今週は、きちんと要件が伝わる文章の書き方についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 伝わる書き方(2)
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                            文の整理

 今週は改めて、文章を書くときの基本事項を
 おさらいしています。

 伝わる文章にするためには
 「文章を短く」
 することが大切と、昨日述べました。

 文を短くするには
 不要な接続語をカットし、
 意味の切れ目で文章が完結するように
 整理することも必要です。

 例えば、下記の説明文を見てみましょう。

  当ブロックセンターは、中四国9県の配送センターにおける
  荷物の受入状況や、未配送品の在庫状況等を把握したうえで
  県の枠を超えた広域的な集配管理の展開を行うとともに、
  業務の効率化・合理化を進めつつ、サービスの向上を
  図っていくことを目的に運営されます。

 上記の文例は
 「1文1情報」どころか
 「1文」に複数の情報が詰め込まれ
 分かりにくい文章になっています。

 「~したうえで」
 「~とともに」
 「~しつつ」
 を使って、文章をだらだらと続けているため
 ポイントが押さえにくいのです。

 では、意味の切れめで文章を切り
 短く整理してみましょう。

  当ブロックセンターでは、次の3点を目的に運営しています。
  1)中四国9県の配送センターでの荷物の受入状況や、
    未配送品の在庫状況等の把握
  2)県の枠を超えた広域的な集配管理の展開、
  3)業務の効率化・合理化を進め、サービスの向上を図る

 句点で区切って、短文にまとめてもいいですが
 上記のように箇条書きにすると
 3つの目的がより明確になります。

 できるだけ
 文の「主語」と「述語」を近づけて
 文章を短く、分かりやすくまとめることを
 心がけましょう。

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