今週は、知っておきたい応用表現についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 表現のバリエーション(4)
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                         教えるときの言葉

 相手が理解したかどうかを確認するときに使う

 「分かりましたか?」

 客先や上司など、目上の相手には
 このような尋ね方は上から物を言っている印象を与えます。

 「ご理解いただけましたか?」

 「ご~いただく」という尊敬語を使ってはいますが
 結局、目上の相手に「理解できましたか?」と
 尋ねているのと同じで、上から目線であることに
 変わりありません。

 「お教えします」
 「教えましょうか?」

 という言い回しも同様で、目上の相手には失礼です。
 では、どのように言い換えればよいでしょうか。

 ▼「不明な点はございませんか?

 「分かりましたか?」「理解できましたか?」という
 直接的な尋ね方ではなく
 「分からないことがあれば教えてください」という意味合いの尋ね方です。

  例)上記の説明で不明な点はございませんか?

 ▼「ご説明いたします

 「教えます」という表現は、「お教えします」と敬語で言い換えても
 上から目線の表現であることに変わりはありません。

 「教える」の代わりに「説明する」と言い換えることで
 印象が変わります。

  例)よろしければ、詳細をご説明いたします。
  例)分かりにくいので、概要をご説明いたしますと……

 「教える」ではなく
 相手に敬意を払い「説明する」という姿勢を
 伝えましょう。

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 【しごび】 の お す す め
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 いよいよ明日で~す!
 参加者へはおみやげもありますよん♪

 ☆————————————————————-☆
      第5回 【仕事美人 トーク・カフェ】
     ————————————————–
    「グローバルですが、何か?」著者
            フォーサイス 幸子 さん
 ☆————————————————————-☆

  日 時 4月19日(金) 18:30~20:30

  会 場  SOHO国泰寺倶楽部 1階サロン
      (広島市中区国泰寺町一丁目8番14号)
       
  参加費  3000円(消費税込)
       ★「仕事美人のメール作法」読者は「2000円」です!
                        ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
       ★ おいしいコーヒー&ケーキ 付

  定 員  10名(定員になり次第、締め切ります)

  ※お車でお越しのかたは周辺のコインパーキングをご利用ください。

 ☆————————————————————-☆

  ゲストは、7男1女の国際大家族のマミーこと、フォーサイス幸子さん。
  昨年12月に出版した「グローバルですが、何か?」の裏話を
  本音全開で語っていただきます。

  ★お申し込み方法は…
    フェイスブックのこちらのページで参加表明を
    

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今週は、知っておきたい応用表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法           < 表現のバリエーション(3)
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OKに代わる言葉

「その内容でOKです」

思った通りに書けば、こうなりますが
「OK」を客先に対して使うのははばかられます。
同様に

「その内容で大丈夫です」

という表現もよく目にしますが、
「大丈夫です」は親しい間柄の相手には使っても差し支えありませんが
客先や目上の相手にはくだけすぎた言い回しです。

では、どのような言い換えればよいのでしょうか。

▼「差し支えありません

「差し支え」は、支障、都合の悪い事情という意味。
「差し支えない」は支障ない、問題ないという意ですから
内容に問題ないというときは、次のようになります。

例)その内容で差し支えありません。

同様の言いまわしとして「問題ありません」もあります。

例)その内容で全く問題ありません。

「全く」を付けると、より強調されますが、
「差し支えありません」の方が表現としては収まりが良い感じがします。

▼「進めてください

「OKです」に替わる言葉として、相手が提示した内容を受け入れる
場合の言いまわし。

例)その内容で進めてください。

▼「お願いします

「進めてください」と同じニュアンスで、
相手が示した内容に同意する意味合いを持つ表現。

例)その内容でお願いします。

「OKです」は便利で使用範囲の広い表現ですが
ビジネスメールのやり取りでは、上記のように言いかえると
きちんとした印象を与えます。

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今週は、知っておきたい応用表現についてです。
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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法          < 表現のバリエーション(2)
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                             謝罪の言葉

