わしい思いをすることなく
 送信する側の意図を受け取れるか、です。

 「1通のメールに、用件はひとつ」に縛られるのではなく
 どうしたら「うまく伝わるか」を工夫して対処しましょう。

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 【しごび】 の お す す め
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今週は、長い文章を簡潔にまとめる練習です。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 長い文を短く!(5)
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                          追伸でのお礼

 今週は例を挙げながら
 簡潔に文をまとめる練習をしてきました。

 —————————————————-
  お世話になっております。
  新しい事務所に移転されたのですね。
  もう落ち着かれましたか?

  さて、先日は○○について、
  お力添えいただき、ありがとうございました。

  お陰さまで、・・・(用件が続く)

  今後ともよろしくお願いいたします。

  追伸
  本日、お歳暮の品を受け取りました。
  ありがとうございます。
 —————————————————-

 上記の文例は、言い回しには問題はなく
 きちんと用件を伝える内容になっています。

 では、何が問題か。

 冒頭で相手の近況(事務所の移転)に触れ
 用件である、感謝の言葉を述べ
 まとまった内容になっているのですが
 最後の「追伸」でお歳暮へのお礼を伝えています。

 実は、これがNG。

 「お礼」や「お詫び」を追伸で書いてしまうと
 用件のついでにお礼、用件のついでお詫びと
 「ついでに書いている」印象を与えます。

 上記の文例の場合は
 お礼のメールに追伸で別のお礼
 とするよりも

 最初の書き出しで
 まずお歳暮のお礼を冒頭で述べ

 「さらに、このたびは・・・
   ~いただき重ねてお礼申し上げます」

 と主となる用件のお礼を述べる
 展開にする方がよいでしょう。

 あるいは、別のメールやはがきで
 お歳暮のお礼を送る方が適切と考えます。

 追伸は、本文で書きそびれたことを
 追加して書くもの。

 「お礼」「お詫び」については
 追伸に書くより、きちんと冒頭で述べる方が
 感謝や謝罪の気持ちが伝わります。

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 【しごび】 の お す す め
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 わたくし、神垣が企画・構成・編集を担当した電子書籍

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 フォーサイス幸子 著
 『グローバルですが、何か?
       ~ 7男1女の母、フォーサイス幸子のHappy子育て劇場 ~』

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 2011年、TBS『激闘大家族スペシャル』で、
 「お父さんは外国人 ~イケメン7兄弟+1女10人 国際結婚大家族」
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 テーマ別にシリーズで刊行していくのですが
 第1弾として「疾風怒濤! の子育て編」をリリース。

 ・日本名とミドルネームをそれぞれ持つ8人の子どもたちの名前の由来
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今週は、長い文章を簡潔にまとめる練習です。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 長い文を短く!(4)
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                            推敲する

 今週は例を挙げながら
 簡潔に文をまとめる練習をしていきましょう。

 —————————————————-
  私自身は、
  行動を行う体と、言語表現を行う口と、
  精神作用をなす心をしっかり鍛えていき、
  周囲の人々から信用を得て、
  「田中の言うことだから間違いない」と
  周囲の人から思われるようになり、
  上司や同僚からも信頼されるようになりたいと思います。
 —————————————————-

 所信表明のような内容の上記のメールには
 長文になりやすい要素がてんこ盛りです。例えば…

 「~を行う」「~ようになる」という言い回しは
 文を書いていると、繰り返し使ってしまいがちです。

 しかも、文の初めにある
 「行動を行う」は重複した表現。

 「行動を行う体と、言語表現を行う口と、
  精神作用をなす心」は「心技体」に
 ひとまとめにできます。

 「周囲の人々から信用を得て」
 「周囲の人から思われるようになり」
 「上司や同僚からも信頼されるようになりたい」
 の3つの文も、結局、同じことを述べているにすぎません。

 このような場合も文意をまとめられますね。

 —————————————————-
  私自身は、心技体をしっかり鍛え
  「田中の言うことだから間違いない」と
  上司や同僚から信頼されるようになりたいと思います。
 —————————————————-

 このように、意味や言い回しの重複を整理すれば
 ほぼ半分の文字量にまとめることができます。

 一度、文を書きあげた後
 「推敲」すると、まとまるのある簡潔な文に
 仕上げることができます。

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 【しごび】 の お 知 ら せ
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  いよいよ明後日だよ♪

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    【しごび】恋愛系・読書会 Part10

  ☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆

  ◎日時 2013年1月26日(土) 12:00~

  ◎場所 広島市内(詳細は参加者に改めてお知らせします)

  ◎定員 9名

  一冊「マイ・ベスト・オブ・恋愛本」をお持ちください。

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