今週は、きちんと要件が伝わる文章の書き方についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 伝わる書き方(2)>
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文の整理
今週は改めて、文章を書くときの基本事項を
おさらいしています。
伝わる文章にするためには
「文章を短く」
することが大切と、昨日述べました。
文を短くするには
不要な接続語をカットし、
意味の切れ目で文章が完結するように
整理することも必要です。
例えば、下記の説明文を見てみましょう。
当ブロックセンターは、中四国9県の配送センターにおける
荷物の受入状況や、未配送品の在庫状況等を把握したうえで
県の枠を超えた広域的な集配管理の展開を行うとともに、
業務の効率化・合理化を進めつつ、サービスの向上を
図っていくことを目的に運営されます。
上記の文例は
「1文1情報」どころか
「1文」に複数の情報が詰め込まれ
分かりにくい文章になっています。
「~したうえで」
「~とともに」
「~しつつ」
を使って、文章をだらだらと続けているため
ポイントが押さえにくいのです。
では、意味の切れめで文章を切り
短く整理してみましょう。
当ブロックセンターでは、次の3点を目的に運営しています。
1)中四国9県の配送センターでの荷物の受入状況や、
未配送品の在庫状況等の把握
2)県の枠を超えた広域的な集配管理の展開、
3)業務の効率化・合理化を進め、サービスの向上を図る
句点で区切って、短文にまとめてもいいですが
上記のように箇条書きにすると
3つの目的がより明確になります。
できるだけ
文の「主語」と「述語」を近づけて
文章を短く、分かりやすくまとめることを
心がけましょう。