謝罪の言葉として

すみません

をすぐに挙げがちですが
「すまない」の丁寧語である「すみません」は
立場が同等の相手に対する謝罪の言葉です。

より丁寧に、改まった気持ちで詫びる場合は
「申し訳ありません/申し訳ございません」
が適切です。

▼「申し訳ありません/申し訳ございません

言い訳のしようがない、弁解の余地がない、という意味で
「すみません」より改まった気持ちで詫びるときに使う言葉です。

例)当方の不手際でこのようなことになり、大変申し訳ございません。

「申し訳ない」という言葉を使ったお詫びの表現としては
・「お客様に対し、申し訳ない気持ちでいっぱいです」
・「山田さんには申し訳ないことをしました
・「成果が出せず、申し訳なく思っています
があります。

▼「お詫び申し上げます

文字通り、お詫びの意を伝えるフレーズです。
「申し訳ありません/申し訳ございません」に比べ
間接的な謝罪の表現でもあります。

例)不適切な対応を深くお詫び申しあげます。

「お詫び」という言葉を使った他の表現としては
・「お詫びの言葉もありません」
・「お詫びの申しあげようもありません」
例)このような事態を招き、お詫びの申しあげようもありません。

▼「ご迷惑をおかけしました

こちらも文字通り、相手に迷惑をかけたことを詫びる言葉。
例)確認が不十分で、ご迷惑をおかけしました。

▼「失礼しました

「すみません」の代わりに使うとよいお詫びの表現が
「失礼しました」です。それほど深刻な事態ではないけれども
相手に何らかの負担をかけたときに使います。
例)連絡が行き違い、失礼いたしました。

▼「心苦しい
相手に対して気がとがめることを表す表現。
例)不義理をしてばかりで、心苦しく思っています。
お断りするのは心苦しいのですが、やむをえません。
よくしていただいたのに、心苦しいばかりです。

▼その他
・「迷惑のかけ通しで、とても顔向けできません
・「ご指摘の通りで、弁解の余地はありません

親しい間柄では使える「ごめんなさい」「すみません」ですが
ビジネスメールでは、上記のような表現の方が丁寧で
誠意をが伝わります。

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今週は、知っておきたい応用表現についてです。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法          < 表現のバリエーション
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                            感謝の言葉

「ありがとうございます」

感謝の気持ちを伝える代表的な言葉です。
では、これ以外に感謝の意を伝える言葉としては
どのような表現があるでしょうか。

「恐れ入ります」

相手の配慮や対応に対し、恐縮する気持ち
を伝えるときに使う言い回しです

例)丁寧なご返信をいただき、恐れ入ります。

相手からの思いもよらぬ厚意に対して、使うことが多い表現です。

「恐れ入ります」と同様に、相手から受けた厚意を恐れ多く思う気持ちを
伝える表現にはほかにも次の2つがあります。
「恐縮しております」
例)過分なお言葉をいただき、恐縮しております。

「痛み入ります」
例)お心づかい、痛み入ります。

感謝
「ありがとうございます」に代わる表現として「感謝」を使った言い回しが
幾つかあります。
・「感謝の気持ちでいっぱいです」
・「心より感謝いたしております」
・「多大なご協力をいただき、感謝の言葉もございません」

お礼
「感謝」と同じよな使い方をします。
・「重ねてお礼申し上げます」
・「何とお礼を申し上げてよいか」

▼その他
・「それではお言葉に甘えさせていただきます
・「このたびはご面倒をおかけしました
・「私にはもったいないお言葉です」

感謝の気持ちがダイレクトに伝わるのは
「ありがとうございます」ですが
連発するのではなく、他の表現の言い換えを知っておくと
一本調子にならずに済みます。

今週はこのような
表現のバリエーションを紹介していこうと思います。

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今週は、アンケートの声をご紹介します。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 上司からの困ったメール(5)
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                           相手への配慮

 先日、読者の皆様に呼びかけた
 「上司からの困ったメール」。
 ご回答いただいた読者からの声をご紹介してきました。

 最後に、「上司からのメールではないのですが」と
 読者の女性から届いた事例を紹介します。

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 こちらが送信した過去のメールを使用して送信してくるのですが、
 内容が全く違うのに件名も変更せず、
 本文もそのまま残して送信してきます。

