今週は、アンケートの声をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 上司からの困ったメール（3）＞
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曖昧な指示
先日、読者の皆様に呼びかけた
「上司からの困ったメール」。
ご回答いただいた読者からの声をご紹介しています。
▼曖昧な指示
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「誰が」やるのかが不明確な雑務メール。
総務部からのメールが、部長から部署全員宛に転送され、
一言「各自担当会社の年賀状の宛先を確認してください」と書いてあります。
「誰が取りまとめる」の指示がなく、率先してやってくれる人もいません。
結局、一番下の私（入社10年目）が、全部を自分で確認するか、
割り振りを考えて同僚に依頼します。
難しくない仕事ですが、労力はかかります。
しかもこの手間、経験のない人にはわからない労力です。
正直、10年目の仕事をしながら、
雑用も一手に引き受けなきゃならないほどの実力差はないと思っています。
男性であるという理由で雑用をやってこなかった人に
明確にふってほしいです。 （東京都 30代 女性）
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「誰がやってくれてもいいから」「とりあええず、手すきの人がやって」
という感覚で、一斉送信されるメール、困ります。
「誰に」「何を」が明らかにされていないメールが
複数の人に送信された場合
全員にスルーされて終わりか
気がついた人が取りまとめ役を買って出ることになります。
では、気がついた人が「手すき」かと言えば
そんなことはなく、忙しさは誰しも同じ。
この場合、全員に転送したところで
最終的にどのような結果を求めているかを
提示しなければ、誰も手をつけない恐れもあります。
「誰か」ではなく「誰に」
「手すきのときに」ではなく「いつまでに」
「確認してください」で終わるのではなく
「確認して、変更のある宛先リストを提出」という
ゴールを示すことが必要です。
メールを読む相手に何を求めるか
送る側の意図を言葉にしなければ
伝わりません。
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