 書類を送ってくるだけなので件名を変更しなくても
 なんのことかはわかるのですが、すごく気になってしまいます。

 訂正書類を送ってくる時も、
 「変更書類送付します」の一言だけで、どこが変更になったのかは
 全く言及せず・・・。

 確認の為に「——–が変更との理解でよろしいでしょうか。」と
 問い合わせても「はい。そうです。」のみ。

 社内に注意してあげる人はいないんだろうか?
 とふびんに思ってしまいます。

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 このケース、新たにメールを「作成」せず
 前回届いたメールを開き「返信」ボタンを押して送信しているのでしょう。

 このようなメール対応をする人、時々見かけます。

 アドレス帳に登録するのも、新たにメールを作成するのも
 面倒で、前回のメールに返信し続けているのだと思われます。

 このような対応、自分にとっては楽かもしれませんが
 受け取る相手が「困る」ことは想定されてないようです。

 アンケートでは、次のような回答もありました。

 ▼メールで転勤辞令
 ——————————————————————–
 私の直接の上司ではありませんでしたが、
 単身赴任か、家族と転居をしなくてはならない転勤の辞令を
 上司からメールで送られた同僚がいました。相当憤慨していました。
                        (静岡県 40代 男性)
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 ▼アピール?
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 英語があまり使えない上司が、自分がちゃんとやっているよということを
 外国人役員に伝えたいがために、英語で私あてに注意してきたメール。
 困ったチャンです。              (東京都 40代 女性)
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 今回のアンケートでは、「上司からのメール」と限定したのですが
 上司でも、部下でも
 メールを送る相手への配慮に欠けるメールは
 仕事のやり取りを円滑にするどころか
 滞らせる結果を引き起こしかねません。

 相手はどう受け取るか、
 相手にきちんと意図が伝わるか
 を考えたメール対応を、役職に関係なく
 心がけたいですね。

 このたびの「上司からの困ったメール」アンケートに
 ご回答いただいた皆さん、ありがとうございました。

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 【しごび】 の お す す め
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 キャンセルが出たので、残り3席です~!

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      第5回 【仕事美人 トーク・カフェ】
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    「グローバルですが、何か?」著者
            フォーサイス 幸子 さん
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  日 時 4月19日(金) 18:30~20:30

  会 場  SOHO国泰寺倶楽部 1階サロン
      (広島市中区国泰寺町一丁目8番14号

  参加費  3000円(消費税込)
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       ★ おいしいコーヒー&ケーキ 付

  定 員  10名(定員になり次第、締め切ります)

  ※お車でお越しのかたは周辺のコインパーキングをご利用ください。

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  ★お申し込み方法は…
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今週は、アンケートの声をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 上司からの困ったメール(4)
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転送やCC

先日、読者の皆様に呼びかけた
「上司からの困ったメール」。
ご回答いただいた読者からの声をご紹介しています。

▼転送
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夜中に届く備忘メール。
クライアントとのやり取りが、コメントなしでそのまま転送されてきます。
翌日「あのメールは・・・」と確認するのが日課です。

秘書的役割を担っているため、仕方ないと理解はしていますが、
スマホ導入により、いつでもどこでもメールチェックできてしまうので、
内容によっては夜中に目にしてドキドキしたまま、朝を迎えたり・・・。
(東京都 40代 女性)
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▼CC
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直属上司ではないですが、他部署の役職者からのメールです。

1.ccの人数がやたら多い(20~30人)
2.本文が長い(ひとつひとつの文章も長い)

ダブルパンチです。まず、読む気がおきなくて困ります。

やんわり指摘しても全く気づいてもらえないのが一番困るかもしれません。
4月入社の新人には「困ったさん」にならないように
しっかり教育していきたいです。        (愛知県 40代 女性)
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意図の分からない転送メールや、長くて複数人宛のCC。困ります。

転送ボタンを押しさえすれば、自分宛のメールも簡単に転送できますが
読んでも意図が分からなければ、転送されたメールは宙に浮いてしまいます。

CCも同様で、要領を得ない長文メールが複数の人に一斉送信されるのは、
内容次第では「社内の迷惑メール」とみなされる可能性も
(それにしても20~30人というのは確かに多い)。

転送もCCも、送信する側の目的・意図が
受けとる側にきちんと伝わってこそ意味をなします。

「読めばわかる内容」なのか
「補足しないとわからない内容」なのか
「どこまでの人に伝えるべき内容」なのかを
まず判断して、転送や一斉送信する必要がありそうです。

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